Comment fonctionne la facturation électronique d'Aruba

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Joel Fulleda
@joelfulleda
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Auteur et références

Informations préliminaires

Avant d'entrer dans les détails de ce tutoriel et de vous expliquer comment fonctionne la facturation électronique d'Aruba, il me semble de mon devoir de vous fournir quelques informations supplémentaires sur la facturation électronique et son utilisation.

  • Qui doit utiliser la facture √©lectronique ? La facturation √©lectronique, obligatoire √† partir du 1er janvier 2019 pour les sujets r√©sidant ou √©tablis dans la ville, concerne les entreprises, les entreprises individuelles, les ind√©pendants et les sujets disposant d'un num√©ro de TVA pour l'√©mission et la r√©ception des factures de et vers les particuliers (facturation B2B), les Administrations publiques ( facturation B2G) et des particuliers (facturation B2C). Il n'y a que quelques cas sp√©cifiques dans lesquels l'obligation de facturation √©lectronique ne s'applique pas. Par exemple, ceux qui appliquent le r√©gime forfaitaire, le r√©gime minimum ou le r√©gime d'avantages ne sont pas oblig√©s d'√©mettre une facture √©lectronique. Il en va de m√™me pour les agriculteurs sous r√©gime particulier, les associations sportives amateurs dont les revenus peuvent aller jusqu'√† 65.000 XNUMX euros par an, les m√©decins et pharmaciens pour lesquels il existe d√©j√† l'obligation de transmettre les donn√©es au syst√®me TS (carte sanitaire) et pour ceux qui r√©alisent la vente. de biens et la fourniture de services aux non-r√©sidents de la ville et aux citoyens non europ√©ens.
  • De quoi avez-vous besoin pour envoyer une facture √©lectronique ? En utilisant le service de facturation √©lectronique d'Aruba, vous pouvez g√©rer l'ensemble du processus de facturation, y compris la cr√©ation, l'envoi, la r√©ception et le stockage des factures conform√©ment √† la loi. Vous pouvez tout faire depuis l'interface Web, donc depuis le navigateur, sans installer de logiciel sur le PC (vous pouvez √©galement ins√©rer des pi√®ces jointes virtuelles et des tampons). Si vous disposez d√©j√† d'un logiciel de gestion, vous pouvez importer les fichiers XML des factures g√©n√©r√©es par ce dernier dans le service Aruba, puis les envoyer.
  • De quoi ai-je besoin pour recevoir une facture √©lectronique ? Une fois le service de facturation √©lectronique Aruba activ√©, un assistant de configuration du service est propos√©. Un code destinataire √† 7 chiffres est ainsi indiqu√© (KRRH6B9) qui, une fois enregistr√© sur le service Factures et paiements sur le site de l'Agence des revenus, vous permet de recevoir des factures √©lectroniques directement sur votre panneau de gestion web.
  • Comment sont stock√©es les factures √©lectroniques ? Le service de facturation √©lectronique d'Aruba permet le stockage des factures envoy√©es et re√ßues, des communications financi√®res et des notifications du syst√®me d'√©change de l'Agence du revenu pendant la dur√©e du contrat conform√©ment √† la loi. Cette fonctionnalit√© est automatique et transparente. En fait, le client peut visualiser, t√©l√©charger et afficher la documentation stock√©e via le panneau de gestion des services. En cas de non-renouvellement du service Facturation Electronique, il sera accessible dans les 90 jours suivants de mani√®re limit√©e, permettant la consultation et la r√©cup√©ration des documents pr√©sents. Apr√®s 90 jours √† compter de l'expiration, le service ne sera plus accessible et les donn√©es qu'il contient seront supprim√©es. Si vous le souhaitez, il est possible de conserver les factures √©lectroniques d√©j√† envoy√©es via d'autres syst√®mes en achetant le service DocFly Conservazione Sostitutiva.
  • Quelle est la relation entre la facturation √©lectronique et l'administration fiscale ? Une fois les factures cr√©√©es ou charg√©es dans le panneau de Facturation Electronique, en donnant la commande d'envoi, elles sont automatiquement transmises au Syst√®me d'Echange (SDI) g√©r√© par l'Administration fiscale, qui les envoie ensuite aux destinataires. Uniquement et exclusivement dans le cas des Administrations Publiques, le syst√®me renvoie une notification de "R√©sultat de transmission de facture √† PA".

Prix ‚Äč‚Äčet exigences





Le service Facturation √©lectronique d'Aruba dans sa version Session compl√©te pour les propri√©taires de TVA a un prix √©gal √† 1 euro + TVA pendant 3 mois puis 25 euros + TVA par an au renouvellement avec 1 Go d'espace en ligne (soit environ 100.000 10 factures d'un poids moyen de 6 Ko). Il comprend : la r√©ception des factures via le code destinataire KRRH9BXNUMX ; acc√®s au panneau de gestion des services ; importation des factures re√ßues avec d'autres syst√®mes ou sur le portail AdE ; conservation automatique conform√©ment √† la loi ; aper√ßu des factures re√ßues et envoy√©es ; √©diteur pour cr√©er ou t√©l√©charger des factures au format XML ; l'envoi de factures aux particuliers, clients finaux et PA ; gestion des fournisseurs, clients, produits et services, paiement, etc.; recherche automatique des donn√©es et du statut des entreprises au registre des entreprises ; gestion de la ventilation de la TVA sur la facture ; Application mobile Android et iOS ; envoi de factures et communications financi√®res et transit par SDI ; collaboration avec votre comptable ; gestion multi-utilisateurs (service payant suppl√©mentaire) et commandes √©lectroniques (module payant suppl√©mentaire). Plus d'infos ici.

