Cómo usar Excel

Usar Excel en una computadora

Cómo usar Excel

Microsoft Excel es un software que permite realizar c√°lculos sobre datos, distribuy√©ndolos en tablas y gr√°ficos. Es un software que pertenece a la categor√≠a productividad ampliamente utilizado tanto por empresas como por usuarios normales. De hecho, generalmente se puede utilizar para realizar incluso c√°lculos simples de contabilidad del hogar. Es de pago y requiere la compra de una licencia de usuario con precios a partir de 69,00 ‚ā¨ / a√Īo, pero tambi√©n est√° disponible una versi√≥n de prueba gratuita de 30 d√≠as y hay versiones online y m√≥vil, utilizables sin coste alguno.



Si tambi√©n ha decidido utilizar Microsoft Excel, descargue el software siguiendo mi gu√≠a sobre c√≥mo descargar Excel, luego regrese aqu√≠ y lea los consejos que encontrar√° en esta gu√≠a. Hoy, de hecho, abordar√© el tema de Excel ilustrando todas las funciones y caracter√≠sticas principales de este poderoso programa que, como ya se mencion√≥, est√° disponible tanto para Windows que para MacOS, as√≠ como para dispositivos m√≥viles y en la versi√≥n online.

Crea una hoja de c√°lculo

El primer paso a dar es comenzar Microsoft Excel a trav√©s de su icono en el escritorio de Windows, en el men√ļ Inicio o, en el caso de macOS, en el Launchpad. Tan pronto como se abra el programa, se le pedir√° que indique el modelo que se seleccionar√° para la entrada de datos.

Puedes, por ejemplo, elegir el modelo Calendario academico, para crear un diario electrónico, o Planificación de ausencias de empleados, para gestionar los días de vacaciones y enfermedad de sus empleados.

En nuestro caso, sin embargo, me encargaré de explicar cómo funciona Excel, teniendo en cuenta una plantilla en blanco. Luego seleccione el artículo Libro de trabajo en blanco para acceder a la hoja de cálculo de Microsoft Excel.



Cómo usar Excel

Lo que se le presentará será una hoja de cálculo dividida en columna e líneas, por lo tanto compuesto de celle. Las columnas se identifican con las letras del alfabeto, mientras que las filas se identifican con una numeración progresiva. En la barra superior, sin embargo, hay algunos tarjetas que le permiten acceder a todas las funciones que ofrece Excel.

En los siguientes p√°rrafos, explicar√© c√≥mo utilizar algunas de las funciones m√°s importantes disponibles en estas pesta√Īas. Por lo tanto, preste la m√°xima atenci√≥n para comprender mejor c√≥mo funciona el software.

Cómo usar Excel

Formato de celda

La hoja de cálculo de Excel se compone de varias celdas. Al hacer doble clic en uno de estos, entrará en el modo Modificación, que le permite escribir cualquier tipo de datos o fórmulas. Al igual que se puede hacer con Microsoft Word, Excel también es posible formatear el texto con el fin de realizar una paginación de los datos de forma atractiva y, sobre todo, organizada, en caso de que el trabajo deba ser presentado a otras personas.

Alcanzando el tablero Inicio, puede encontrar varios botones divididos por categor√≠a que le permiten realizar esta operaci√≥n. Por ejemplo, en la secci√≥n Personaje, puede seleccionar el fuente, el tama√Īo de fuente, la estilo (Audaz [SOL], cursiva [C] y subrayado [S]) Y el coloraci√≥n. En la secci√≥n Alineaci√≥nEn su lugar, puede alinear el texto a la izquierda, a la derecha y centrado o crear sangr√≠as de p√°rrafo.


Cómo usar Excel

En la secci√≥n numeri, puede establecer la forma en que Excel debe comportarse cuando se ingresan datos en una celda: haciendo clic en el men√ļ desplegable con la redacci√≥n General, puede seleccionar el estilo de los datos ingresados, como un datos , una moneda o del testo, solo para dar algunos ejemplos.


