Comment utiliser l'accĂšs

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MartĂ­ Micolau
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Comment installer Access

J'ai dĂ©jĂ  mentionnĂ© il y a quelques lignes qu'Access fait partie de la suite de productivitĂ© Microsoft Office : cette derniĂšre n'est cependant pas disponible gratuitement : elle ne peut ĂȘtre utilisĂ©e qu'en achetant une licence commerciale ou en s'abonnant Ă  la plateforme Office 365 ; pour que l'accĂšs soit disponible dans le package, vous devez acheter une licence Ă©gale ou supĂ©rieure Ă  Bureau 365 Accueil, avec des prix commençant Ă  10 euro / mois. Avant d'acheter, vous pouvez toujours obtenir une version d'essai gratuite d'Office pour Ă©valuer si Access est la bonne solution pour vous.



Vous ne savez pas comment tĂ©lĂ©charger Office gratuitement ? Ne vous inquiĂ©tez pas, la procĂ©dure est assez simple : connectĂ© au site Web de Microsoft Office 365, cliquez sur le bouton Essayez gratuitement pendant 1 mois, tapez l'email et le mot de passe associĂ©s Ă  votre compte Microsoft (si vous n'en avez pas, vous pouvez le crĂ©er en suivant mon tutoriel appropriĂ©), puis appuyez sur le bouton Clients enregistrĂ©s.

À ce stade, remplissez les formulaires indiquĂ©s Ă  la page suivante avec les informations requises. Juste pour ĂȘtre clair, j'avance qu'il vous sera demandĂ© de spĂ©cifier un mode de paiement- Ne vous inquiĂ©tez pas, vous ne serez pas facturĂ© avant la fin de votre essai Office 365 (vous pouvez dĂ©sactiver le renouvellement automatique avant son expiration via cette page Web). Une fois que vous avez terminĂ© de remplir les formulaires, tout ce que vous avez Ă  faire est de suivre les instructions Ă  l'Ă©cran pour tĂ©lĂ©charger et installer votre copie d'essai de Microsoft Office.

Avez-vous besoin d'Ă©claircissements supplĂ©mentaires sur les Ă©tapes dĂ©crites ci-dessus? Je vous invite Ă  jeter un Ɠil Ă  mon guide sur la façon de tĂ©lĂ©charger Office, dans lequel je vous ai tout expliquĂ© en dĂ©tail.


Une fois l'installation terminĂ©e, vous pouvez dĂ©marrer Access en utilisant l'icĂŽne rĂ©sidant dans le menu DĂ©marrer/Écran de dĂ©marrage di Windows (appelĂ© en cliquant sur l'icĂŽne en forme de drapeau situĂ©e en bas Ă  gauche de l'Ă©cran) ou depuis le dossier applications di MacOS.


Comment créer une base de données dans Access

Comme je l'ai déjà mentionné au début de l'article, créer une base de données dans Access n'est pas compliqué, cependant vous devez connaßtre exactement les critÚres selon lesquels organiser les données en votre possession. Avant d'aller de l'avant et de passer à l'action, je souhaite clarifier certains concepts fondamentaux concernant les éléments qui composent une base de données.

  • table - c'est un ensemble de lignes horizontales et colonnes verticales. Dans les colonnes (ou champs) sont indiquĂ©s propriĂ©tĂ© Ă©lĂ©ment, tandis que chaque ligne identifie une donnĂ©e spĂ©cifique. Si nous voulons prendre comme exemple un tableau d'Ă©tudiants, les colonnes seront dĂ©finies propriĂ©tĂ© de chaque Ă©tudiant, un pour chaque colonne : vous aurez le champ Nom, le champ PrĂ©nom, le champ AnnĂ©e de naissance, le champ Code fiscal, le champ AnnĂ©e d'Ă©tude etc. Chaque ligne, en revanche, dĂ©finit un seul Ă©lĂšve. Des Ă©lĂ©ments homogĂšnes (c'est-Ă -dire ayant les mĂȘmes propriĂ©tĂ©s) doivent ĂȘtre spĂ©cifiĂ©s dans chaque table Access.
  • entitĂ© - est le nom technique qui dĂ©finit les Ă©lĂ©ments qui font partie d'un tableau.
  • cellule - c'est l'unitĂ© (avec sa valeur assignĂ©e) dans laquelle une ligne et une colonne se croisent.
  • Enregistrement - est l'ensemble des propriĂ©tĂ©s d'une entitĂ© spĂ©cifique appartenant Ă  la table : en d'autres termes, un enregistrement n'est rien de plus qu'une ligne de la table qui dĂ©finit un Ă©lĂ©ment spĂ©cifique.
  • ClĂ© primaire - c'est le champ d'une table qui identifie de maniĂšre unique chaque Ă©lĂ©ment. En d'autres termes, la clĂ© primaire est une « propriĂ©tĂ© unique » d'un objet : si nous voulons prendre l'exemple de l'Ă©tudiant, nous pourrions utiliser la colonne code fiscal comme clĂ© primaire. Comme il est facile Ă  comprendre, dans une table, il ne peut pas y avoir deux clĂ©s primaires Ă©gales.
  • rapport - c'est la « relation » qui relie deux tableaux contenant aussi des Ă©lĂ©ments distincts. Par exemple, les tableaux studenti ed Examens, ils peuvent ĂȘtre liĂ©s de gauche Ă  droite par la relation supports (l'Ă©tudiant passe l'examen) et du rapport soutenu par de droite Ă  gauche (examen passĂ© par l'Ă©tudiant). Les relations sont utilisĂ©es dans les bases de donnĂ©es constituĂ©es de plusieurs tables, lorsque les Ă©lĂ©ments de chacune d'entre elles doivent ĂȘtre "liĂ©s" d'une maniĂšre ou d'une autre.

