C贸mo utilizar Access

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Mart铆 Micolau
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C贸mo instalar Access

Ya mencion茅 hace unas l铆neas que Access forma parte de la suite de productividad de Microsoft Office: esta 煤ltima, sin embargo, no est谩 disponible de forma gratuita: solo se puede utilizar comprando una licencia comercial o suscribi茅ndose a la plataforma Office 365; para que Access est茅 disponible en el paquete, debe comprar una licencia igual o mayor que Ministerio del Interior 365, con precios desde 10 euro / mes. Antes de comprar, a煤n puede obtener una versi贸n de prueba gratuita de Office para evaluar si Access es la soluci贸n adecuada para usted.



驴No sabes c贸mo descargar Office gratis? No se preocupe, el procedimiento es bastante sencillo: conectado al sitio web de Microsoft Office 365, haga clic en el bot贸n Pru茅belo gratis durante 1 mes, escriba el correo electr贸nico y la contrase帽a asociados con su cuenta de Microsoft (si no tiene una, puede crearla siguiendo mi tutorial espec铆fico), luego presione el bot贸n Inicia.

En este punto, complete los formularios que se muestran en la p谩gina siguiente con la informaci贸n requerida. Para que quede claro, le adelanto que se le pedir谩 que especifique un m茅todo de pago- No se preocupe, no se le cobrar谩 hasta que finalice la prueba de Office 365 (puede desactivar la renovaci贸n autom谩tica antes de que caduque a trav茅s de esta p谩gina web). Una vez que haya completado el llenado de los formularios, todo lo que tiene que hacer es seguir las instrucciones en pantalla para descargar e instalar su copia de prueba de Microsoft Office.

驴Necesita m谩s aclaraciones sobre los pasos descritos anteriormente? Te insto a que eches un vistazo a mi gu铆a sobre c贸mo descargar Office, en la que te he explicado todo en detalle.

Una vez que se completa la configuraci贸n, puede iniciar Access usando el icono residente en el men煤 Inicio / Pantalla de inicio di Windows (llamado al hacer clic en el icono con forma de bandera ubicado en la esquina inferior izquierda de la pantalla) o desde la carpeta aplicaciones di MacOS.



C贸mo crear una base de datos en Access

Como ya mencion茅 al comienzo de la publicaci贸n, crear una base de datos en Access no es complicado, sin embargo, necesitas saber exactamente los criterios por los cuales organizar los datos que tienes. Antes de seguir adelante y tomar la acci贸n real, quiero aclarar algunos conceptos fundamentales con respecto a los elementos que componen una base de datos.

  • mesa - es un conjunto de lineas horizontales y columnas verticales. En las columnas (o campos) se indican propiedad elemento, mientras que cada fila identifica un dato preciso. Si queremos tomar como ejemplo una tabla de alumnos, se definir谩n las columnas propiedad de cada alumno, uno para cada columna: esto le dar谩 el campo Nombreel campo Apellidoel campo A帽o de nacimientoel campo C贸digo Tributarioel campo A帽o de estudio etc茅tera. Cada fila, por otro lado, define a un solo estudiante. Los elementos homog茅neos (es decir, que tienen las mismas propiedades) deben especificarse en cada tabla de acceso.
  • entidad - es el nombre t茅cnico que define los elementos que forman parte de una tabla.
  • c茅lula - esta es la unidad (con su valor asignado) en la que una fila y una columna se cruzan.
  • Record - es el conjunto de propiedades de una entidad espec铆fica que pertenece a la tabla: es decir, un registro no es m谩s que una fila de la tabla que define un elemento espec铆fico.
  • Clave primaria - es el campo de una tabla que identifica un铆vocamente cada elemento. En otras palabras, la clave principal es una "propiedad 煤nica" de un objeto: si queremos tomar el ejemplo del estudiante, podr铆amos usar la columna del c贸digo de impuestos como clave principal. Como es f谩cil de entender, dentro de una tabla no puede haber dos claves primarias iguales.
  • informe - es la "relaci贸n" que vincula dos tablas que tambi茅n contienen elementos distintos. Por ejemplo, tablas Studentitismo ed Ex谩menes, se pueden vincular de izquierda a derecha por la relaci贸n soportes (estudiante toma examen) y del informe apoyado por de derecha a izquierda (examen realizado por el alumno). Las relaciones se utilizan en bases de datos que constan de m谩s de una tabla, cuando los elementos de cada una de ellas necesitan estar "vinculados" de alguna manera.

Ahora que est谩 familiarizado con la terminolog铆a b谩sica de bases de datos, es hora de ponerse manos a la obra: si a煤n no lo ha hecho, inicie el programa. Acceso:, haga clic en el icono Base de datos de escritorio en blanco, asigne un nombre a la base de datos escribi茅ndolo en el cuadro de texto provisto y haga clic en el bot贸n Crea.



