Información preliminar
Pronto veremos, juntos, cómo funciona el servicio de Factura Legal de InfoCert. Pero primero, permítame darle información general sobre el facturación electrónica y su uso.
A partir de 1 enero 2019, la facturación electrónica es obligatoria para las empresas, autónomos, autónomos y CIF que sean residentes o se hayan afincado en la ciudad. Se refiere tanto a la emisión como a la recepción de facturas de y para particulares (facturación B2B) y Administraciones Públicas (facturación B2G). Sólo están exentos de la obligación aquellos que operen en régimen de tarifa plana, régimen mínimo o régimen de ventaja, asociaciones deportivas amateur con ingresos de hasta 65.000 euros anuales, médicos y farmacéuticos que ya tengan la obligación de transmitir datos al sistema TS. (tarjeta sanitaria), los agricultores con régimen especial y los que venden bienes o prestan servicios a ciudadanos extracomunitarios y no residentes en la ciudad.
Con Legalinvoice by InfoCert es posible gestionar toda la fase de facturación de los particulares (B2B) y las Administraciones Públicas (B2G) actuando a través de un cómodo panel Web, por lo tanto directamente desde el navegador (por ejemplo Chrome, Firefox o Safari) sin instalar aplicaciones o complementos adicionales en su computadora.
Las facturas emitidas se envían a Sistema de intercambio (SDI) gestionado por la Agencia Tributaria - y por tanto a los destinatarios finales - por el vencimiento de la liquidación del IVA, de modo que los clientes que operan mensualmente pueden enviar facturas fechadas en enero (en cualquier fecha) antes del 15 de febrero y los clientes que operan en un Mensualmente con base trimestral se pueden enviar respetando el plazo del 15 de abril.
Sin embargo, para recibir facturas, debe utilizar el Código del destinatario: un código alfanumérico que consta de 7 caracteres atribuidos por el Sistema de Intercambio a los sujetos que tienen un canal de recepción acreditado (como InfoCert) y que, en nombre del cesionario / cliente, reciben la factura electrónica del ES y la clasifican para el destinatario el final. El código de destinatario de InfoCert es XL13LG4 y, además de ser comunicado a proveedores, debe estar registrado en la Agencia Tributaria, para poder recibir facturas electrónicas directamente en su panel privado.
Como se indica en la norma, existe la obligación de almacenamiento digital de facturas electrónicas. De hecho, las facturas van acompañadas de recibos de toma de control y aceptación del Sistema de Intercambio (SDI), que tienen valor legal y deben conservarse junto con la factura. Legalinvoice también proporciona esta función que permite la conservación digital tanto de las facturas como de las notificaciones relacionadas con las comunicaciones con el Exchange System.
Finalmente, una pequeña nota relacionada con Requisitos de hardware y software necesario para utilizar Legalinvoice. Como es, como ya se mencionó, un servicio basado en web, Legalinvoice funciona en todos los principales navegadores web sin la necesidad de complementos externos o requisitos especiales de hardware. Entrando en más detalle, los navegadores compatibles con el servicio son los siguientes.
- Chrome 15 y despues
- Firefox 15 y despues
- Safari 5 y despues
- Internet Explorer 10 y despues
- Opera 12 y despues
Ni siquiera se requiere firma digital, ya que InfoCert se configura como intermediario de facturación y firma las facturas con su propia firma automática-masiva y las envía al Exchange System (SDI) gestionado por la Agencia Tributaria.
Planes y precios de facturas legales
Antes de llegar al corazón del tutorial y descubrir, juntos, cómo utilizar la factura legal de InfoCert, parece correcto mostrarle las versiones del servicio disponibles y los precios relativos.