Alternativement, le service est disponible Re√ßu de facturation √©lectronique Aruba uniquement, pour les propri√©taires de Code des imp√īts et pour tous ceux qui ont besoin de recevoir des factures √©lectroniques, qui au prix de 1 euro + TVA pendant 3 mois puis 14,90 euros + TVA par an au renouvellement comprend : 1 Go d'espace pour les documents ; r√©ception des factures via le code destinataire KRRH6B9 ; acc√®s au panneau de gestion des services ; l√†
possibilit√© de param√©trer l'envoi de rapports automatiques ; importation des factures re√ßues avec d'autres syst√®mes ou sur le portail AdE ; conservation automatique conform√©ment √† la loi ; aper√ßu des factures re√ßues et gestion multi-utilisateurs (service payant suppl√©mentaire). Plus d'infos ici.


I comptables et études de commerce ils peuvent alors gérer les factures et comptes clients directement en ligne et en toute autonomie sans frais. il est en effet disponible Facturation électronique Aruba pour les comptables, un service gratuit destiné spécifiquement aux experts-comptables et aux entreprises commerciales qui comprend : un compte gratuit pour accéder au panneau de gestion des clients ; possibilité d'accéder aux documents des clients et d'opérer pour leur compte en fonction des autorisations définies par le propriétaire du service : de la simple consultation des documents à l'émission, la modification et la gestion des factures et des communications financières. Plus d'infos ici.


Il convient de souligner qu'il est possible d'enrichir le service de facturation √©lectronique d'Aruba avec des fonctionnalit√©s optionnelles pratiques, telles queacc√®s multi-utilisateurs, Le espace suppl√©mentaire et modules √©lectroniques pour NSO. En particulier, le service Multi-utilisateur permet √† des utilisateurs suppl√©mentaires d'acheter l'acc√®s au service de facturation √©lectronique d'Aruba, qui pourront se connecter de mani√®re ind√©pendante avec leurs propres identifiants et avec des autorisations de travail sp√©cifiques : Lecture, Cr√©ation/Modification (non pr√©vue pour le service Recevoir uniquement), Envoyer des factures (non fourni pour le service Recevoir uniquement) et G√©rer les param√®tres. Le prix est de 4,90 euros + TVA / an pour chaque utilisateur. Le espace suppl√©mentaireau lieu de cela, cela co√Ľte 25 euros + TVA / an pour chaque Go et permet d'avoir 1 Go d'espace suppl√©mentaire sur les packages pour g√©rer et stocker les documents sur l'application. Plus d'infos ici.

Le module suppl√©mentaire de r√©ception, de gestion et de stockage des commandes √©lectroniques des structures du NHS et de leurs interm√©diaires (avec lequel se conformer √† l'obligation pr√©vue par la loi de finances 2018 pour le secteur de la sant√©), co√Ľte 12,50 euros + TVA / an pour ceux qui ont d√©j√† Aruba Electronic Invoicing (qui deviennent 25 euros + TVA/an d√®s le prochain renouvellement) e 1 euro + TVA pendant 3 mois puis 50 euro + TVA / an pour les nouvelles activations des services de Facturation Electronique + Bon de Commande Electronique. Plus d'infos ici.


Comment activer la facturation électronique Aruba

Maintenant que vous avez une idée assez claire du service Facturation électronique d'Aruba, je dirais d'agir et de voir, ensemble, comment l'activer.

Comme déjà mentionné ci-dessus, pour souscrire au service de facturation électronique d'Aruba, vous avez besoin d'un adresse e-mail certifiée, qui peut également être demandé lors de l'activation. Pour le reste, il suffit d'utiliser un système d'exploitation et un navigateur compatible avec le panel web du service.


Tout d'abord, connectez-vous à la page d'accueil d'Aruba Electronic Invoicing et cliquez sur le bouton ACHETEZ. Par la suite, si vous êtes déjà inscrit aux services en ligne d'Aruba, connectez-vous en remplissant le formulaire que vous voyez à gauche.

Sinon, cliquez sur le bouton Enregistrez-vous et complétez la commande, indiquez si vous êtes un free-lance, A 'aziendaune entreprise individuelle ou Administration publique et remplissez le formulaire qui vous est proposé avec toutes les informations requises : nom, nom de famille, indirizzo, cellulare, code fiscal, TVA, adresse email etc. Cochez ensuite la case Consento sur la politique de confidentialité et cliquez sur le bouton Continuer et terminer la commande pour terminer votre commande.

Une fois les données vérifiées, vous pouvez effectuer le paiement via carte de crédit, PayPal, transférer o INFO en suivant les instructions affichées à l'écran. L'activation du service est généralement immédiate, dès que le paiement est enregistré par Aruba. Les délais d'inscription varient selon le mode choisi : par carte bancaire et PayPal elle est immédiate ; pour le virement bancaire cela prend environ 5 jours ouvrables; pour le bulletin pré-rempli, cela prend environ 3-4 jours ouvrables, tandis que pour le bulletin postal, cela prend 5-7 jours ouvrables. Plus d'infos ici.

Comment fonctionne la facturation électronique d'Aruba

Une fois que vous avez activé le service de facturation électronique d'Aruba, vous pouvez commencer à l'utiliser pour envoyer, recevoir et gérer vos factures. Comme déjà mentionné ci-dessus, il est possible d'effectuer toutes les opérations depuis le panneau Web sans installer de logiciel sur le PC.