Maintenant que vous ĂȘtes familiarisĂ© avec la terminologie de base des bases de donnĂ©es, il est temps de passer aux choses sĂ©rieuses : si ce n'est dĂ©jĂ  fait, lancez le programme AccĂšs, cliquez sur l'icĂŽne Base de donnĂ©es de bureau vide, attribuez un nom Ă  la base de donnĂ©es en le tapant dans la zone de texte prĂ©vue et cliquez sur le bouton CrĂ©er.



Tout comme les autres composants Office, vous pouvez utiliser des modĂšles de base de donnĂ©es prĂȘts Ă  l'emploi : vous pouvez effectuer une recherche Ă  l'aide de la zone de texte appropriĂ©e situĂ©e en haut (par ex. Gestion des produits), cliquez sur l'icĂŽne qui correspond le mieux Ă  vos besoins puis sur le bouton CrĂ©er. Pour plus de commoditĂ©, je me rĂ©fĂ©rerai dĂ©sormais Ă  une base de donnĂ©es vide.

Par dĂ©faut, Access crĂ©e une table contenant un champ ID, dĂ©jĂ  configurĂ© pour ĂȘtre un clĂ© primaire: Si vous le souhaitez, vous pouvez renommer le champ en faisant un clic droit sur les entrĂ©es correspondantes et en sĂ©lectionnant Renommer le champ du menu proposĂ©. Si, par exemple, vous souhaitez crĂ©er un tableau contenant une liste d'Ă©tudiants, vous pouvez renommer le champ ID in Code fiscal.

Vous pouvez dĂ©finir le Type de donnĂ©es qu'un champ doit contenir, ainsi que ses propriĂ©tĂ©s, en cliquant sur le champ Ă  modifier puis sur la rubrique Campi: Vous pouvez utiliser les menus dĂ©roulants Type de donnĂ©esLargeur (le cas Ă©chĂ©ant) pour le prĂ©ciser. Dans cet exemple, le numĂ©ro de sĂ©curitĂ© sociale peut ĂȘtre spĂ©cifiĂ© comme texte court: vous pouvez spĂ©cifier la longueur maximale dans la case Taille du champ. Dans cet exemple, le numĂ©ro de sĂ©curitĂ© sociale est exactement long CaractĂšres 16.

Si nĂ©cessaire, vous pouvez cocher la case obligatoire, afin d'Ă©viter qu'un champ reste vide. Pour ajouter un nouveau champ, vous pouvez utiliser les boutons Texte court, numĂ©ro, devise, date et heure, oui / nonAutres domaines prĂ©sent dans la carte Campi, ou cliquez sur l'Ă©lĂ©ment Cliquez pour ajouter placĂ© Ă  l'intĂ©rieur de la table. Pour supprimer un champ, faites simplement clic-droit dessus et sĂ©lectionnez l'Ă©lĂ©ment Supprimer le champ du menu proposĂ©.


Ajouter des données

Maintenant que vous avez enfin créé votre structure de table, il est temps de la remplir avec les données dont vous avez besoin ! Rassurez-vous, le fonctionnement est trÚs simple : cliquez sur la cellule que vous souhaitez remplir et saisissez les données que vous souhaitez lui affecter.


Vous pouvez passer d'un champ Ă  l'autre de la fiche en appuyant sur la touche Languette (gĂ©nĂ©ralement situĂ© au-dessus de la touche Shift du clavier) et commencez un nouvel enregistrement en appuyant sur la touche Envoi. Si j'avais assignĂ© l'attribut obligatoire Ă  un champ (en intervenant sur la case concernĂ©e, comme je l'ai expliquĂ© plus haut), il faut nĂ©cessairement lui affecter une valeur avant de passer Ă  l'enregistrement suivant.

