Comment utiliser Excel

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MartĂ­ Micolau
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Utiliser Excel sur un ordinateur

Microsoft Excel est un logiciel qui vous permet d'effectuer des calculs sur des donnĂ©es, en les rĂ©partissant sur des tableaux et des graphiques. C'est un logiciel appartenant Ă  la catĂ©gorie productivitĂ© largement utilisĂ© par les entreprises et les utilisateurs normaux. En fait, il peut gĂ©nĂ©ralement ĂȘtre utilisĂ© pour effectuer mĂȘme des calculs comptables simples. Elle est payante et nĂ©cessite l'achat d'une licence d'utilisation avec des prix Ă  partir de 69,00 €/an, mais il existe Ă©galement une version d'essai gratuite d'une durĂ©e de 30 jours et il existe des versions en ligne et mobile utilisables sans frais.



Si vous avez Ă©galement dĂ©cidĂ© d'utiliser Microsoft Excel, tĂ©lĂ©chargez le logiciel en suivant mon guide sur la façon de tĂ©lĂ©charger Excel, puis revenez ici et lisez les conseils que vous trouverez dans ce guide. Aujourd'hui, en effet, je vais aborder le sujet Excel en illustrant toutes les principales fonctions et caractĂ©ristiques de ce puissant programme qui, comme dĂ©jĂ  mentionnĂ©, est disponible Ă  la fois pour Windows que, pour MacOS, ainsi que pour les appareils mobiles et dans la version en ligne.

Créer une feuille de calcul

La premiÚre étape à franchir est de commencer Microsoft Excel via son icÎne sur le bureau Windows, dans le menu Démarrer ou, dans le cas de macOS, dans le Launchpad. DÚs l'ouverture du programme, il vous est demandé d'indiquer le modÚle à sélectionner pour la saisie des données.

Vous pouvez, par exemple, choisir le modÚle Calendrier académique, pour créer un agenda électronique, ou Planification des absences des employés, pour gérer les jours de vacances et de maladie de ses employés.

Dans notre cas, cependant, je m'occuperai d'expliquer le fonctionnement d'Excel, en tenant compte d'un modÚle vierge. Sélectionnez ensuite l'article Cahier de travail vierge pour accéder à la feuille de calcul Microsoft Excel.



Ce qui vous sera présenté sera un tableur divisé en colonnes e RIGHE, donc composé de Celle. Les colonnes sont identifiées par les lettres de l'alphabet, tandis que les lignes par une numérotation progressive. Dans la barre supérieure, cependant, il y a quelques cartes qui vous permettent d'accéder à toutes les fonctions offertes par Excel.

Dans les prochains paragraphes, j'expliquerai comment utiliser certaines des fonctionnalités les plus importantes disponibles dans ces onglets. Portez donc la plus grande attention pour mieux comprendre le fonctionnement du logiciel.

Formatage des cellules

La feuille de calcul Excel est composĂ©e de plusieurs cellules. En double-cliquant sur l'un d'eux, vous entrerez dans le mode Modification, qui vous permet de saisir n'importe quel type de donnĂ©es ou de formule. Tout comme il est possible de le faire avec Microsoft Word, Excel est Ă©galement possible formater le texte afin d'effectuer une pagination des donnĂ©es de maniĂšre attrayante et surtout organisĂ©e, dans le cas oĂč le travail devrait ĂȘtre prĂ©sentĂ© Ă  d'autres personnes.

Atteindre le plateau Accueil, vous pouvez trouver plusieurs boutons rĂ©partis par catĂ©gorie qui vous permettent d'effectuer cette opĂ©ration. Par exemple, dans la rubrique caractĂšre, vous pouvez sĂ©lectionner le fonte, la taille de police, Le style (Audacieux [G], italique [C] et soulignĂ© [S]) et la coloration. Dans la section AlignementAu lieu de cela, vous pouvez aligner le texte Ă  gauche, Ă  droite et au centre ou crĂ©er des retraits de paragraphe.


dans la section Nombres, vous pouvez paramétrer le comportement d'Excel lors de la saisie de données dans une cellule : en cliquant sur le menu déroulant avec la mention général, vous pouvez sélectionner le style des données saisies, comme un de dataune monnaie ou de texte, juste pour donner quelques exemples.