Pour plus de détails, le service de facturation électronique d'Aruba vous permet de gérer entièrement à la fois les cycle actif que le cycle passif facturation : le cycle actif est celui qui implique la création puis l'envoi de la facture. Une fois la commande d'envoi de facture donnée, Aruba génère le fichier XML de la facture (cette étape n'est pas nécessaire si vous téléchargez des fichiers XML existants), après quoi il le vérifie pour minimiser les risques d'erreurs (et le rejet consécutif du document de la SdI Interchange System de l'Administration fiscale), appose la signature électronique qualifiée sur cette dernière, l'envoie au SE (qui la transmettra ensuite au destinataire) et affiche les notifications relatives à l'ensemble de la procédure. Les factures et notifications sont alors stockées conformément à la loi au sein du service. En ce qui concerne le cycle passif, cependant, une fois le code destinataire (KRRH6B9) communiqué à ses fournisseurs ou une fois le code enregistré dans le portail Factures et Considérations de l'Agence des Revenus, le système Aruba permet de recevoir des factures, de les consulter et les gérer via un panneau spécial très simple d'utilisation.

Bref, quelques clics suffisent. Une grande partie du travail est effectuée automatiquement par le service de facturation électronique d'Aruba : pour en savoir plus et savoir comment créer, envoyer, recevoir et gérer des factures avec ce dernier, lisez la suite.

Première configuration du panneau de facturation électronique

Une fois que vous avez accédé pour la première fois au panneau de facturation électronique d'Aruba, vous devez configurer le service en suivant l'assistant qui vous est proposé (qui se compose de neuf étapes, toutes obligatoires).

Sur la page dédiée à cédant / prêteur, vous devez saisir toutes les données du cédant/fournisseur émettant la facture (propriétaire, nom, siège social, etc.). Vous pouvez éditer tous les champs, sauf ceux dédiés à nation, TVA e code fiscal.

Pour remplir les sections du formulaire relatives à un établissement permanent, registre professionnel e Inscription REA, vous devez les développer et saisir les données dans les champs appropriés. Une fois toutes les informations saisies, cliquez sur le bouton continuer (en bas à droite) pour avancer.

Sur la page qui s'ouvre, utilisez le menu déroulant Régime fiscal pour indiquer le régime fiscal à associer à votre profil (ex. ordinaire, contribuables minimaux, activités liées à l'agriculture et à la pêche etc.) et cliquez sur le bouton continuer pour passer à l'étape suivante.

Maintenant, si n√©cessaire, vous devez d√©finir le r√©gime exigibilit√© de la TVA, en remontant ACTIF le levier pour l'option INACTIF puis en s√©lectionnant, dans le menu d√©roulant qui appara√ģt, le type de recouvrabilit√© de la TVA souhait√© : TVA payable imm√©diatement, TVA avec exigibilit√© diff√©r√©e o Fractionnement des paiements (le soi-disant Payer en plusieurs fois). Vous pouvez modifier ce param√®tre √† tout moment. Une fois cela fait, cliquez √† nouveau sur continuer.

La quatrième étape de la procédure concerne la fonds de pension, puis les données relatives au caissier professionnel auquel vous appartenez seront appliquées par défaut sur vos factures. Si nécessaire, vous pouvez créer jusqu'à trois positions de cotisations sociales.

Puis montez ACTIF le levier pour l'option INACTIF et utilisez les champs qui apparaissent ci-dessous pour indiquer le type de cas,taux (sans taper le symbole de pourcentage) et le Code de la TVA. Vous pouvez modifier ces informations à tout moment.

R√©p√©tez, si n√©cessaire, la proc√©dure pour les deux autres caisses de pension et cliquez sur continuer aller de l'avant. En d√©finissant plusieurs positions de cotisations sociales, vous pouvez activer la fonction Ajouter le montant de la ¬ę Cotisation sociale 1 ¬Ľ √† l'assiette fiscale de la ¬ę Cotisation sociale 2 ¬Ľ gr√Ęce √† laquelle calculer la contribution sur la valeur de l'assiette fiscale major√©e du montant calcul√© par le premier et/ou le deuxi√®me fonds, en fonction de celui s√©lectionn√©.

Vous devez maintenant d√©finir les donn√©es relatives √† La retenue d'imp√īt et pr√©l√®vements sociaux √† appliquer par d√©faut sur vos factures, dans le cas o√Ļ votre caisse de s√©curit√© sociale y serait assujettie.

Pour chaque retenue que vous devez activer, montez ACTIF le levier vocal INACTIF et remplissez les champs concernant type de retenue (personne physique ou morale), taux retenu e paiement causal. Puis, si n√©cessaire, activez la fonction Ajouter le montant de la ¬ę Cotisation sociale 1 ¬Ľ √† l'assiette du pr√©compte mobilier cliquez sur le bouton continuer Et c'est tout. Jusqu'√† quatre retenues au maximum peuvent √™tre activ√©es. Ces donn√©es peuvent √©galement √™tre modifi√©es √† l'avenir.

À ce stade, vous devez choisir certains paramètres à utiliser par défaut lors de la création de factures.

Le premier est l' mode par défaut pour la création de la facture tra création de facture intelligente e création de facture guidée: dans le premier cas, tout le corps de la facture sera présenté sur une seule page. Dans le second, cependant, chaque section de la facture aura une page dédiée. Une fois votre choix fait, cliquez sur le bouton continuer.