- INICIO de factura legal - es la solución ideal para artesanos, comerciantes, agricultores y números de IVA que actualmente producen facturas a mano o con Word o Excel, no tienen un software o programa para emitir facturas (gestión, ERP contable, etc.) y sí confían en un intermediario para la contabilidad. Le permite gestionar todo el proceso de facturación hacia y desde la AP y los particulares (B2B). Ofrece funciones de emisión de facturas (con control, firma y envío automático de facturas electrónicas al sistema SdI de la Agencia Tributaria, con seguimiento de los resultados), estimaciones, DDT, cronograma, tablero de control, verificación, contabilidad y recepción de facturas con funciones de exportación a través de un canal intermediario acreditado por InfoCert oa través de su propia cuenta PEC InfoCert. También ofrece almacenamiento y visualización automáticos de acuerdo con la ley de facturas electrónicas B2B activas y pasivas y facturas PA "Aceptadas" y "Fecha límite". Puedes probarlo gratis durante 6 meses, después de lo cual cuesta 4 euros / mes + IVA (facturado anualmente) e incluye 200 facturas al año, enviadas o recibidas a través del Sistema de Intercambio SdL de la Agenzia dell'Entrate. El almacenamiento de facturas y la firma están incluidos en el precio. Más info aquí.
- Factura legal PRO - es la solución ideal para realidades económicas medianas (comercios, empresas, firmas estructuradas) que, aunque ya en posesión de un software de gestión o ERP con el que crear facturas PDF o ya en formato XML-PA, deben hacer uso de un herramienta especializada para la gestión B2B, no quieren o no pueden modificar su software de facturación y flujos de trabajo actuales y / o tienen casos particulares y sofisticados de facturas electrónicas para emitir. Ofrece todas las ventajas de Legalinvoice START, más la importación puntual y masiva de facturas PDF o XML generadas por sistemas ERP, un completo tablero de carga, control y verificación de datos y una función para la exportación masiva de datos y facturas. Puedes probarlo gratis durante 6 meses, tras lo cual cuesta 7 euros / mes + IVA (facturado anualmente) pero en la promoción también puedes pagar la mitad de precio. Incluye 400 documentos (facturas, notas de crédito, etc.) enviados o recibidos a través del Sistema de Intercambio (SdI) de la Agenzia dell'Entrate. Más info aquí.
Los servicios Legalinvoice START y Legalinvoice PRO están disponibles en dos variantes: una para empresas y números de IVA y uno para intermediarios (contables, asesores laborales, etc.) que pueden adquirir servicios públicos para ellos y sus clientes y compartir de forma privada los datos ingresados (facturas, notas de crédito, etc.).
Además, cabe destacar la disponibilidad de la promoción. Kit de inicio di Infocert, que incluye PEC, facturación electrónica y firma electrónica. Más información sobre esto está disponible en el sitio web oficial de InfoCert.
Nota: Legalinvoice prevé el almacenamiento sustitutivo de las facturas enviadas a la Administración Pública a través del sistema por un período de 10 años. En el caso de que decida no renovar la tarifa de suscripción en el servicio, puede descargar lo que se ha enviado en almacenamiento a través de la función adecuada disponible dentro de la aplicación antes de que finalice el servicio.
Cómo activar Legalinvoice
Ahora que conoce todas las funciones de la factura legal de InfoCert, puede tomar medidas y activar la versión del servicio que más prefiera. Conéctese, por tanto, a la web oficial de Legalinvoice y elija si compra inmediatamente una solución de su elección INICIO de factura legal e Factura legal PRO o si activar uno 6 meses de prueba gratis.
Si prefieres probar Factura legal START o PRO gratis durante 6 meses, haga clic en el elemento correspondiente en el sitio web oficial del servicio e inicie sesión en su cuenta de InfoCert. Si aún no tiene una cuenta, haga clic en el botón Crear una cuenta y rellena el formulario que se te propone con el tuyo dirección de correo electrónico y la contraseña que desea utilizar para iniciar sesión.
Entonces marque la casilla No soy un robot y elige si dar consentimiento o no para actividades de marketing utilizando los cuadros correspondientes en la parte inferior de la página. Una vez hecho esto, haga clic en el botón Registros avanzar.
Ahora, presione el botón Complete la solicitud de activación y elige si activar Legalinvoice gratis durante 6 meses en la dirección de correo electrónico que indicó durante el registro o en otra dirección de correo electrónico, escribiéndolo en el campo de texto apropiado y presionando el botón Attiva.