Al igual que los otros componentes de Office, puede hacer uso de plantillas de base de datos listas para usar: puede buscar usando el 谩rea de texto apropiada ubicada en la parte superior (p. Ej. Gesti贸n de producto), haga clic en el icono que mejor se adapte a sus necesidades y luego en el bot贸n Crea. Por conveniencia, me referir茅 a una base de datos vac铆a a partir de ahora.

De forma predeterminada, Access crea una tabla que contiene un campo ID, ya configurado para ser uno Clave primaria: Si lo desea, puede cambiar el nombre del campo haciendo clic derecho en las entradas correspondientes y seleccionando Cambiar nombre de campo del men煤 propuesto. Si, por ejemplo, desea crear una tabla que contenga una lista de estudiantes, puede cambiar el nombre del campo ID in c贸digo fiscal.

Puede definir el tipo de datos que debe contener un campo, as铆 como sus propiedades, haciendo clic en el campo a modificar y luego en el elemento Campi: Puede utilizar los men煤s desplegables Tipo de datosFormato (si corresponde) para especificarlo. En este ejemplo, el n煤mero de seguro social se puede especificar como Texto corto: puede especificar la longitud m谩xima en el cuadro Tama帽o del campo. En este ejemplo, el n煤mero de seguro social es exactamente largo. Personajes 16.

Si es necesario, puede marcar la casilla Obligatorio, para evitar que un campo quede en blanco. Para agregar un nuevo campo, puede usar los botones Texto breve, n煤mero, moneda, fecha y hora, s铆 / noOtros campos presente en la tarjeta Campi, o haga clic en el elemento Haga clic para agregar colocado dentro de la mesa. Para eliminar un campo, simplemente haga bot贸n derecho del rat贸n en 茅l y seleccione el elemento Eliminar campo del men煤 propuesto.


Agregar datos

Ahora que finalmente ha creado la estructura de su tabla, 隆es hora de completarla con los datos que necesita! No te preocupes, la operaci贸n es realmente sencilla: haz clic en la celda que quieres rellenar y escribe los datos que quieres asignarle.


Puede pasar de un campo a otro en el registro presionando la tecla leng眉eta (generalmente ubicado encima de la tecla Shift en el teclado) e inicie un nuevo registro presionando la tecla Env铆o. Si hubiera asignado el atributo Obligatorio a un campo (interviniendo en el cuadro correspondiente, como expliqu茅 anteriormente), debe necesariamente asignarle un valor antes de continuar con el siguiente registro.

Para eliminar un registro, haga bot贸n derecho del rat贸n en el rect谩ngulo gris ubicado a la izquierda del primer campo que lo identifica, seleccione el 铆tem Eliminar el registro en el men煤 que se abre y luego presiona el bot贸n S铆.

Una vez que la tabla est谩 completa, puede guardarla presionando el bot贸n Ahorrar, el moldeado disquete ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla de Acceso, dando as铆 un nombre a su mesa.

Puede crear nuevas tablas en su base de datos haciendo clic en la secci贸n Crea, ubicado en la barra en la parte superior, y luego en el bot贸n mesa.

Crea relaciones entre tablas

El m茅todo m谩s simple de crear relaciones entre dos tablas es, sin duda, "vincular" las respectivas claves primarias: queriendo volver al ejemplo anterior, es posible crear una relaci贸n entre entidades Estudiante ed esame, del tipo Student "supports" Exam, creando una conexi贸n entre las claves que identifican de forma 煤nica los registros de cada tabla, es decir C贸digo TributarioC贸digo de examen. En t茅rminos muy simples, esto hace que la base de datos comprenda que los estudiantes y los ex谩menes ingresados 鈥嬧媏n las tablas est谩n conectados entre s铆 de alguna manera.

Al parecer, esto puede parecerle in煤til, pero le garantizo que no lo es, ya que, adem谩s de asignar un cierto orden y consistencia a los datos, establecer relaciones entre tablas puede servir para generar pr谩cticas informe: por ejemplo, dentro de la tabla Student, un campo hipot茅tico N煤mero de ex谩menes realizados puede contener el recuento autom谩tico de las relaciones entre el expediente del alumno y los elementos relacionados de la mesa de examen. De esta manera, cuando un estudiante va a tomar un examen, simplemente actualice el informe y el recuento total se generar谩 autom谩ticamente a pedido.

Al comprender la utilidad de las relaciones, es hora de ponerse manos a la obra. Para crear uno, haga clic en el elemento Herramientas de base de datos colocado en la parte superior, luego en el bot贸n Relaciones: del peque帽o panel propuesto, seleccione la primera mesa que desea involucrar en la relaci贸n, presione el bot贸n A帽adir y repita la operaci贸n con los siguientes. Una vez que haya agregado todas las tablas necesarias, presione el bot贸n cerca.

En este punto, haga clic en el nuevo panel Relaciones que aparece en la pantalla de Acceso, seleccione con el mouse el Clave primaria que identifica los registros de la primera tabla (marcada con un icono de bombilla), arr谩strela a la Clave primaria de la segunda mesa y luego presiona el bot贸n Crea: la aparici贸n de una flecha que conecta una mesa con otra confirma que se ha creado la relaci贸n.