Le deuxi√®me choix est repr√©sent√© par le type de document par d√©faut vous souhaitez utiliser pour cr√©er la facture (par exemple, facture, colis, etc.). Imm√©diatement apr√®s, vous pouvez choisir le affichage des prix √† utiliser sur la facture. Si vous s√©lectionnez prix nets, les prix figurant sur la facture seront indiqu√©s hors TVA ; au cas o√Ļ vous choisiriez prix bruts√† la place, le montant sera pr√©sent√© TVA incluse et la taxe sera calcul√©e en s√©parant la TVA. Le choix affecte √©galement la mani√®re par d√©faut dont les nouveaux produits sont enregistr√©s ou import√©s dans les donn√©es de base.

La septi√®me √©tape de la proc√©dure, appel√©e avis et procurations, pr√©voit l'entr√©e deAdresse PEC ou le 'adresse email o√Ļ recevoir les notifications relatives aux processus de facturation √©lectronique (par exemple, notifications du SE, envoi et r√©ception de factures, notifications relatives aux √©ch√©ances √† l'ordre du jour, etc.). Choisissez donc d'activer ou non le notifications de factures par e-mail ou PEC monter ACTIF le levette relative.

Dans la même étape, vous pouvez choisir d'activer ou non le conseils de compilation des factures et surtout s'il faut vous faire consultable à partir d'autres comptes comptables et premium. En cliquant sur je suis d'accord dans la section comptable délégué et comptes premium, en effet, vous permettrez à votre comptable ou aux utilisateurs Premium de vous envoyer une demande de proxy pour accéder à votre panel. Par la suite, en acceptant la proposition de procuration qui vous sera envoyée et qui sera visible sur votre panel, vous pourrez partagez l'accès à votre panel et à vos factures, sans avoir à les envoyer par e-mail ou via d'autres canaux.

Une fois cette étape terminée, vous pouvez continuer en appuyant à nouveau sur continuer.

Maintenant, dans la section, Responsable conservation, vérifier que les données relatives au responsable de la conservation (c'est-à-dire la personne qui a le droit de confier à des tiers, en tout ou en partie, l'exécution des activités prévues par la législation en vigueur) sont correctes. Ensuite, insérez les données du directeur de production (c'est-à-dire que la personne qui produit les packages de paiement est responsable de leur contenu dans le système de stockage) et des prix continuer pour aller à la dernière étape.

La derni√®re √©tape de la proc√©dure consiste √† recevoir un code de v√©rification par SMS, utile pour valider votre identit√©. Tapez ensuite le v√ītre num√©ro de portable dans le champ de texte appropri√© et cliquez sur le bouton Envoyer un SMS.

Attendez maintenant la r√©ception du code de v√©rification, saisissez ce dernier dans le champ de texte qui appara√ģtra automatiquement en bas et appuyez sur continuer pour terminer la proc√©dure de configuration initiale de la facturation √©lectronique Aruba.

Pour accéder au panneau de gestion de vos factures et commencer à utiliser le service, cliquez sur le bouton Ça commence maintenant et suivez le didacticiel initial qui illustre les sections principales du panneau Web.

Comme vous le verrez, le panneau du service de facturation √©lectronique d'Aruba est extr√™mement intuitif : sur la gauche il y a un Food Menu avec les options pour cr√©er des factures en mode intelligent ou guid√©, t√©l√©charger des factures existantes, g√©rer les factures envoy√©es et re√ßues ; en haut se trouve la barre avec le notifications, les liens vers les rubriques du guide, de param√®tres, les derni√®res informations nouvelles du service, en plus du menu de gestion des utilisateurs. Enfin, au centre se trouve le accueil avec le statut des factures, le Dernier notifications venant de SdI, le derni√®res factures re√ßues la liste de d√©lais important, le actualit√©s relatives √† l'actualit√© du service ou au monde de la facturation √©lectronique et √† la √©tat du service.

Pour savoir de plus près comment tout utiliser et comment commencer à envoyer/recevoir des factures au format électronique, lisez la suite : vous trouverez tout expliqué dans les prochaines étapes du tutoriel.

Création de facture

pour cr√©er une facture avec Aruba Electronic Invoicing, acc√©dez au service, cliquez sur le bouton Cr√©er une facture pr√©sent dans la barre lat√©rale gauche et choisissez si vous souhaitez commencer √† cr√©er une facture dans mode intelligent (avec toutes les sections sur une seule page) ou dans mode guid√© (avec des pages d√©di√©es √† chaque section de la facture), en choisissant l'une des options disponibles dans le menu appropri√© qui appara√ģt √† l'√©cran.

Mode intelligent

Comme déjà mentionné, le mode intelligent de facturation électronique vous permet de créer des factures en ayant tous les champs du document disponibles sur une seule page. Pour procéder à la création de votre facture, il vous suffit donc de sélectionner les champs affichés à l'écran et de les renseigner avec les données pertinentes.

dans la section Données de document vous devez indiquer le Type de client entre l'Administration Publique (AP) et le Privé, le type de document à générer (facture, acompte / avance sur facture, avoir, note de débit, colis, voiture, etc.), le date du document, le en coupe et le progressif.