Vous pouvez Ă©galement modifier le taille des colonnes et des lignes ou insĂ©rer ou supprimer de nouveaux, en utilisant les fonctions que vous trouverez dans la section Chambres. Vous pouvez Ă©galement dĂ©finir des dieux filtres, au cas oĂč vous auriez disposĂ© les donnĂ©es dans un tableau, en utilisant la fonction Trier et filtrer, prĂ©sent dans la rubrique Modification. Dans ce cas, en appliquant des filtres sur les cellules qui contiennent les libellĂ©s des colonnes, vous pourrez filtrer les donnĂ©es Ă  l'aide de l'icĂŽne avec le symbole (â–Œ).

Si par contre vous avez besoin de faire des calculs rapides, dans l'onglet Modification, veuillez vous rĂ©fĂ©rer Ă  la fonction SOMME, qui vous permet d'effectuer le somme algĂ©brique valeurs prĂ©sentes dans une plage dĂ©finie par l'utilisateur. En cliquant sur l'icĂŽne avec le symbole (â–Œ), situĂ©e Ă  cĂŽtĂ© de cette fonction, vous pouvez sĂ©lectionner d'autres paramĂštres de calcul, tels que MĂ©dias et le nombre de valeurs.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement d'Excel en ce qui concerne les calculs de base, je vous recommande de consulter mes tutoriels sur comment ajouter dans Excel, comment soustraire avec Excel, comment multiplier dans Excel et comment calculer le pourcentage dans Excel.


Insérer des tableaux croisés dynamiques et des graphiques

Une autre fonction Excel utile est celle que vous devez faire tableaux croisés dynamiques; ceux-ci permettent de résumer les données de maniÚre résumée et organisée, selon les paramÚtres établis par l'utilisateur.

Pour crĂ©er un tableau croisĂ© dynamique, cliquez sur l'onglet entrer puis cliquez sur le bouton Tableau croisĂ© dynamique. Par la suite, vous pourrez voir Ă  l'Ă©cran une fenĂȘtre demandant l'insertion de donnĂ©es d'une plage existante et la cellule oĂč Excel va gĂ©nĂ©rer le tableau croisĂ© dynamique. AprĂšs avoir confirmĂ© les informations demandĂ©es, la barre latĂ©rale droite vous montrera les types de donnĂ©es Ă  faire glisser dans les champs Filtres, Colonne, Les lignes o Valeurs.


Si vous avez besoin de plus d'informations sur l'utilisation d'un tableau croisé dynamique, je vous propose de lire mon guide dédié à ce sujet.

Aussi, toujours à l'intérieur de la carte entrer, vous avez la possibilité de diffuser les données sur les dieux graphique. Vous pouvez en effet faire histogrammes, des graphiques en lignes, a dispersion o a tarte. Bref, vous disposez de tous les types de graphiques pour organiser vos données de travail.

Les boutons spécifiques à chaque type de graphique sont présents dans la section Graphiques ou vous pouvez les voir en cliquant sur le bouton Graphiques recommandés puis en sélectionnant l'onglet Tous les graphiques, dans l'écran qui s'affiche. Si vous souhaitez plus d'informations sur la façon de créer un graphique sur Microsoft Excel, je vous suggÚre de lire mon guide dédié à ce sujet.

Insérer des formules

Une autre caractéristique trÚs importante d'Excel est celle liée à l'utilisation de fonctions. Ce sont des formules qui vous permettent d'effectuer des calculs ou d'extraire des informations sur des intervalles définis par l'utilisateur.

Il existe de nombreuses fonctions dans Excel et celles-ci sont divisées par catégorie, en fonction de leur champ d'utilisation. Juste pour donner quelques exemples, il existe des fonctions appartenant à des catégories Financier, statistiques, Logiques o Mathématiques.

L'insertion d'une fonction est trĂšs simple : pour cela, sĂ©lectionnez une cellule en cliquant dessus puis appuyez sur la touche Fonction d'insertion, que vous trouvez dans la carte Formules, Ă  la rubrique BibliothĂšque de fonctions. À ce stade, dans l'Ă©cran suivant qui s'affiche, recherchez la fonction qui correspond le mieux Ă  vos besoins.

Par exemple, si vous voulez mettre le texte d'une cellule en majuscule, passez Ă  la cellule adjacente et entrez la fonction CHANGEMENT (...) par la procĂ©dure que je vous ai indiquĂ©e dans les lignes prĂ©cĂ©dentes. Dans l'Ă©cran des arguments de la fonction, vous serez alors invitĂ© Ă  sĂ©lectionner la cellule Ă  convertir en majuscules ; aprĂšs l'avoir sĂ©lectionnĂ©, appuyez sur OK pour voir immĂ©diatement le rĂ©sultat de la fonction qui vient d'ĂȘtre insĂ©rĂ©e.