Una vez realizada su elección, cumplimente el formulario que se le propone con sus datos personales. Luego usa el menú desplegable Servicios para indicar si eres un privado, A 'firme, un profesional, eres parte del Pensilvania o eres miembro de unAsociación, luego proporcione el resto de la información solicitada: Nombre del Negocio, código fiscal o número de IVA, dirección, email, cellulare, nombre, apellidos y código fiscal del solicitante y así sucesivamente.
Elija, en este punto, si dar consentimiento para las actividades de marketing, utilice las casillas correspondientes ubicadas en la parte inferior de la página y haga clic en adelante. Luego especifique eldirección de correo electrónico donde recibir la confirmación de la activación del servicio y presionar el botón adelante dos veces seguidas.
Ahora tienes que elegir cómo solicitar la activación de Legalinvoice: a través de firma digital, usando el programa Dique (del que también te hablé en mi tutorial sobre cómo abrir archivos p7m) o cualquier otro software digital o imprimiendo, firmando y enviando la documentación correspondiente por fax o correo certificado.
En el primer caso, haga clic en el botón firma digital y siga las instrucciones en pantalla. En el segundo, sin embargo, haga clic en el botón imprimir dos veces seguidas, imprima el documento PDF que se le proporcionó, complételo, fírmelo y luego envíelo por fax al número 06.89281226 o por PEC en pec.attivazione@infocert.it. Recuerda adjuntar uno también copia a doble cara del documento de identidad del solicitante.
Dentro de los tres días posteriores al envío del contrato, debería recibir un mensaje sobre la activación exitosa de Legalinvoice. Una vez que haya recibido el correo electrónico de confirmación, haga clic en link de verificacion contenido en el mismo y cumplimente el formulario que se le propone con Nombre del Negocio, código de impuestos, dirección y el resto de los datos de su empresa. Finalmente, ingrese la contraseña que desea usar para acceder a Factura Legal y presione el botón Confirmación para confirmar su identidad e iniciar sesión en el servicio.
Has decidido comprar directamente INICIO de factura legal o Factura legal PRO? En este caso, conéctese al sitio web oficial de Legalinvoice y haga clic en el botón Comprar ahora relacionado con el plan que ha elegido. Luego elija, de los menús desplegables apropiados, el duración de la suscripción que desea suscribir (de 1 a 3 años) y el número de facturas desea crear y haga clic en el botón Añadir al carrito ubicado en la parte inferior derecha.
En la página siguiente, asegúrese de que el resumen de su pedido sea correcto y haga clic en el botón Continuar con el pago. Entonces inicia sesión con el tuyo cuenta InfoCert escribiendo las credenciales en el formulario correspondiente o, si aún no tiene una cuenta, haga clic en el botón Crear una cuenta para registrarse (como se explicó anteriormente para la activación de la prueba de 6 meses del servicio).
Luego siga las instrucciones en pantalla para confirmar su identidad y completar la compra del servicio de su elección. El pago se puede realizar a través de tarjeta de crédito, PayPal o transferencia bancaria.
Cómo utilizar Legalinvoice
Una vez que haya accedido a la Factura Legal de InfoCert, todo lo que tiene que hacer es conectarse a la página de inicio del servicio, iniciar sesión en su cuenta y comenzar a administrar sus facturas. Ahora te lo explicaré todo en detalle.
Nota: Utilicé para el tutorial INICIO de factura legal, que es la versión básica del servicio, por lo que las siguientes indicaciones se refieren específicamente a esta última.
Configuración inicial
Ahora se encuentra en la página de inicio de Legalinvoice START, que contiene una lista de todos últimas actividades llevado a cabo (por ejemplo, recibir mensajes, insertar elementos en los datos personales, emitir o recibir documentos, etc.) y algunos barras de herramientas, útil para llegar a las distintas funciones del servicio.