Apr√®s cela, vous devez utiliser le barre de recherche ou cliquez sur le bouton Recherche de clients pour localiser et s√©lectionner le client destinataire de la facture. Si vous n'avez pas encore renseign√© le client que vous facturez dans votre base de donn√©es et que vous souhaitez l'ajouter, cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau client et remplissez le formulaire qui vous est propos√© avec toutes les donn√©es requises :, TVA et / ou code fiscal, nom ou d√©nomination du client, identifiant (donc code destinataire, PEC ou pas d'identification), SEDE. Une fois cela fait, cliquez sur le bouton Sauver pour enregistrer le nom dans le registre (en vous assurant qu'il y a une coche √† c√īt√© de l'√©l√©ment appropri√©).

Vous devez maintenant ajouter des produits ou des services √† la facture. Pour continuer, commencez √† taper le nom du produit dans le champ descrizione et s√©lectionnez le bon article parmi les articles sugg√©r√©s pour l'inclure sur la facture. Sinon, vous pouvez cliquer sur le bouton Ajouter un produit ou un service et choisissez les produits ou services qui vous int√©ressent en cliquant sur le bouton s√©lectionner plac√© √† c√īt√© de leurs noms.

Si vous n'avez pas encore entr√© de produits ou services dans votre base de donn√©es ou si vous souhaitez en ajouter d'autres, cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau et remplissez le formulaire qui vous est propos√© avec toutes les donn√©es requises : descrizione, Code de la TVA, prix (en indiquant si vous saisissez le prix net ou le prix brut du produit) e unit√© de mesure (par exemple heures, mois, grammes, m√®tres, litres, etc.). Lorsque l'op√©ration est termin√©e, assurez-vous qu'il y a une coche √† c√īt√© de la case enregistrer dans le registre et cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter le produit ou le service √† votre base de donn√©es.

Une fois insérés dans la facture, les produits peuvent être modifiés en agissant sur les champs liés à montant, prix, escompte/augmenter etc. Les modifications ne concernent que les produits/services présents dans la ligne de la facture sur laquelle la modification a été effectuée.

En cliquant par contre sur l'ic√īne en forme d'engrenage correspondant √† chaque ligne de produits, il est possible modifier le produit ou le service, ajouter des donn√©es (ex. type de transfert de service, date de d√©but/fin ou r√©f√©rence administrative), dupliquer la ligne o supprimer la ligne, en choisissant l'une des options disponibles dans le menu qui appara√ģt.

√Čgalement dans la section des produits, il y a un levier qui indique si vous remplissez une facture avec prix nets ou bruts. D√©placer le levier vers la droite ou vers la gauche modifie le choix. 

Les domaines liés à Recevabilité de la TVA, fonds de pension e retenues ils sont automatiquement renseignés en fonction des informations saisies lors de la phase de configuration initiale du service. En cliquant sur les rubriques concernées, il est cependant possible de désélectionner ou de modifier toutes les données. Par exemple, dans les champs Fonds de pension e Retenues, vous pouvez choisir d'utiliser comme assiette fiscale tous les produits/services inclus dans la facture, seulement certains d'entre eux ou modifier manuellement la base d'imposition. Les modifications n'affectent que la facture et non les données configurées dans les paramètres.

Les autres champs du formulaire, comme ceux pour documents connexes, pi√®ces jointes, donn√©es de tampon, arrondir, document causal, de l'art. 73 DPR 633/72, remise / suppl√©ment, facture principale, Donn√©es SAL e donn√©es de transport/v√©hicule, doit √† la place √™tre s√©lectionn√© et activ√© en cas de besoin de la facture unique, faisant appara√ģtre ACTIF les leviers relatifs. Une fois les diff√©rents champs activ√©s, il est possible d'ins√©rer les donn√©es relatives ou de t√©l√©charger les pi√®ces jointes relatives (max 4 Mo par fichier) √† l'aide des formulaires et boutons qui apparaissent √† l'√©cran. Enfin, pour enregistrer les modifications, cliquez sur le bouton Sauver.

À ce stade, vous devez cliquer sur le bouton Entrez conditions de vente et remplissez le formulaire qui vous est proposé avec les données de paiement telles que mode de paiement (ex. chèque, virement bancaire, carte de crédit, espèces, etc.) e modalités de paiement (par exemple en plusieurs fois, en totalité ou à l'avance). En cas de paiement en plusieurs fois, un décompte des acomptes sera automatiquement proposé qui pourra être modifié avant de continuer.

Une fois que vous avez rempli tous les champs, cliquez sur le bouton continuer et remplissez le deuxième formulaire qui vous est proposé avec toutes les données éventuellement demandées en fonction du mode de paiement choisi, comme par exemple, banque, escompte de paiement anticipé, pénalité pour retard e code de paiement. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Sauvegarder et continuer aller de l'avant.

Le plus est fait ! Il ne vous reste plus qu'à choisir de quitter le Calculatrice automatique soit de personnaliser les calculs en les modifiant manuellement (en gardant le levier approprié actif ou en le désactivant) et en cliquant sur l'un des boutons disponibles en bas de page : avant-première pour prévisualiser la facture, presse pour imprimer le document, Enregistrer dans les brouillons pour sauvegarder le projet de facture (et l'envoyer plus tard) ou ENVOYER de l'envoyer immédiatement au système ES de l'Agence des revenus, puis au destinataire. C'était facile, n'est-ce pas ?

Mode guidé

Si tu pr√©f√®res cr√©er des factures en mode guid√©, acc√©dez √† la page principale de la facturation √©lectronique d'Aruba, cliquez sur le bouton Cr√©er une facture pr√©sent dans la barre lat√©rale gauche et s√©lectionnez l'√©l√©ment Mode guid√© dans le menu qui appara√ģt √† l'√©cran.