Gestion de données

Dans Microsoft Excel, il est possible importer les données également de sources externes : dans la carte Donner, certaines fonctionnalités vous permettent d'effectuer cette opération.

Pour cela, cliquez sur le bouton TĂ©lĂ©charger des donnĂ©es externes : de cette façon un menu dĂ©roulant s'affiche Ă  travers lequel vous devez indiquer la source Ă  utiliser pour importer vos donnĂ©es. Vous pouvez choisir, par exemple, d'importer une base de donnĂ©es Microsoft Access ou mĂȘme un fichier texte.

Il peut arriver que lors de l'importation de fichiers dans CSV, ceux-ci apparaissent dans une seule colonne, plutÎt que répartis sur un tableau. Comment résoudre? Simplement en cliquant sur le bouton Texte en colonnes, présent dans la carte Donner et à la rubrique Outils de données; cela vous permet de convertir un jeu de données CSV en un tableau Excel.

Aussi, vous pouvez appliquer le la validation des données insérés dans les cellules, si celles-ci répondent aux exigences définies par l'utilisateur. Pour ce faire, en agissant toujours par la carte Donner, appuie sur le bouton La validation des données (il se trouve dans la section Outils de données).

De cette façon, une fenĂȘtre s'affiche qui vous permet de sĂ©lectionner le type de donnĂ©es autorisĂ©es au moment de l'insertion dans des cellules spĂ©cifiques. À titre d'exemple, vous pouvez choisir de n'autoriser que les nombres dans une plage dĂ©finie ou d'accepter uniquement les donnĂ©es au format date.

En option, vous pouvez également définir des dieux messages d'entrée et d'erreur qui sont affichés à toute personne entrant des données dans la feuille de calcul Excel.

Examen et protection des fichiers

Microsoft Excel inclut Ă©galement le vĂ©rification orthographique, pour vĂ©rifier l'exactitude des textes de la feuille de calcul. Pour l'utiliser, allez dans l'onglet Revisione et, en correspondance avec la section Outils de correction, Commencer le VĂ©rifier l'orthographeen appuyant sur le bouton du mĂȘme nom.

Si vous le souhaitez, vous pouvez également faire le traduction de textes présents dans des cellules spécifiques en appuyant sur le bouton Traduire, dans la section langue. De plus, si le document est utilisé par plusieurs personnes, vous pouvez saisir des commentaires pour le examen du travail : tous les boutons utilisés à cet effet sont présents dans la rubrique commentaires.

Si, en revanche, vous souhaitez que votre travail ne soit pas modifié par ceux à qui vous distribuez le fichier, vous pouvez décider d'en définir un mot de passe de protection. Les boutons Feuille de protection e Protéger le classeur permettent d'effectuer cette opération, bloquant la modification de l'ensemble du fichier. Utile, vous ne trouvez pas ?

Si vous devez vous assurer que seules certaines cellules peuvent ĂȘtre modifiĂ©es, faites un clic droit sur une cellule et appuyez sur l'entrĂ©e Format de cellule, dans le menu contextuel qui s'affiche. Dans l'Ă©cran qui s'ouvre, sĂ©lectionnez l'onglet Protection, dĂ©cochez la case BloquĂ© puis appuyez sur puis OK.

En bref, en agissant de cette maniÚre, si vous activez la protection sur la feuille de calcul comme je l'ai indiqué précédemment, la modification ne sera autorisée que pour les cellules dont l'étiquette a été supprimée Bloqué.

Modification de l'affichage des données et des macros

L'Ă©cran d'affichage du tableur Excel peut ĂȘtre modifiĂ© Ă  l'aide des boutons de la section Voir. Dans cette section, vous pouvez modifier le style visuel, de sorte que, par exemple, le sauts de page ou l' rĂšgle.

Vous pouvez Ă©galement dĂ©cider de geler des lignes ou des colonnes de sorte qu'ils apparaissent toujours lors du dĂ©filement d'un long tableau. Cette fonctionnalitĂ© peut ĂȘtre activĂ©e en cliquant sur l'onglet Voir puis sur le bouton Figer les volets, dans la section FenĂȘtre.