Adem√°s, puede cambiar el tama√Īo de las columnas y lineas o inserta o elimina nuevos, usando las funciones que encuentras en la secci√≥n C√°maras. Tambi√©n puedes poner dioses filtros, en caso de que haya ordenado los datos en una tabla, usando la funci√≥n Ordenar y filtrar, presente en la secci√≥n Modificaci√≥n. En este caso, aplicando filtros en las celdas que contienen las etiquetas de las columnas, podr√° filtrar los datos utilizando el icono con el s√≠mbolo (‚Ėľ).

Cómo usar Excel

Si, por el contrario, necesita realizar algunos c√°lculos r√°pidos, en la pesta√Īa Modificaci√≥n, consulte la funci√≥n SUMA, que le permite realizar la suma algebraica valores presentes en un rango definido por el usuario. Al hacer clic en el icono con el s√≠mbolo (‚Ėľ), ubicado junto a esta funci√≥n, puede seleccionar otros par√°metros de c√°lculo, como medios de comunicaci√≥n y recuento de valores.

Para obtener más información sobre cómo funciona Excel con respecto a los cálculos básicos, te recomiendo que consultes mis tutoriales sobre cómo sumar en Excel, cómo restar con Excel, cómo multiplicar en Excel y cómo calcular el porcentaje en Excel.


Insertar tablas din√°micas y gr√°ficos

Otra funci√≥n √ļtil de Excel es la que necesita hacer tablas dinamicas; estos permiten resumir los datos de forma resumida y organizada, seg√ļn los par√°metros establecidos por el usuario.

Para crear una tabla din√°mica, haga clic en la pesta√Īa entrar y luego haga clic en el bot√≥n Pivote Tabella. Posteriormente, podr√° ver en pantalla una ventana solicitando la inserci√≥n de datos de un rango existente y la celda donde Excel generar√° la tabla din√°mica. Despu√©s de confirmar la informaci√≥n solicitada, la barra lateral derecha le mostrar√° los tipos de datos para arrastrar a los campos. Filtros, Columnas, filas o valores.


Si necesita más información sobre cómo usar una tabla dinámica, le sugiero que lea mi guía dedicada a este tema.

Cómo usar Excel

Además, siempre dentro de la tarjeta entrar, tienes la posibilidad de distribuir los datos sobre dioses gráficos. De hecho, puedes hacer histogramas, de las gráficas en lineas, a dispersión o a pastel. En definitiva, tienes todos los tipos de gráficos disponibles para organizar tus datos de trabajo.

Cómo usar Excel

Los botones espec√≠ficos para cada tipo de gr√°fico est√°n presentes en la secci√≥n gr√°ficos o puedes verlos haciendo clic en el bot√≥n Gr√°ficos recomendados y luego seleccionando la pesta√Īa Todos los gr√°ficos, en la pantalla que se muestra. Si desea obtener m√°s informaci√≥n sobre c√≥mo crear un gr√°fico en Microsoft Excel, le sugiero que lea mi gu√≠a dedicada a este tema.

Insertar fórmulas

Cómo usar Excel

Otra característica muy importante de Excel es la relacionada con el uso de funciones. Estas son fórmulas que le permiten realizar cálculos o extraer información en intervalos definidos por el usuario.

Hay muchas funciones en Excel y estas se dividen por categor√≠a, seg√ļn su √°mbito de uso. Solo para dar algunos ejemplos, hay funciones que pertenecen a categor√≠as Financiero, estad√≠stica, L√≥gicas o Matem√°ticas.

Insertar una función es muy simple: para hacer esto, seleccione una celda haciendo clic en ella y luego presione la tecla Función de inserción, que encuentras en la tarjeta Fórmulas, en la sección Biblioteca de funciones. En este punto, en la siguiente pantalla que se te muestra, busca la función que mejor se adapte a tus necesidades.