Sur la page suivante, remplissez le formulaire Données de document avec toutes les informations nécessaires : type de client (si Privé ou PA), type de document (facture, acompte / avance sur facture, avoir, note de débit, colis, atofattura, etc.), date du document, en coupe e progressif. Sélectionnez ensuite le nom du client en utilisant la barre appropriée.

Apr√®s cela, vous devez utiliser le barre de recherche ou cliquez sur le bouton Recherche de clients pour localiser et s√©lectionner le client destinataire de la facture. Si vous n'avez pas encore renseign√© le client que vous facturez dans votre base de donn√©es et que vous souhaitez l'ajouter, cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau client et remplissez le formulaire qui vous est propos√© avec toutes les donn√©es requises : TVA et / ou code fiscal, nom ou d√©nomination du client, identifiant (donc code destinataire, PEC ou pas d'identification), SEDE. Une fois cela fait, cliquez sur le bouton Sauver pour enregistrer le nom dans le registre (en vous assurant qu'il y a une coche √† c√īt√© de l'√©l√©ment appropri√©).

Une fois le client s√©lectionn√©, cliquez sur le bouton continuer d'aller de l'avant et d'indiquer les produits et services √† inclure dans la facture. 

À ce stade, vous devez ajouter des produits ou des services à la facture. Cliquez sur le bouton Ajouter pour choisir le produit ou le service qui vous intéresse.

Si vous n'avez pas encore entr√© de produits ou services dans votre base de donn√©es ou si vous souhaitez en ajouter d'autres, cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau et remplissez le formulaire qui vous est propos√© avec toutes les donn√©es requises : descrizione, Code de la TVA, prix (en indiquant si vous saisissez le prix net ou le prix brut du produit) e unit√© de mesure (par exemple heures, mois, grammes, m√®tres, litres, etc.). Lorsque vous avez termin√©, assurez-vous que la bo√ģte du enregistrement dans le registre est s√©lectionn√© et cliquez sur Sauver aller de l'avant.

Une fois les produits sur la facture saisis, ils seront visibles dans la rubrique produits s√©lectionn√©s. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier les valeurs relatives √† chaque produit/service inscrit sur la facture en utilisant les champs appropri√©s du document, tels que ceux relatifs √† montant, prix, escompte o suppl√©ment, code TVA. En cliquant sur leic√īne d'engrenage, plac√© en bas de chaque ligne, vous pouvez modifier le produit ou le service, ajouter des donn√©es (ex. type de transfert de service, date de d√©but/fin ou r√©f√©rence administrative), dupliquer la ligne o supprimer, en choisissant l'une des options disponibles dans le menu qui s'ouvre.

√Čgalement dans l'√©cran du produit, il y a un levier qui indique si vous remplissez une facture avec prix nets ou bruts. En d√©pla√ßant le levier vers la droite ou la gauche, vous pouvez modifier le choix.

Enfin, choisissez si vous souhaitez quitter le Calculatrice automatique ou s'il faut personnaliser les calculs en les modifiant manuellement (en passant √† ACTIF ou sur D√ČSACTIV√Č le levier correspondant) et poursuivre la proc√©dure en cliquant sur le bouton continuer.

Sur la page qui s'ouvre, vous pouvez ajuster les paramètres liés à Recevabilité de la TVA, fonds de pension e retenues: ces derniers sont configurés selon les préférences indiquées dans la procédure de configuration initiale du service mais, si vous le souhaitez, vous pouvez les modifier.

Par exemple, en cliquant sur le bouton d'édition des champs Fonds de pension e Retenue, vous pouvez également choisir d'utiliser comme assiette fiscale tous les produits/services inclus dans la facture ou seulement certains d'entre eux.

Après avoir apporté des modifications, cliquez sur le bouton continuer et saisissez les informations relatives au paiement, qui mode de paiement (ex : chèque, virement bancaire, carte de crédit, espèces, etc.). Et modalités de paiement (par exemple en plusieurs fois, en totalité ou à l'avance). En cas de paiement en plusieurs fois, un décompte des acomptes sera automatiquement proposé qui pourra être modifié avant de continuer.

Selon le mode de paiement choisi, il peut être nécessaire de renseigner d'autres données telles que, par exemple, banque, escompte de paiement anticipé, pénalité pour retard e code de paiement. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Sauvegarder et continuer aller de l'avant.

Si vous le souhaitez, agrandissez le champ Données de paiement supplémentaires (ci-dessous) et entrez des informations supplémentaires, telles que escompte de paiement anticipé, pénalité pour retard, délai de paiement anticipé e code de paiement

Cliquez sur le bouton continuer aller de l'avant.

Maintenant, si vous le souhaitez, vous pouvez étendre les champs du données supplémentaires lié à documents connexes, pièces jointes, données de tampon, de l'art. 73 DPR 633/72, remise et supplément, document causal, facture principale, SAL, données du véhicule e données de transport et les activer, en élevant ACTIF le levette relative.

Une fois les différents champs activés, vous pouvez saisir les données qui vous intéressent ou télécharger des pièces jointes (poids max 4 Mo) à l'aide des formulaires et boutons qui apparaissent à l'écran. Une fois l'opération terminée, cliquez sur le bouton continuer (en bas à droite) pour avancer.

Mission accomplie! Vous avez maintenant votre facture et vous n'avez plus qu'à décider quoi faire, en utilisant l'un des boutons situés en bas à droite : presse pour l'imprimer, Enregistrer dans les brouillons pour l'enregistrer comme brouillon (et l'envoyer plus tard) ou ENVOYER de l'envoyer immédiatement au système ES de l'Agence des revenus et, par conséquent, au destinataire.