Microsoft Excel vous permet également de créer macro moyens Microsoft Visual Basic, un outil de programmation avancé. Ces derniers ne sont que des instructions programmées par l'utilisateur et utiles pour effectuer des étapes répétitives. Un exemple consiste à créer une macro pour formater le style des nouvelles données saisies, selon des instructions précises indiquées par l'utilisateur.

Si les macros consistent en des opĂ©rations Ă  effectuer sur des fonctions prĂ©sentes dans l'interface Microsoft Excel, il suffit d'utiliser le bouton Enregistrer des macros. Ensuite, dans la fenĂȘtre qui s'affiche, saisissez le nom de la macro, le touche de raccourci puis appuyez sur OK pour commencer l'enregistrement. Vous devez alors effectuer manuellement l'opĂ©ration que vous souhaitez automatiser puis appuyer sur le bouton ArrĂȘte d'enregistrer, pour la sauver.

Avec une connaissance plus avancĂ©e de Microsoft Visual Basic, des opĂ©rations encore plus complexes et Ă©laborĂ©es peuvent ĂȘtre effectuĂ©es, crĂ©ant ainsi un niveau de personnalisation Ă©tendu de la feuille de calcul.

Enregistrer une feuille de calcul et imprimer

Avez-vous fini de travailler avec la feuille de calcul Excel ? TrÚs bien; à ce stade, vous devez procéder à la salvataggio du fichier. Fondamentalement, Microsoft Excel enregistre automatiquement le fichier toutes les 10 minutes, mais vous pouvez l'enregistrer manuellement en appuyant sur l'icÎne avec le symbole d'un disquette, que vous trouvez dans le coin supérieur gauche.

Si vous souhaitez enregistrer la feuille de calcul dans un dossier spĂ©cifique ou dans un autre format, cliquez sur l'onglet DĂ©posez le puis appuyez sur l'Ă©lĂ©ment de menu Enregistrer sous, situĂ© dans la barre latĂ©rale gauche. SĂ©lectionnez ensuite le bouton PĂąte feuilletĂ©e et parcourez les dossiers de l'ordinateur, afin de sĂ©lectionner la destination oĂč stocker le fichier.

À ce stade, en utilisant le menu dĂ©roulant correspondant Ă  l'Ă©lĂ©ment Enregistrer sous, vous pouvez Ă©ventuellement choisir d'enregistrer le classeur dans un autre format que celui par dĂ©faut XLSX. Juste pour vous donner quelques exemples, vous pouvez utiliser l'ancien format xls ou ça ods o csv. Vous pouvez Ă©galement utiliser l'imprimante PDF de Microsoft pour enregistrer le fichier dans PDF.

Si vous voulez, Ă  la place, imprimer un fichier Excel, cliquez sur l'onglet DĂ©posez le puis appuyez sur l'Ă©lĂ©ment presse, dans la barre latĂ©rale gauche. Choisissez ensuite l'imprimante et configurez les paramĂštres d'impression en fonction de vos besoins, en utilisant les informations que vous voyez Ă  l'Ă©cran. À ce stade, appuyez sur le bouton presse pour lancer l'impression du fichier Excel.

Plus d'informations utiles sur l'utilisation d'Excel

En plus des informations rapportĂ©es dans ce guide, vous pourriez ĂȘtre intĂ©ressĂ© par certains tutoriels que j'ai rĂ©alisĂ©s sur Microsoft Excel, tels que comment utiliser Excel pour les factures ou comment normaliser les donnĂ©es dans Excel. Si vous ĂȘtes Ă©galement intĂ©ressĂ© par la lecture d'autres tutoriels sur Microsoft Excel, alors je vous suggĂšre de cliquer sur ce lien afin de voir tous les guides que j'ai Ă©crits concernant ce logiciel.

De plus, si vous avez besoin d'étudier certains aspects de ce logiciel en particulier, je peux vous recommander quelques livres qui vous aideront sûrement pour un usage professionnel.

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Utiliser Excel en ligne

Comme mentionnĂ© ci-dessus, Microsoft Excel est un logiciel payant. Pour cette raison, si vous ne souhaitez pas l'acheter, mais souhaitez tout de mĂȘme utiliser ses fonctionnalitĂ©s, je vous recommande d'envisager d'utiliser Microsoft Excel en ligne.