Por ejemplo, si desea poner en may√ļscula el texto de una celda, mu√©vase a la adyacente e ingrese la funci√≥n CAMBIO (...) mediante el procedimiento que te he indicado en las l√≠neas anteriores. En la pantalla de argumentos de la funci√≥n, se le pedir√° que seleccione la celda para convertir a may√ļsculas; despu√©s de seleccionarlo, presione OK para ver inmediatamente el resultado de la funci√≥n que se acaba de insertar.

Gestión de datos

En Microsoft Excel es posible importar los datos también de fuentes externas: en la tarjeta Dati, hay algunas funciones que le permiten realizar esta operación.

Para hacer esto, haga clic en el bot√≥n Cargar datos externos: de esta forma se muestra un men√ļ desplegable a trav√©s del cual debes indicar la fuente a utilizar para importar tus datos. Puede elegir, por ejemplo, importar una base de datos de Microsoft Access o incluso un archivo de texto.

Cómo usar Excel

Puede suceder que al importar archivos en CSV, estos aparecen en una sola columna, en lugar de distribuirse en una tabla. ¬ŅC√≥mo resolver? Simplemente haciendo clic en el bot√≥n Texto en columnas, presente en la tarjeta Dati y en la secci√≥n Herramientas de datos; esto le permite convertir un conjunto de datos CSV en una tabla de Excel.

Además, puede aplicar el validación de datos insertados en las celdas, si estas cumplen con los requisitos establecidos por el usuario. Para ello, actuando siempre a través de la tarjeta. Dati, presiona el botón Validación de datos (se encuentra en la sección Herramientas de datos).

De esta forma, se despliega una ventana que le permite seleccionar el tipo de datos que est√°n permitidos al momento de la inserci√≥n en celdas espec√≠ficas. A modo de ejemplo, puede optar por permitir solo n√ļmeros dentro de un rango definido o solo aceptar datos en formato de fecha.

Cómo usar Excel

Opcionalmente, también puede establecer dioses mensajes de entrada y de error que se muestran a cualquiera que ingrese datos en la hoja de cálculo de Excel.

Revisión y protección de archivos

Microsoft Excel tambi√©n incluye corrector ortogr√°fico, para verificar la exactitud de los textos en la hoja de trabajo. Para usarlo, vaya a la pesta√Īa Revisione y, en correspondencia con la secci√≥n Herramientas de correcci√≥n, iniciar el Revisar ortograf√≠apresionando el bot√≥n del mismo nombre.

Si lo desea, también puede hacer traducción de textos presente en celdas específicas presionando el botón Traducir, en la sección Idioma. Además, si varias personas utilizan el documento, puede introducir comentarios para el revisión del trabajo: todos los botones utilizados para este fin están presentes en la sección comentarios.

Cómo usar Excel

Si, por otro lado, desea que su trabajo no sea modificado por aquellos a quienes distribuye el archivo, puede decidir establecer uno protecci√≥n de contrase√Īa. Los botones Proteger hoja e Proteger el libro de trabajo le permiten realizar esta operaci√≥n, bloqueando la modificaci√≥n de todo el archivo. √ötil, ¬Ņno crees?

En caso de que necesite asegurarse de que solo se puedan editar algunas celdas, haga clic derecho en una celda y presione en la entrada Formato que, en el men√ļ contextual que se le muestra. En la pantalla que se abre, seleccione la pesta√Īa Protecci√≥n, desmarque la casilla Obstruido y luego presione luego OK.

Cómo usar Excel

En pocas palabras, al actuar de esta manera, si habilita la protección en la hoja de trabajo como indiqué anteriormente, la modificación se permitirá solo para aquellas celdas cuya etiqueta se haya eliminado Obstruido.

Cambiar la visualización de datos y las macros

La pantalla de visualización de la hoja de cálculo de Excel se puede cambiar usando los botones en la sección Mostrar. En esta sección, puede cambiar el estilo visual, de modo que, por ejemplo, el saltos de página o la gobernante.

