Cómo utilizar Access

Cómo instalar Access

Ya mencion√© hace unas l√≠neas que Access forma parte de la suite de productividad de Microsoft Office: esta √ļltima, sin embargo, no est√° disponible de forma gratuita: solo se puede utilizar comprando una licencia comercial o suscribi√©ndose a la plataforma Office 365; para que Access est√© disponible en el paquete, debe comprar una licencia igual o mayor que Ministerio del Interior 365, con precios desde 10 euro / mes. Antes de comprar, a√ļn puede obtener una versi√≥n de prueba gratuita de Office para evaluar si Access es la soluci√≥n adecuada para usted.



¬ŅNo sabes c√≥mo descargar Office gratis? No se preocupe, el procedimiento es bastante sencillo: conectado al sitio web de Microsoft Office 365, haga clic en el bot√≥n Pru√©belo gratis durante 1 mes, escriba el correo electr√≥nico y la contrase√Īa asociados con su cuenta de Microsoft (si no tiene una, puede crearla siguiendo mi tutorial espec√≠fico), luego presione el bot√≥n Inicia.

En este punto, complete los formularios que se muestran en la página siguiente con la información requerida. Para que quede claro, le adelanto que se le pedirá que especifique un método de pago- No se preocupe, no se le cobrará hasta que finalice la prueba de Office 365 (puede desactivar la renovación automática antes de que caduque a través de esta página web). Una vez que haya completado el llenado de los formularios, todo lo que tiene que hacer es seguir las instrucciones en pantalla para descargar e instalar su copia de prueba de Microsoft Office.

¬ŅNecesita m√°s aclaraciones sobre los pasos descritos anteriormente? Te insto a que eches un vistazo a mi gu√≠a sobre c√≥mo descargar Office, en la que te he explicado todo en detalle.

Una vez que se completa la configuraci√≥n, puede iniciar Access usando el icono residente en el men√ļ Inicio / Pantalla de inicio di Windows (llamado al hacer clic en el icono con forma de bandera ubicado en la esquina inferior izquierda de la pantalla) o desde la carpeta aplicaciones di MacOS.



Cómo crear una base de datos en Access

Como ya mencioné al comienzo de la publicación, crear una base de datos en Access no es complicado, sin embargo, necesitas saber exactamente los criterios por los cuales organizar los datos que tienes. Antes de seguir adelante y tomar la acción real, quiero aclarar algunos conceptos fundamentales con respecto a los elementos que componen una base de datos.

  • mesa - es un conjunto de lineas horizontales y columnas verticales. En las columnas (o campos) se indican propiedad elemento, mientras que cada fila identifica un dato preciso. Si queremos tomar como ejemplo una tabla de alumnos, se definir√°n las columnas propiedad de cada alumno, uno para cada columna: esto le dar√° el campo Nombreel campo Apellidoel campo A√Īo de nacimientoel campo C√≥digo Tributarioel campo A√Īo de estudio etc√©tera. Cada fila, por otro lado, define a un solo estudiante. Los elementos homog√©neos (es decir, que tienen las mismas propiedades) deben especificarse en cada tabla de acceso.
  • entidad - es el nombre t√©cnico que define los elementos que forman parte de una tabla.
  • c√©lula - esta es la unidad (con su valor asignado) en la que una fila y una columna se cruzan.
  • Record - es el conjunto de propiedades de una entidad espec√≠fica que pertenece a la tabla: es decir, un registro no es m√°s que una fila de la tabla que define un elemento espec√≠fico.
  • Clave primaria - es el campo de una tabla que identifica un√≠vocamente cada elemento. En otras palabras, la clave principal es una "propiedad √ļnica" de un objeto: si queremos tomar el ejemplo del estudiante, podr√≠amos usar la columna del c√≥digo de impuestos como clave principal. Como es f√°cil de entender, dentro de una tabla no puede haber dos claves primarias iguales.
  • informe - es la "relaci√≥n" que vincula dos tablas que tambi√©n contienen elementos distintos. Por ejemplo, tablas Studentitismo ed Ex√°menes, se pueden vincular de izquierda a derecha por la relaci√≥n soportes (estudiante toma examen) y del informe apoyado por de derecha a izquierda (examen realizado por el alumno). Las relaciones se utilizan en bases de datos que constan de m√°s de una tabla, cuando los elementos de cada una de ellas necesitan estar "vinculados" de alguna manera.

Ahora que est√° familiarizado con la terminolog√≠a b√°sica de bases de datos, es hora de ponerse manos a la obra: si a√ļn no lo ha hecho, inicie el programa. Acceso:, haga clic en el icono Base de datos de escritorio en blanco, asigne un nombre a la base de datos escribi√©ndolo en el cuadro de texto provisto y haga clic en el bot√≥n Crea.



Al igual que los otros componentes de Office, puede hacer uso de plantillas de base de datos listas para usar: puede buscar usando el √°rea de texto apropiada ubicada en la parte superior (p. Ej. Gesti√≥n de producto), haga clic en el icono que mejor se adapte a sus necesidades y luego en el bot√≥n Crea. Por conveniencia, me referir√© a una base de datos vac√≠a a partir de ahora.