Téléchargement de factures

Comme largement dit précédemment, Aruba Electronic Invoicing vous permet également de télécharger des factures externes au format XML, de les vérifier et de les envoyer. Pour cela, accédez à l'écran principal du service et cliquez sur le bouton Télécharger la facture situé dans la barre latérale gauche.

Sur la page qui s'ouvre, cliquez sur le bouton Sélectionner des documents et sélectionnez les factures à télécharger en ligne. Les fichiers jusqu'à 5 Mo sont pris en charge (comme requis par la loi) et plusieurs téléchargements peuvent être effectués pour un maximum de 300 éléments et 30 Mo de poids à la fois. Alternativement, vous pouvez également télécharger des documents en les faisant glisser avec la souris vers la fenêtre du navigateur.

Une fois les factures t√©l√©charg√©es et automatiquement valid√©es, elles seront num√©rot√©es et appara√ģtront en bas de page, dans une liste pratique : √† l'aide de cette derni√®re, √† l'aide des boutons de droite, vous pourrez d√©cider si les enregistrer dans les brouillons, envoie les imm√©diatement ou supprime-les, voire massivement (agissant ainsi sur plusieurs documents √† la fois). Plus facile que √ßa ?

Réception des factures

pour recevoir des factures via le service de facturation électronique d'Aruba, vous devez enregistrer votre code de destinataire sur le service Factures et paiements de l'Agence du revenu, afin de recevoir toutes les factures à l'adresse électronique définie sur le site Web de l'Agence du revenu.

En enregistrant l'adresse électronique auprès de l'administration fiscale, en effet, ce n'est pas seulement le titulaire du service qui vérifie l'exactitude des données (les fournisseurs pourraient faire des fautes de frappe) mais, dans ce cas, il ne sera même plus nécessaire de communiquer à le propre code du fournisseur : la facture émise arrivera toujours et dans tous les cas sur l'application web.

Alternativement, vous pouvez communiquer le v√ītre code destinataire √† tous ceux qui doivent vous envoyer une facture sous format √©lectronique. Le code destinataire d'Aruba est KRRH6B9 et vous pouvez le trouver dans le menu Configuration> Recevoir des donn√©es accessible depuis la barre lat√©rale gauche. L'√©metteur de la facture doit donc saisir le code destinataire KRRH6B9 dans le champ appropri√© de chaque XML pour que vous receviez correctement les documents.

Une fois reçues, les factures peuvent être consultées dans Aruba Electronic Invoicing en sélectionnant l'article Factures reçues dans la barre latérale gauche et en cliquant sur le bouton Voir mis en correspondance de chacun d'eux. De plus, en utilisant les champs de texte situés sous les en-têtes de chaque colonne (ex. Date de réception, Numéro o Canard moyen), vous pouvez filtrer rapidement les factures pour trouver celles qui vous intéressent.

La possibilité d'exporter une ou plusieurs factures vers PDF o XML, même massivement, en cochant les cases appropriées et en choisissant une des options disponibles dans le menu actes (en haut à gauche).

En cliquant plut√īt sur le bouton Importer les factures re√ßues vous pouvez importer des factures d√©j√† transit√©es par SDI et re√ßues via PEC, Invoice and Fee Portal ou d'autres logiciels vers votre service de facturation √©lectronique. Les fichiers doivent √™tre au format .XML ou .P7M (√©galement contenus dans les archives zip).

Pour que l'importation soit réussie, il est nécessaire de télécharger le fichier de facture et les fichiers de métadonnées associés (généralement identifiés dans le nom du fichier avec l'abréviation MT, métaDato, métadonnées ou informations_associées_).

Gestion des factures

Si vous avez décidé de sauvegarder les projets de factures avant de les envoyer, vous pouvez y accéder en sélectionnant simplement l'article Brouillons dans le menu latéral d'Aruba Electronic Invoicing.

A partir de la page qui s'ouvre, vous pouvez alors cliquez sur la ligne de brouillon pour voir sonavant-premi√®re ou choisissez si modificare, eliminare, en double o envoyer les brouillons en cliquant sur les boutons qui leur correspondent (√† droite dans le menu actes). Si, en revanche, vous souhaitez t√©l√©charger les documents en tant que PDF o XML, vous devez cliquer sur les ic√īnes relatives pr√©sentes avant les boutons mentionn√©s ci-dessus.

Pour effectuer la même opération sur plusieurs factures en même temps, cochez les cases appropriées et sélectionnez l'une des options disponibles dans le menu Actions en haut à gauche.

Une fois envoyées, les factures sont toutes conservées conformément à la loi et deviennent accessibles par voie vocale Factures envoyées présent dans le menu latéral d'Aruba Electronic Invoicing.

Modification des données et des paramètres

Vous souhaitez modifier certains paramètres relatifs au fonds de pension ou au régime fiscal ? Vous souhaitez ajouter de nouveaux clients, produits ou services à votre base de données sans commencer la création d'une nouvelle facture ? Pas de problème : Aruba Electronic Invoicing vous permet de modifier toutes les préférences définies lors de la phase de configuration initiale du service et de personnaliser la liste des clients, produits et services de manière très simple.