La barra negra en la parte superior te permite acceder rápidamente a los mensajes y páginas de administración de tu perfil; allí barra azul a continuación incluye un campo de búsqueda para documentos, clientes, etc. e iconos para emitir nuevos documentos (facturas, recibos, notas de crédito, etc.), ver documentosiniciar sesión instrumentos para gestionar el archivo y compartir el entorno de trabajo y recibir ayudar en el uso de Legalinvoice. A la izquierda, sin embargo, hay un Menú de Navegación que le permite acceder rápidamente a su propia características favoritas (por ejemplo, emitir una factura, cargar archivos, enviar mensajes, etc.), ver elaño fiscal en uso, acciones activas, acceder al cuadro financiero con los balances de ingresos y gastos, consulte el últimas actividades e importar documentos electronicos.
Como explicaré en el transcurso de este tutorial, todo es muy intuitivo. Sin embargo, para comenzar a emitir y recibir facturas con Legalinvoice START, debe completar correctamente el perfil de su empresa y el tuyo perfil electrónico: dos operaciones que requieren solo unos minutos de tiempo pero sin las cuales no es posible comenzar a administrar sus documentos.
Además, le recomiendo que ajuste la configuración relacionada con el perfil de usuario (es decir, a su cuenta en Legalinvoice) y al Perfil público que se muestra dentro de la red de la que forman parte las empresas usuarias de Legalinvoice: sigue las instrucciones a continuación y podrás hacer todo sin el menor problema.
Perfil de la compañía
Para completar el perfil de su empresa, haga clic en el botón Vai que se encuentra en el recuadro desplegado en el centro de la pantalla y, en consecuencia, cumplimentar el formulario que se le propone con todos los datos de su empresa. Si no ve ningún recuadro en el centro de la pantalla, acceda al formulario con el perfil de su empresa haciendo clic en elicono de engranaje ubicado en la barra negra (arriba a la derecha) y seleccionando el elemento Perfil de la compañía en el menú que se abre.
Rellenar el formulario es muy intuitivo: en la parte superior está el cuadro Logotipo predeterminado donde debe insertar el logotipo de su empresa (cargando una imagen desde su computadora); en la sección Datos fiscales están sus datos personales (los campos ya deben estar completados), mientras que al lado está el botón Agregar sede para introducir datos relativos a la sede operativa de la empresa.
Desplazándose hacia abajo en la página, está la sección Datos a informar en documentos en el que debe ingresar, precisamente, los datos a reportar en los documentos emitidos: nombre, apellido, teléfono, email etc. Una vez que haya completado todos los campos, haga clic en el botón Ahorrar para guardar la información.
Ahora dirígete al menú del lado izquierdo, donde puedes encontrar los enlaces para acceder a las otras secciones del perfil de la empresa: en Sector laboral y empresarial puede indicar su profesión o el sector de su negocio (para permitir que el sistema le brinde mejores sugerencias y le ayude a configurar su perfil fiscal); en Plantillas de documentos puede encontrar las plantillas de facturas, albaranes, notas de crédito y otros documentos para ver, modificar y establecer como predeterminados (para establecer una plantilla como predeterminada, haga clic en elicono de engranaje ubicado en su vista previa y elija el elemento apropiado del menú que se abre), mientras que en Perfiles fiscales puede configurar su perfil fiscal haciendo clic enicono de engranaje correspondiente y seleccionando la opción Establecer por defecto en el menú que se abre. Todo es muy sencillo.
Subiendo Códigos de IVA puede administrar los códigos de IVA: elija el predeterminado para facturas o gastos e ingrese nuevos (la tasa predeterminada es 22%); en Métodos de pago puede administrar los métodos de pago aceptados (p. ej. comprobar, transferencia e tarjeta de crédito) y establecer otros nuevos; en Numeración y contadores puede gestionar la numeración de las facturas (también eligiendo si activar o desactivar la modo de numeración automática y gestión seccional); en Monedas puede establecer la moneda de referencia para las facturas y el tipo de cambio, mientras que en Plantillas de correo electrónico puede crear plantillas para mensajes de correo electrónico recurrentes, como los de envío de facturas, envío proforma, etc.