De forma predeterminada, Access crea una tabla que contiene un campo ID, ya configurado para ser uno Clave primaria: Si lo desea, puede cambiar el nombre del campo haciendo clic derecho en las entradas correspondientes y seleccionando Cambiar nombre de campo del men√ļ propuesto. Si, por ejemplo, desea crear una tabla que contenga una lista de estudiantes, puede cambiar el nombre del campo ID in c√≥digo fiscal.

Puede definir el tipo de datos que debe contener un campo, as√≠ como sus propiedades, haciendo clic en el campo a modificar y luego en el elemento Campi: Puede utilizar los men√ļs desplegables Tipo de datosFormato (si corresponde) para especificarlo. En este ejemplo, el n√ļmero de seguro social se puede especificar como Texto corto: puede especificar la longitud m√°xima en el cuadro Tama√Īo del campo. En este ejemplo, el n√ļmero de seguro social es exactamente largo. Personajes 16.

Si es necesario, puede marcar la casilla Obligatorio, para evitar que un campo quede en blanco. Para agregar un nuevo campo, puede usar los botones Texto breve, n√ļmero, moneda, fecha y hora, s√≠ / noOtros campos presente en la tarjeta Campi, o haga clic en el elemento Haga clic para agregar colocado dentro de la mesa. Para eliminar un campo, simplemente haga bot√≥n derecho del rat√≥n en √©l y seleccione el elemento Eliminar campo del men√ļ propuesto.


Agregar datos

Ahora que finalmente ha creado la estructura de su tabla, ¡es hora de completarla con los datos que necesita! No te preocupes, la operación es realmente sencilla: haz clic en la celda que quieres rellenar y escribe los datos que quieres asignarle.


Puede pasar de un campo a otro en el registro presionando la tecla leng√ľeta (generalmente ubicado encima de la tecla Shift en el teclado) e inicie un nuevo registro presionando la tecla Env√≠o. Si hubiera asignado el atributo Obligatorio a un campo (interviniendo en el cuadro correspondiente, como expliqu√© anteriormente), debe necesariamente asignarle un valor antes de continuar con el siguiente registro.

Para eliminar un registro, haga bot√≥n derecho del rat√≥n en el rect√°ngulo gris ubicado a la izquierda del primer campo que lo identifica, seleccione el √≠tem Eliminar el registro en el men√ļ que se abre y luego presiona el bot√≥n S√≠.

Una vez que la tabla est√° completa, puede guardarla presionando el bot√≥n Ahorrar, el moldeado disquete ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla de Acceso, dando as√≠ un nombre a su mesa.

Puede crear nuevas tablas en su base de datos haciendo clic en la secci√≥n Crea, ubicado en la barra en la parte superior, y luego en el bot√≥n mesa.

Crea relaciones entre tablas

El m√©todo m√°s simple de crear relaciones entre dos tablas es, sin duda, "vincular" las respectivas claves primarias: queriendo volver al ejemplo anterior, es posible crear una relaci√≥n entre entidades Estudiante ed esame, del tipo Student "supports" Exam, creando una conexi√≥n entre las claves que identifican de forma √ļnica los registros de cada tabla, es decir C√≥digo TributarioC√≥digo de examen. En t√©rminos muy simples, esto hace que la base de datos comprenda que los estudiantes y los ex√°menes ingresados ‚Äč‚Äčen las tablas est√°n conectados entre s√≠ de alguna manera.

Al parecer, esto puede parecerle in√ļtil, pero le garantizo que no lo es, ya que, adem√°s de asignar un cierto orden y consistencia a los datos, establecer relaciones entre tablas puede servir para generar pr√°cticas informe: por ejemplo, dentro de la tabla Student, un campo hipot√©tico N√ļmero de ex√°menes realizados puede contener el recuento autom√°tico de las relaciones entre el expediente del alumno y los elementos relacionados de la mesa de examen. De esta manera, cuando un estudiante va a tomar un examen, simplemente actualice el informe y el recuento total se generar√° autom√°ticamente a pedido.

Al comprender la utilidad de las relaciones, es hora de ponerse manos a la obra. Para crear uno, haga clic en el elemento Herramientas de base de datos colocado en la parte superior, luego en el bot√≥n Relaciones: del peque√Īo panel propuesto, seleccione la primera mesa que desea involucrar en la relaci√≥n, presione el bot√≥n A√Īadir y repita la operaci√≥n con los siguientes. Una vez que haya agregado todas las tablas necesarias, presione el bot√≥n cerca.

En este punto, haga clic en el nuevo panel Relaciones que aparece en la pantalla de Acceso, seleccione con el mouse el Clave primaria que identifica los registros de la primera tabla (marcada con un icono de bombilla), arr√°strela a la Clave primaria de la segunda mesa y luego presiona el bot√≥n Crea: la aparici√≥n de una flecha que conecta una mesa con otra confirma que se ha creado la relaci√≥n.