Si vous souhaitez modifier les param√®tres li√©s √† la r√©gime fiscal, To 'Recevabilit√© de la TVA, La fonds de pension ou √† consid√©r√©, tout ce que vous avez √† faire est de cliquer sur l'ic√īne d'engrenage en haut de la page d'accueil et de s√©lectionner l'√©l√©ment Profil de facturation> Profil fiscal depuis la barre lat√©rale gauche, acc√©dez √† la fiche d'information √† modifier et ajustez les pr√©f√©rences de votre int√©r√™t. Une fois les modifications termin√©es, cliquez sur le bouton Sauver pour tout sauver.

Si, par contre, vous souhaitez modifier les donn√©es du c√©dant / pr√™teur, s√©lectionnez la voix Profil de facturation> Donn√©es de base depuis le menu ic√īne d'engrenage, allez sur la carte d√©di√©e au c√©dant/pr√™teur ou au gestionnaire de stockage et cliquez sur le bouton Modification pour appliquer les modifications souhait√©es. Une fois l'op√©ration termin√©e, cliquez sur le bouton Sauver pour tout sauver.

De nombreux autres paramètres (affichage des prix, options d'impression pdf, gestion des alertes par e-mail et e-mail certifié, agenda, suggestions de compilation, etc.) peuvent être modifiés en sélectionnant, toujours dans le menu des paramètres en forme d'engrenage, l'élément Général, tandis que de la section Collaborations vous pouvez vérifier vos connexions avec les comptables et les comptes Premium et ajouter d'autres procurations.

Pour modifier la liste des clientèle, fournisseurs, produire, banques, paiements, Codes TVA e unité de mesure, sélectionnez l'option Données personnelles dans la barre latérale gauche et choisissez l'un des éléments qui apparaissent ci-dessous. Procédez ensuite à la modification ou à l'ajout de nouveaux éléments comme expliqué dans la section du tutoriel dédiée à la création de factures (puis en cliquant sur le bouton Ajouter un nouveau et en remplissant le formulaire qui vous est proposé) et c'est tout.

Enfin, je précise qu'en accédant au menu Communication financière (à nouveau via la barre latérale de facturation électronique d'Aruba), vous pouvez télécharger des communications financières au format P7M dans votre base de données, afficher les données de facturation et ceux de Décomptes TVA.

Comment utiliser la facturation électronique Aruba à partir de smartphones et de tablettes

La facturation électronique d'Aruba est également disponible sous forme d'application pour smartphones et tablettes. En téléchargeant leApplication de facturation électronique Aruba pour Android ou iOS / iPadOS, vous pouvez en effet avoir vos factures électroniques toujours à portée de main, avec la possibilité de créer, envoyer, recevoir, gérer et stocker des factures électroniques comme vous le faites depuis l'application Web.

Pour télécharger l'application, il vous suffit de la rechercher dans la boutique de votre appareil et de la sélectionner dans les résultats de la recherche (ou de visiter les liens que je viens de fournir), puis d'appuyer sur le bouton Installer / Obtenir. Si vous utilisez un appareil Apple, il peut vous être demandé de vérifier votre identité avec Face ID, Touch ID ou le mot de passe Apple ID.

Une fois le téléchargement terminé, ouvrez l'application, acceptez le conditions d'utilisation e Se connecter avec votre compte. Une fois cela fait, vous pouvez créer une nouvelle facture en cliquant simplement sur le bouton (+) situé en bas à droite et en insérant i données de document sous la forme appropriée (avec possibilité de sélectionner le client dans la liste de ceux stockés) ; continuer vous pouvez en ajoutant produits et services et, enfin, e-mail la facture en appuyant sur le bouton approprié.

De mani√®re tout aussi simple, vous pourrez visualiser les factures re√ßues (avec des notifications push qui vous informeront de leur arriv√©e), g√©rez les donn√©es personnelles des clients et des fournisseurs, la liste des produits et services, partagez des documents avec le comptable et les clients via les autres applications de votre appareil et choisissez comment g√©rer les factures. Vous pouvez acc√©der √† toutes les fonctions via le menu pratique ‚ėį en haut √† gauche. Plus d'infos ici.

Pour plus d'informations

Si, à ce stade du tutoriel, vous avez encore des doutes sur le fonctionnement de la facturation électronique Aruba, je vous recommande vivement de consulter le guide officiel du service : à l'intérieur, vous trouverez un aperçu complet de ce qu'est la facturation électronique et des solutions. offres d'Aruba. Pour accéder aux différentes sections, il vous suffit de cliquer sur les éléments appropriés situés dans la barre latérale gauche.

D'autres ressources tr√®s utiles, que je vous recommande de consulter, sont la section "Foire aux questions" du site Aruba (dans laquelle on trouve des r√©ponses aux questions les plus fr√©quemment pos√©es par les utilisateurs du service li√©es √† la facturation √©lectronique), la cha√ģne YouTube avec des didacticiels vid√©o qui illustrent le fonctionnement d'Aruba Electronic Invoicing et le magazine Aruba, qui contient √† la place de nombreuses nouvelles int√©ressantes li√©es au monde de la facturation √©lectronique.

Si vous avez besoin d'assistance, vous pouvez vous connecter √† la page d'assistance d'Aruba, o√Ļ vous pouvez trouver un formulaire pour demander de l'aide pour un service que vous avez achet√© (dans lequel saisir les donn√©es de votre compte, puis cliquez sur le bouton Nouvelle requ√™te) et un formulaire pour recevoir des informations sur un nouveau service qui vous int√©resse (auquel vous pouvez acc√©der en cliquant sur le bouton Demande d'information).

Article créé en collaboration avec Aruba.

Comment fonctionne la facturation électronique d'Aruba


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