Finalmente, en la sección Importador de registro puede importar datos personales de clientes / proveedores o productos / servicios a través de archivos CSV, XLS o XLSX (simplemente seleccione la opción deseada del menú desplegable correspondiente y arrastre el archivo con los datos personales) al cuadro correspondiente que aparece en el pantalla.
Perfil electronico
El perfil electrónico Legalinvoice START contiene la información esencial para emitir y recibir facturas electrónicas. Para completarlo correctamente, haga clic en elicono de engranaje ubicado en la barra negra (arriba a la derecha) y seleccione el elemento Perfil electronico en el menú que se abre.
En la página siguiente, seleccione la entrada Datos maestros de facturas electrónicas B2B y PA de la barra lateral izquierda y rellena el formulario que se te propone con todos tus datos: nombre / razón social, dirección, IVA, código de impuestos, tipo de sujeto pasivo, régimen fiscal etc. Luego ingrese los datos del persona de contacto para el servicio (nombre y apellidos, teléfono y correo electrónico) y haga clic en el botón Ahorrar (abajo a la derecha) para guardar la información.
Un mensaje que se muestra en la parte superior de la página le notificará cuando el servicio de transmisión y recepción de documentos electrónicos esté activo para su cuenta. Por lo general, esto no toma más de 10 minutos.
A continuación, seleccione el elemento Configuración de perfil de factura electrónica B2B y PA desde la barra lateral izquierda para acceder a la sección donde se puede establecer el estándar que se utilizará para la facturación electrónica: Factura PA tener como norma la emisión de facturas y documentos electrónicos a las Administraciones Públicas o
Factura B2B Tener como norma la emisión de facturas y documentos electrónicos a todas las materias distintas de las Administraciones Públicas. Seleccione, por tanto, el formato de intercambio predeterminado entre Factura B2B e Factura PA en el menú desplegable, especifique los valores predeterminados que se utilizarán para Cobranza de IVA (fecha de vencimiento inmediata o división de pagos) e pago causal y haga clic en el botón Ahorrar (abajo a la derecha) para guardar los cambios.
Finalmente, seleccione el elemento Configuración del canal de recepción de facturas electrónicas B2B y PA para ver el Código de intermediario para ser comunicado a los proveedores (e ingresado en el sitio web de la Agencia Tributaria) para recibir facturas electrónicas.
Perfil de usuario
Como ya se mencionó anteriormente, la sección Perfil de usuario de Legalinvoice START es el que incluye toda la información relativa a su cuenta en el servicio. Para acceder a él y así cambiar la información relativa a su cuenta, haga clic en elicono de engranaje ubicado en la barra negra (arriba a la derecha) y seleccione el elemento Perfil de usuario en el menú que se abre.
En la página siguiente, seleccione la entrada Usuario desde el menú del lado izquierdo para editar nombre, apellido, la contraseña e información de contacto para Legalinvoice START o voz Parámetros de localización para ajustar la configuración relacionada con idioma, zona horaria, formato de fecha etcétera
Ir en cambio a la sección Cuenta de email y haciendo clic en el botón Agregar cuenta de correo electrónico puede activar el sistema de correo interno de LegalInvoice START y configurar su cuenta de correo a través de SMTP para enviar mensajes directamente desde el servicio.
Finalmente, accediendo a la sección Recordatorios automáticos puede ajustar los parámetros para el envío automático de recordatorios de pago mientras continúa casa puede ajustar el contenido que se mostrará en la página de inicio de LegalInvoice START: últimas actividades con las últimas actividades relacionadas con su cuenta o Escritorio con los balances de ingresos y gastos. En todas las secciones, para guardar sus preferencias y guardar los cambios realizados, presione el botón Ahorrar ubicado en la parte inferior derecha.
Perfil público
Legalinvoice START también incluye un componente "social", de hecho las empresas que utilizan el servicio forman parte de una red que les permite relacionarse fácilmente entre sí y, por defecto, tener un perfil público.