Una vez que haya creado las relaciones necesarias, presione el bot√≥n cerca ubicado en la parte superior y luego en el bot√≥n S√≠ para volver a la vista de tabla.

Ejecutar consultas

Una de las herramientas m√°s v√°lidas de Access, y de las bases de datos relacionales en general, es la capacidad de ejecutar consultas dirigido, definido en jerga pregunta: estas herramientas, en particular, son esenciales para realizar cualquier tipo de b√ļsqueda en la base de datos (ej. "mostrar los nombres de los ex√°menes de 9 CFU"), para modificar registros completos de forma masiva o, nuevamente, para generar nuevas tablas o informes desde tablas existentes (por ejemplo, "todos los usuarios que han realizado el examen de programaci√≥n 1").

Principalmente, existen dos tipos de consultas: las de selecci√≥n, que te permiten mostrar el resultado de una b√ļsqueda en base a ciertos par√°metros, y los de Comando, que le permiten realizar cambios masivos en varios registros a la vez seg√ļn un criterio de b√ļsqueda espec√≠fico.

Para generar una consulta, haga clic en la secci√≥n Crea colocado en la parte superior, luego en el bot√≥n Estructura de consulta: seleccione la tabla que le interesa ver los resultados del men√ļ propuesto, presione el bot√≥n A√Īadir y finalmente, su cerca. Luego haga clic en el panel Query1 que aparece en la pantalla.

Inicialmente, la pantalla puede parecer un poco complicada, pero en realidad es una de las caracter√≠sticas m√°s poderosas de Access: haga clic en la celda Campo m√°s a la izquierda, seleccione un campo en la tabla usando el men√ļ desplegable propuesto y haga clic en √©l para agregarlo a la consulta, luego repita la operaci√≥n con los siguientes campos.

En este punto, puede refinar su b√ļsqueda actuando sobre los diversos elementos de la peque√Īa tabla que se muestra a continuaci√≥n, modific√°ndolos de esta manera.

  • Orden - puede ordenar los resultados de su b√ļsqueda seg√ļn un campo espec√≠fico configurando los elementos Ascendente o Descendente en correspondencia con el campo en s√≠.
  • exposici√≥n - al colocar la marca de verificaci√≥n en la casilla, el campo se muestra en los resultados.
  • criterios - aqu√≠ puede establecer los criterios con los que refinar los resultados en funci√≥n del campo elegido (por ejemplo, mostrar los estudiantes cuyo a√Īo de curso es mayor o igual que el segundo).
  • o - secci√≥n √ļtil para especificar operaciones de uni√≥n l√≥gica.

Una vez definida correctamente la consulta, presione el botón Correr: se generará una tabla sobre la marcha que contiene los resultados de la consulta realizada.

Si est√° familiarizado con el lenguaje SQL y est√° familiarizado con las operaciones de control (ALTER, √öNETEUNI√ďN CRUZADA y as√≠ sucesivamente), puede usarlos usando los botones actualizaci√≥neliminaci√≥nDe paso a trav√©s e Hacer cola en la pantalla Vista exterior analizado hace un momento. Si desea emitir sentencias SQL manualmente, presione el bot√≥n Definici√≥n de datos para proceder.

Generar informes

Generar un informe es sin duda la forma más rápida de tener acceso inmediato a los datos que está interesado en analizar dentro de su base de datos. Solo para darle un ejemplo, volviendo a nuestra base de datos de Estudiantes / Exámenes, es posible que desee generar un informe que muestre todos los estudiantes que tomaron el examen de Programación 1.

Como puede imaginar, puede crear un informe a partir de uno tabla o de una especificaci√≥n pregunta definido con el procedimiento que te expliqu√© hace un rato: en general lo que tienes que hacer es hacer clic en la tabla o consulta que te interesa generar el informe, ir al apartado Crear, presiona el bot√≥n Asistente report y siga las instrucciones en pantalla para definir los campos a incluir, los criterios a seguir y, si es necesario, las opciones de agrupaci√≥n. Una vez que se genera el informe, puede modificar su estructura haciendo bot√≥n derecho del rat√≥n en el art√≠culo relevante ubicado en la caja Reportar en el panel izquierdo y seleccionando Vista de √°rbol desde el men√ļ contextual propuesto.

Lamentablemente, no puedo ser más específico sobre esta operación, ya que hay tantos casos por analizar y la extensión de esta guía no sería suficiente para analizarlos todos. Sin embargo, lo que puedo garantizarle es que se necesita un poco de práctica para familiarizarse con esta poderosa herramienta.

De hecho, una vez que tengas la experiencia necesaria, unos segundos te bastar√°n para que tengas acceso √ļnica y exclusivamente a la parte de los datos que pretendes analizar, optimizando as√≠ el tiempo de que dispones y aumentando la productividad: esta es precisamente la poder del acceso, ¬Ņno crees?

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