Pour supprimer un enregistrement, faites clic-droit sur le rectangle gris situĂ© Ă  gauche du premier champ qui l'identifie, sĂ©lectionnez l'Ă©lĂ©ment Supprimer l'enregistrement dans le menu qui s'ouvre puis appuie sur le bouton Oui.

Une fois le tableau terminĂ©, vous pouvez le sauvegarder en appuyant sur le bouton Sauver, celui en forme disquette situĂ© dans le coin supĂ©rieur gauche de l'Ă©cran d'accĂšs, donnant ainsi un nom Ă  votre table.

Vous pouvez crĂ©er de nouvelles tables dans votre base de donnĂ©es en cliquant sur la section CrĂ©er, situĂ© dans la barre du haut, puis sur le bouton table.

Créer des relations entre les tables

La mĂ©thode la plus simple pour crĂ©er des relations entre deux tables est certainement de « lier Â» les deux tables respectives clĂ©s primaires: en voulant revenir Ă  l'exemple prĂ©cĂ©dent, il est possible de crĂ©er une relation entre entitĂ©s Étudiant ed esame, du type Student "supports" Exam, crĂ©ant une connexion entre les clĂ©s qui identifient de maniĂšre unique les enregistrements de chaque table, c'est-Ă -dire Code fiscalCode d'examen. En termes trĂšs simples, cela permet Ă  la base de donnĂ©es de comprendre que les Ă©tudiants et les examens saisis dans les tableaux sont liĂ©s les uns aux autres d'une maniĂšre ou d'une autre.

Apparemment, cette chose peut vous sembler inutile, mais je vous garantis que ce n'est pas le cas, car, en plus d'attribuer un certain ordre et une certaine cohĂ©rence aux donnĂ©es, Ă©tablir des relations entre les tables peut servir Ă  gĂ©nĂ©rer des rapport: par exemple, dans la table Student, un champ hypothĂ©tique Nombre d'examens passĂ©s il peut contenir le dĂ©compte automatique des relations entre le dossier Ă©tudiant et les Ă©lĂ©ments associĂ©s de la table d'examen. De cette façon, lorsqu'un Ă©tudiant se prĂ©sente Ă  un examen, il suffit de mettre Ă  jour le rapport et le dĂ©compte total sera automatiquement gĂ©nĂ©rĂ© sur demande.

Comprenant l'utilitĂ© des relations, il est temps de passer aux choses sĂ©rieuses. Pour en crĂ©er un, cliquez sur l'Ă©lĂ©ment Outils de base de donnĂ©es placĂ© en haut, puis sur le bouton Rapports: depuis le petit panneau proposĂ©, sĂ©lectionnez la premiĂšre table que vous souhaitez impliquer dans la relation, appuyez sur le bouton Ajouter et rĂ©pĂ©tez l'opĂ©ration avec les suivantes. Une fois que vous avez ajoutĂ© toutes les tables nĂ©cessaires, appuyez sur le bouton Fermer .

À ce stade, cliquez sur le nouveau panneau Rapports qui apparaĂźt dans l'Ă©cran d'accĂšs, sĂ©lectionnez avec la souris le clĂ© primaire qui identifie les enregistrements du premier tableau (marquĂ© d'une icĂŽne reprĂ©sentant une ampoule), faites-le glisser vers le clĂ© primaire de la deuxiĂšme table puis appuie sur le bouton CrĂ©er: l'apparition d'une flĂšche reliant une table Ă  une autre confirme que la relation a Ă©tĂ© crĂ©Ă©e.

Une fois que vous avez crĂ©Ă© les relations nĂ©cessaires, appuyez sur le bouton Fermer  situĂ© en haut puis sur le bouton Oui pour revenir Ă  la vue tableau.

ExĂ©cuter des requĂȘtes

L'un des outils les plus valables d'Access, et des bases de donnĂ©es relationnelles en gĂ©nĂ©ral, est la possibilitĂ© d'exĂ©cuter requĂȘtes ciblĂ©, dĂ©fini dans le jargon question: ces outils, en particulier, sont indispensables pour effectuer tout type de recherche dans la base de donnĂ©es (par exemple "afficher les noms des 9 examens CFU"), pour modifier des fiches entiĂšres en masse ou, encore, pour gĂ©nĂ©rer de nouveaux tableaux ou rapports Ă  partir de tables existantes (par exemple "tous les utilisateurs qui ont passĂ© l'examen de programmation 1").

Il existe principalement deux types de requĂȘtes : celles de sĂ©lection, qui permettent d'afficher le rĂ©sultat d'une recherche basĂ©e sur certains paramĂštres, et ceux de comando, qui vous permettent d'effectuer des modifications en bloc sur plusieurs enregistrements Ă  la fois en fonction de critĂšres de recherche spĂ©cifiques.