Para ajustar la configuración de su perfil público en Legalinvoice START, haga clic enicono de engranaje ubicado en la barra negra (arriba a la derecha) y seleccione el elemento Perfil público en el menú que se abre. En la página siguiente, colocando o quitando la marca de verificación de las casillas disponibles, elija si Permitir la publicación y la búsqueda de su perfil público., permitir el intercambio anónimo de información no sensible, permitir la visualización de otros usuarios que han autorizado la visualización de su perfil público y más. Para guardar sus preferencias, haga clic en el botón Ahorrar ubicado en la parte inferior derecha.
Una vez que haya ajustado las preferencias de privacidad de su perfil público, si ha decidido mantenerlo activo, seleccione el elemento Datos públicos de la barra lateral izquierda y elija qué datos compartir con los participantes de la red (direcciones, contactos, cuenta actual, etc.), luego presione el botón Ahorrar para guardar los cambios.
En este punto, muévete a la sección Color y fondo de la página pública (todavía en la barra lateral izquierda) y establece un fondo para tu página pública. Una vez hecho esto, haga clic en el botón Ahorrar para guardar sus preferencias y pasar a las secciones Páginas web externas e Galería de imágenes para configurar, respectivamente, los enlaces sociales que se mostrarán en su página pública (Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube, etc.) y las imágenes que se mostrarán en su galería. También en estos casos, para guardar la configuración, haga clic en el botón Ahorrar ubicado en la parte inferior derecha.
Emisión de documentos
Emitir un nuevo documento en Legalinvoice START es muy simple. Por ejemplo, todo lo que necesita hacer para emitir una factura es hacer clic en el botón Nuevo ubicado en la parte superior derecha (el icono de la hoja) y seleccione el elemento proyecto de ley del menú Asunto esto parece. La primera vez que acceda a esta función, se le ofrecerá un breve tutorial en el que se le explicará de forma sencilla cómo cumplimentar facturas. Luego puede obtener sugerencias sobre cómo completar los documentos haciendo clic en los botones [?] colocado en correspondencia con los distintos campos a rellenar.
Una vez que se muestre el formulario a completar, seleccione el formato de documento crear (Factura B2B o Factura PA) Y el moneda que se utilizará en los menús desplegables correspondientes. Luego complete los campos Número del Documento e Fecha de contabilidad con, respectivamente, el número de factura y su fecha de emisión.
Luego muévete a la sección Dirección administrativa e ingrese los datos del cliente: Legalinvoice START sugerirá algunos nombres ya disponibles entre los presentes en la red. Para los nombres que ya están presentes en la red o en el registro, simplemente seleccione el nombre para completar automáticamente el resto de los datos. Si desea agregar un dirección de destino, dado que la factura debe enviarse a una oficina operativa que no sea el domicilio social del destinatario, haga clic en el botón correspondiente y complete el formulario que se le propone.
Una vez hecho esto, haga clic en el botón Agregar detalle e ingrese la descripción de su factura utilizando el formulario que aparece en la pantalla: luego elija una tarjeta entre Producto / servicio, gasto e Combustible, Escribe el descripción del producto / servicio proporcionado en el campo de texto correspondiente e ingrese precio, cantidad, unidad, descuento, IVA para aplicar y preferencias enimponible en los respectivos cuadros y menús. El campo Código es opcional y se puede completar automáticamente mediante sugerencias de la red Legalinvoice START.
Una vez que haya ingresado toda la información, haga clic en el botón Confirmación que está a la derecha y repita el procedimiento para todos los productos / servicios que desee incluir en la factura. Legalinvoice START aprenderá toda la información ingresada para tiempos posteriores.
En este punto, puede pasar a la sección Parámetros fiscales, en el que se debe indicar el perfil fiscal a utilizar. Como bien sabes, existen diferentes formas de realizar los recuentos de un documento, que dependen de los distintos tipos de perfiles fiscales presentes. Para seleccionar su perfil fiscal, expanda el menú desplegable Parámetros fiscales y seleccione la opción más adecuada para usted de esta última (p. ej. Régimen de IVA estándar de la factura, Esquema de tarifa plana de la empresa de facturas o Régimen de empresa mínima de factura).