Tambi√©n puede decidir congelar filas o columnas para que siempre aparezcan al desplazarse por una tabla larga. Esta funci√≥n se puede activar haciendo clic en la pesta√Īa Mostrar y luego en el bot√≥n Congelar paneles, en la secci√≥n ventana.

Cómo usar Excel

Microsoft Excel tambi√©n le permite crear macro medio Microsoft Visual Basic, una herramienta de programaci√≥n avanzada. Estas √ļltimas no son m√°s que instrucciones que son programadas por el usuario y son √ļtiles para realizar pasos repetitivos. Un ejemplo es crear una macro para formatear el estilo de los nuevos datos ingresados, de acuerdo con unas instrucciones precisas indicadas por el usuario.

Si las macros consisten en operaciones que se realizarán en funciones presentes en la interfaz de Microsoft Excel, simplemente use el botón Grabar macros. Luego, en la ventana que se le muestra, ingrese el nombre de la macro, la tecla de acceso rápido y luego presione OK para comenzar a grabar. Luego debe realizar manualmente la operación que desea automatizar y luego presionar el botón Para de grabar, para salvarla.

Cómo usar Excel

Con un conocimiento m√°s avanzado de Microsoft Visual Basic, se pueden realizar operaciones a√ļn m√°s complejas y elaboradas, creando as√≠ un nivel extendido de personalizaci√≥n de la hoja de c√°lculo.

Guarde una hoja de c√°lculo e imprima

Cómo usar Excel

¬ŅHa terminado de trabajar con la hoja de c√°lculo de Excel? Muy bien; en este punto debe continuar con el salvataggio del archivo. B√°sicamente, Microsoft Excel guarda autom√°ticamente el archivo cada 10 minutos, pero puede guardarlo manualmente presionando el icono con el s√≠mbolo de un disquete, que encontrar√° en la esquina superior izquierda.

Si desea guardar la hoja de c√°lculo en una carpeta espec√≠fica o en otro formato, haga clic en la pesta√Īa Archivo y luego presione en el elemento del men√ļ Guardar como, ubicado en la barra lateral izquierda. Luego seleccione el bot√≥n Hojaldre y navegar por las carpetas de la computadora, para seleccionar el destino donde almacenar el archivo.

En este punto, usando el men√ļ desplegable correspondiente al elemento Guardar como, opcionalmente puede optar por guardar el libro de trabajo en otro formato que el predeterminado Xlsx. Solo para darle algunos ejemplos, puede usar el formato antiguo xls o ese SAO o csv. Tambi√©n puede utilizar la impresora PDF de Microsoft para guardar el archivo en PDF.

Si quieres, en cambio, imprimir un archivo de Excel, haga clic en la pesta√Īa Archivo y luego presione en el elemento prensa, en la barra lateral izquierda. Luego elija la impresora y configure los ajustes de impresi√≥n de acuerdo con sus necesidades, utilizando la informaci√≥n que ve en la pantalla. En este punto, presione el bot√≥n prensa para comenzar a imprimir el archivo de Excel.

M√°s informaci√≥n √ļtil sobre c√≥mo usar Excel

Además de la información reportada en esta guía, es posible que le interesen algunos tutoriales que hice en Microsoft Excel, como cómo usar Excel para facturas o cómo normalizar datos en Excel. Si también está interesado en leer otros tutoriales en Microsoft Excel, le sugiero que haga clic en este enlace para ver todas las guías que he escrito sobre este software.

Adem√°s, si necesitas estudiar algunos aspectos de este software en particular, te puedo recomendar algunos libros que seguramente te ayudar√°n para un uso profesional.

Ver oferta en Amazon Ver oferta en Amazon Ver oferta en Amazon

Usar Excel en línea

Cómo usar Excel

Como se mencion√≥ anteriormente, Microsoft Excel es un software de pago. Por esta raz√≥n, en caso de que no quieras comprarlo, pero a√ļn quieras usar sus funciones, te recomiendo que consideres usar Microsoft Excel en l√≠nea.