Cet outil vous permet de travailler sur des feuilles de calcul Excel via un navigateur, comme si vous utilisiez un logiciel informatique. L'avantage que l'on peut obtenir est celui de pouvoir partager des documents, de sorte que plusieurs utilisateurs puissent Ă©ventuellement travailler sur le mĂȘme fichier en mĂȘme temps, si cette possibilitĂ© a Ă©tĂ© correctement configurĂ©e.

À cet Ă©gard, pour partager une feuille de calcul Microsoft Excel Online, cliquez sur le bouton Partager sur les mĂ©dias sociaux que vous trouvez en haut Ă  droite et tapez l'adresse e-mail du destinataire. Cliquez ensuite sur le libellĂ© Destinataires autorisĂ©s Ă  modifier de modifier les autorisations d'Ă©dition du document et d'autoriser l'accĂšs mĂȘme Ă  ceux qui n'ont pas de compte Microsoft.

Microsoft Excel Online est presque identique dans ses fonctionnalitĂ©s aux logiciels de bureau. Certaines fonctionnalitĂ©s, cependant, ne sont pas prĂ©sentes dans cette version, comme le protection d'un tableur par mot de passe ouimportation de donnĂ©es d'une source externe. De plus, il est permis d'enregistrer des fichiers uniquement dans des formats XLSX e ods.

Ceci dit, pour tout ce qui concerne le fonctionnement de Microsoft Excel Online, rĂ©fĂ©rez-vous aux chapitres prĂ©cĂ©dents dĂ©diĂ©s Ă  Windows et macOS, car il est possible de les utiliser de la mĂȘme maniĂšre.

Utiliser Excel sur smartphones et tablettes

Si vous n'ĂȘtes pas au bureau ou loin de chez vous et que vous n'avez pas d'ordinateur portable avec vous, vous pouvez compter sur l'application Microsoft Excel pour Android (Ă©galement sur les magasins alternatifs) et iOS / iPadOS, vous pouvez donc travailler sur un fichier Excel, faisant office de smartphone ou de tablette. L'application est gratuite pour tous les appareils dont les dimensions sont Ă©gales ou infĂ©rieures Ă  10.1 ″.

Par rapport au logiciel de bureau et à l'outil en ligne, l'application mobile a beaucoup moins de fonctionnalités. En parlant, cependant, de ceux présents, il y a la possibilité d'insérer n'importe quelle fonction dans une cellule, en utilisant le bouton relatif dans le coin supérieur gauche de l'écran, ou de changer le formatage des données et des cellules individuelles.

De plus, il existe des fonctions de calcul, telles que la somme algébrique, la moyenne et le décompte des valeurs, ou celles permettant de trier et de filtrer les données d'un tableau. Vous pouvez également ajouter des tableaux et des graphiques ou dessiner à main levée.

Cependant, en achetant le PremiumDisponible en Microsoft 365, vous avez accÚs à certaines fonctionnalités supplémentaires, telles que la possibilité d'appliquer plusieurs couleurs pour la mise en forme ou celle dont vous avez besoin pour modifier les styles et la disposition des tableaux croisés dynamiques, par exemple.

Si vous ĂȘtes intĂ©ressĂ© par le fonctionnement de l'application Microsoft Excel sur smartphones et tablettes, je vous propose de lire certains de mes guides dĂ©diĂ©s au sujet : comment utiliser Excel sur Android, comment utiliser Excel sur iPhone et comment utiliser Excel sur iPad.

Utiliser Excel sans souris

Vous devez savoir que quel que soit l'appareil que vous utilisez pour exécuter Excel, vous pouvez utiliser le clavier pour effectuer des opérations rapides.

Par exemple sur Microsoft Excel ed Excel en ligne, vous pouvez utiliser le clavier au lieu de la souris pour effectuer certaines procédures ; sur l'appli Excelen revanche, en branchant un clavier, vous pouvez éviter de faire des touches sur l'écran pour certaines opérations.

Par exemple sur Microsoft Excel pour Windowsen appuyant sur la touche TAB vous pouvez vous déplacer entre les onglets de menu en haut en appuyant sur CTRL + Jà la place, vous pouvez entrer l'heure actuelle dans une cellule.

En fait, il existe des tonnes de raccourcis clavier pour Excel. Si vous souhaitez tous les découvrir, tant en ce qui concerne le logiciel de bureau, la plateforme en ligne que l'application mobile, je vous recommande de consulter le guide officiel de Microsoft.

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