Una vez que haya creado las relaciones necesarias, presione el bot贸n cerca ubicado en la parte superior y luego en el bot贸n S铆 para volver a la vista de tabla.

Ejecutar consultas

Una de las herramientas m谩s v谩lidas de Access, y de las bases de datos relacionales en general, es la capacidad de ejecutar consultas dirigido, definido en jerga pregunta: estas herramientas, en particular, son esenciales para realizar cualquier tipo de b煤squeda en la base de datos (ej. "mostrar los nombres de los ex谩menes de 9 CFU"), para modificar registros completos de forma masiva o, nuevamente, para generar nuevas tablas o informes desde tablas existentes (por ejemplo, "todos los usuarios que han realizado el examen de programaci贸n 1").

Principalmente, existen dos tipos de consultas: las de selecci贸n, que te permiten mostrar el resultado de una b煤squeda en base a ciertos par谩metros, y los de Comando, que le permiten realizar cambios masivos en varios registros a la vez seg煤n un criterio de b煤squeda espec铆fico.

Para generar una consulta, haga clic en la secci贸n Crea colocado en la parte superior, luego en el bot贸n Estructura de consulta: seleccione la tabla que le interesa ver los resultados del men煤 propuesto, presione el bot贸n A帽adir y finalmente, su cerca. Luego haga clic en el panel Query1 que aparece en la pantalla.

Inicialmente, la pantalla puede parecer un poco complicada, pero en realidad es una de las caracter铆sticas m谩s poderosas de Access: haga clic en la celda Campo m谩s a la izquierda, seleccione un campo en la tabla usando el men煤 desplegable propuesto y haga clic en 茅l para agregarlo a la consulta, luego repita la operaci贸n con los siguientes campos.

En este punto, puede refinar su b煤squeda actuando sobre los diversos elementos de la peque帽a tabla que se muestra a continuaci贸n, modific谩ndolos de esta manera.

  • Orden - puede ordenar los resultados de su b煤squeda seg煤n un campo espec铆fico configurando los elementos Ascendente o Descendente en correspondencia con el campo en s铆.
  • exposici贸n - al colocar la marca de verificaci贸n en la casilla, el campo se muestra en los resultados.
  • criterios - aqu铆 puede establecer los criterios con los que refinar los resultados en funci贸n del campo elegido (por ejemplo, mostrar los estudiantes cuyo a帽o de curso es mayor o igual que el segundo).
  • o - secci贸n 煤til para especificar operaciones de uni贸n l贸gica.

Una vez definida correctamente la consulta, presione el bot贸n Correr: se generar谩 una tabla sobre la marcha que contiene los resultados de la consulta realizada.

Si est谩 familiarizado con el lenguaje SQL y est谩 familiarizado con las operaciones de control (ALTER, 脷NETEUNI脫N CRUZADA y as铆 sucesivamente), puede usarlos usando los botones actualizaci贸neliminaci贸nDe paso a trav茅s e Hacer cola en la pantalla Vista exterior analizado hace un momento. Si desea emitir sentencias SQL manualmente, presione el bot贸n Definici贸n de datos para proceder.

Generar informes

Generar un informe es sin duda la forma m谩s r谩pida de tener acceso inmediato a los datos que est谩 interesado en analizar dentro de su base de datos. Solo para darle un ejemplo, volviendo a nuestra base de datos de Estudiantes / Ex谩menes, es posible que desee generar un informe que muestre todos los estudiantes que tomaron el examen de Programaci贸n 1.

Como puede imaginar, puede crear un informe a partir de uno tabla o de una especificaci贸n pregunta definido con el procedimiento que te expliqu茅 hace un rato: en general lo que tienes que hacer es hacer clic en la tabla o consulta que te interesa generar el informe, ir al apartado Crear, presiona el bot贸n Asistente report y siga las instrucciones en pantalla para definir los campos a incluir, los criterios a seguir y, si es necesario, las opciones de agrupaci贸n. Una vez que se genera el informe, puede modificar su estructura haciendo bot贸n derecho del rat贸n en el art铆culo relevante ubicado en la caja Reportar en el panel izquierdo y seleccionando Vista de 谩rbol desde el men煤 contextual propuesto.

Lamentablemente, no puedo ser m谩s espec铆fico sobre esta operaci贸n, ya que hay tantos casos por analizar y la extensi贸n de esta gu铆a no ser铆a suficiente para analizarlos todos. Sin embargo, lo que puedo garantizarle es que se necesita un poco de pr谩ctica para familiarizarse con esta poderosa herramienta.

De hecho, una vez que tengas la experiencia necesaria, unos segundos te bastar谩n para que tengas acceso 煤nica y exclusivamente a la parte de los datos que pretendes analizar, optimizando as铆 el tiempo de que dispones y aumentando la productividad: esta es precisamente la poder del acceso, 驴no crees?

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