Esta herramienta le permite trabajar en hojas de cálculo de Excel a través del navegador, como si estuviera usando un software de computadora. La ventaja que se puede obtener es la de poder compartir documentos, de manera que posiblemente varios usuarios puedan trabajar en el mismo archivo al mismo tiempo, si esta posibilidad se ha configurado correctamente.

En este sentido, para compartir una hoja de cálculo de Microsoft Excel Online, haga clic en el botón cuota que encontrará en la parte superior derecha y escriba la dirección de correo electrónico del destinatario. Luego haga clic en la redacción Destinatarios autorizados a modificar para cambiar los permisos de edición del documento y permitir el acceso incluso a aquellos que no tienen una cuenta de Microsoft.

Microsoft Excel Online es casi id√©ntico en su funcionalidad al software de escritorio. Algunas funciones, sin embargo, no est√°n presentes en esta versi√≥n, como la protecci√≥n de una hoja de c√°lculo mediante contrase√Īa oimportaci√≥n de datos de una fuente externa. Adem√°s, est√° permitido guardar archivos solo en formatos Xlsx e SAO.

Dicho esto, para todo lo relacionado con el funcionamiento de Microsoft Excel Online, consulte los capítulos anteriores dedicados a Windows y macOS, ya que es posible utilizarlos de la misma forma.

Use Excel en teléfonos inteligentes y tabletas

Cómo usar Excel

Si está fuera de la oficina o fuera de casa y no tiene una computadora portátil con usted, puede confiar en la aplicación Microsoft Excel para Android (también en tiendas alternativas) e iOS / iPadOS, para que pueda trabajar en un archivo de Excel, actuando como un teléfono inteligente o una tableta. La aplicación es gratuita para todos los dispositivos con dimensiones iguales o inferiores a 10.1 ″.

En comparación con el software de escritorio y la herramienta en línea, la aplicación móvil tiene una funcionalidad significativamente menor. Hablando, sin embargo, de los presentes, existe la posibilidad de insertar cualquier función en una celda, usando el botón relativo en la esquina superior izquierda de la pantalla, o cambiar el formato de los datos y las celdas individuales.

Además, existen funciones de cálculo, como la suma algebraica, el promedio y el recuento de valores, o aquellas para ordenar y filtrar los datos de una tabla. También puede agregar tablas y gráficos o dibujar a mano alzada.

Sin embargo, al comprar el Premium, Disponible en Microsoft 365, obtiene acceso a algunas funciones adicionales, como la capacidad de aplicar varios colores para formatear o el que necesita para cambiar los estilos y dise√Īos de las tablas din√°micas, por ejemplo.

Si está interesado en cómo funciona la aplicación Microsoft Excel en teléfonos inteligentes y tabletas, le sugiero que lea algunas de mis guías dedicadas al tema: cómo usar Excel en Android, cómo usar Excel en iPhone y cómo usar Excel en iPad.

Usa Excel sin un mouse

Cómo usar Excel

Debe saber que no importa qué dispositivo esté utilizando para ejecutar Excel, puede usar el teclado para realizar operaciones rápidas.

Por ejemplo en Microsoft Excel ed Excel Online, puede usar el teclado en lugar del mouse para realizar algunos procedimientos; en la aplicación Excelpor otro lado, al conectar un teclado, puede evitar tocar la pantalla para algunas operaciones.

Por ejemplo en Microsoft Excel para Windowspresionando la tecla TAB puede moverse entre las pesta√Īas del men√ļ en la parte superior presionando CTRL + Jen su lugar, puede ingresar la hora actual en una celda.

De hecho, hay toneladas de atajos de teclado para Excel. Si quieres descubrirlos todos, tanto en lo que respecta al software de escritorio, la plataforma online como la aplicación móvil, te recomiendo que consultes la guía oficial de Microsoft.

Cómo usar Excel

A√Īade un comentario de C√≥mo usar Excel
¡Comentario enviado con éxito! Lo revisaremos en las próximas horas.