Pour gĂ©nĂ©rer une requĂȘte, cliquez sur la section CrĂ©er placĂ© en haut, puis sur le bouton Structure de la requĂȘte: sĂ©lectionnez le tableau qui vous intĂ©resse pour visualiser les rĂ©sultats dans le menu proposĂ©, appuyez sur le bouton Ajouter et enfin, su Fermer . Cliquez ensuite sur le panneau Query1 qui apparaĂźt Ă  l'Ă©cran.

Au dĂ©part, l'Ă©cran peut sembler un peu dĂ©licat, mais c'est en fait l'une des fonctionnalitĂ©s les plus puissantes d'Access : cliquez sur la cellule Terrain plus Ă  gauche, sĂ©lectionnez un champ dans le tableau Ă  l'aide du menu dĂ©roulant proposĂ© et cliquez dessus pour l'ajouter Ă  la requĂȘte, puis rĂ©pĂ©tez l'opĂ©ration avec les champs suivants.

A ce stade, vous pouvez affiner votre recherche en agissant sur les différents éléments du petit tableau ci-dessous, en les modifiant ainsi.

  • Ordre - vous pouvez trier les rĂ©sultats de votre recherche en fonction d'un champ spĂ©cifique en dĂ©finissant les rubriques Croissant ou DĂ©croissant en correspondance avec le champ lui-mĂȘme.
  • exposition - en cochant la case, le champ s'affiche dans les rĂ©sultats.
  • CritĂšres - ici vous pouvez dĂ©finir les critĂšres avec lesquels affiner les rĂ©sultats en fonction du domaine choisi (par exemple, afficher les Ă©tudiants dont l'annĂ©e d'Ă©tudes est supĂ©rieure ou Ă©gale Ă  la seconde).
  • ou - section utile pour spĂ©cifier les opĂ©rations d'union logique.

Une fois la requĂȘte correctement dĂ©finie, appuyez sur le bouton Cours: un tableau sera gĂ©nĂ©rĂ© Ă  la volĂ©e contenant les rĂ©sultats de la requĂȘte effectuĂ©e.

Si vous ĂȘtes familiarisĂ© avec le langage SQL et ĂȘtes familiarisĂ© avec les opĂ©rations de contrĂŽle (MODIFIER, REJOINDREJOINDRE CROISÉ et ainsi de suite), vous pouvez les utiliser Ă  l'aide des boutons Mise Ă  jourEliminazioneTraverser e file d'attente sur l'Ă©cran Vue de la structure analysĂ© Ă  l'instant. Si vous souhaitez Ă©mettre manuellement des instructions SQL, appuyez sur le bouton DĂ©finition des donnĂ©es procĂ©der.

Générer des rapports

GĂ©nĂ©rer un rapport est certainement le moyen le plus rapide d'avoir un accĂšs immĂ©diat aux donnĂ©es que vous souhaitez analyser au sein de votre base de donnĂ©es. Juste pour vous donner un exemple, en revenant Ă  notre base de donnĂ©es Étudiants / Examens, vous souhaiterez peut-ĂȘtre gĂ©nĂ©rer un rapport montrant tous les Ă©tudiants qui ont passĂ© l'examen Programmation 1.

Comme vous pouvez l'imaginer, vous pouvez crĂ©er un rapport Ă  partir d'un table ou Ă  partir d'un cahier des charges question dĂ©fini avec la procĂ©dure que je vous ai expliquĂ©e tout Ă  l'heure : en gĂ©nĂ©ral, il suffit de cliquer sur le tableau ou la requĂȘte qui vous intĂ©resse pour gĂ©nĂ©rer le rapport, allez dans la section CrĂ©er, appuie sur le bouton Assistant rrapport et suivez les instructions Ă  l'Ă©cran pour dĂ©finir les champs Ă  inclure, les critĂšres Ă  suivre et, si nĂ©cessaire, les options de regroupement. Une fois le rapport gĂ©nĂ©rĂ©, vous pouvez modifier sa structure en faisant clic-droit sur l'article concernĂ© situĂ© dans la boĂźte Rapport sur le panneau de gauche et en sĂ©lectionnant Vue arborescente dans le menu contextuel proposĂ©.

Malheureusement, je ne peux pas ĂȘtre plus prĂ©cis sur cette opĂ©ration, tant les cas Ă  analyser seraient nombreux et la longueur de ce guide ne suffirait pas Ă  tous les analyser. Ce que je peux vous garantir, cependant, c'est qu'il faut un peu de pratique pour se familiariser avec cet outil puissant !

En effet, une fois que vous aurez l'expérience nécessaire, quelques secondes vous suffiront pour n'avoir accÚs qu'à la partie des données que vous comptez analyser, optimisant ainsi le temps dont vous disposez et augmentant la productivité : c'est précisément le pouvoir d'accÚs, ne pensez-vous pas?

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