Si no sabes cuál es el perfil fiscal más adecuado para ti, consulta el total de las cuentas que aparece en la pantalla de compilación de facturas y compáralo con el de un documento anterior. Alternativamente, intente enviar la factura producida en Legalinvoice START a su consultor y pídale información. Si entre los perfiles fiscales disponibles en Legalinvoice START no hay uno adecuado para usted, puede crear uno yendo al menú Perfil de la compañía (como te expliqué antes) y seleccionando el artículo Perfiles fiscales desde la barra lateral izquierda.
Después de seleccionar el perfil fiscal, indique elcargabilidad del IVA (pagos inmediatos, diferidos o fraccionados) y el moneda y tipo de cambio (si es necesario) a través de los menús desplegables correspondientes.
El siguiente paso es completar los campos en condiciones e información de pago. En Descripción de las condiciones de pago debe ingresar una breve descripción de las condiciones de pago; en el menú desplegable fecha tope debe indicar el método de caducidad del documento (ej. fecha específica, meses) o años), mientras usa el menú Pagado debes indicar si la factura es pagar o ya pagado.
Una vez que haya ingresado toda la información, haga clic en el botón Definir plan de pago, compruebe que los datos introducidos sean correctos y haga clic en el botón √ ahorrar. Para algunos métodos de vencimiento es posible obtener un cálculo automático de la fecha de pago en función del número de días, meses o años ingresados.
Una vez hecho esto, vaya a los campos a continuación donde puede indicar el suyo detalles de cuenta bancaria: nombre del banco e IBAN. Si quieres entrar mas detalles, haga clic en el botón correspondiente y complete el formulario que se le propone. La información ingresada será reportada en el documento para facilitar las operaciones de pago al destinatario.
Una vez que haya completado los campos relacionados con los datos bancarios, estará prácticamente listo para finalizar su factura. Por lo tanto, use el menú desplegable Plantilla de documento para usar (abajo a la derecha) para elegir la plantilla PDF que se utilizará para su factura (puede ver una vista previa haciendo clic en elojo), elija si desea agregar información relacionada con ingresos, nota o adjuntos al documento (expandiendo y luego completando los campos correspondientes) y haga clic en el botón Ahorrar para guardar el documento.
Una vez que haya creado su factura, estará listo para enviarla a Sistema Cambiario de la Agencia Tributaria (SdI) y luego al destinatario. Para continuar, haga clic en el botón Mostrar ubicado en la parte superior derecha (el icono con las 6 hojas) y seleccione el elemento Facturas del menú Documentos emitidos que aparece en la pantalla.
En este punto, ubique la factura a enviar, haga clic enicono de engranaje correo en su correspondencia, seleccione el elemento Transmisión electrónica del menú que aparece y responde Sí al mensaje que se le muestra. A continuación, puede seguir el estado del envío haciendo clic enicono de engranaje correo en correspondencia con la factura enviada y seleccionando el artículo Avance en el menú que se abre.
En el mismo menú también hay opciones para visualizzare el documento, descargar en la PC, enviarlo por correo electrónico, enviar un recordatorio de pago al cliente, crear una nota de crédito, copia la factura, muestra elsaldo de la cuenta ed eliminare el documento: todo está a un clic de distancia.
El procedimiento para emitir nuevas facturas se puede replicar para emitir también todos los demás tipos de documentos respaldados por Legalinvoice START.
De hecho, al hacer clic en el botón Nuevo ubicado en la parte superior derecha (el icono de la hoja) y seleccionando una de las opciones en el menú Asunto que aparece en la pantalla puedes empezar a crear uno nuevo recibo, una Nota de crédito, un proforma, un documento de transporte o una citar.
Los formularios que debe completar para crear dichos documentos son muy similares a los que se muestran arriba para las facturas, por lo que no encontrará ninguna dificultad para usarlos.
De todos modos, les recuerdo que pinchando en los botones [?] situado junto a cada campo a rellenar, recibirá información y sugerencias sobre cómo rellenar correctamente los distintos formularios.
Recepción y registro de documentos
Con recibir facturas electrónicas en Legalinvoice START solo necesitas completar tu perfil electrónico y esperar el mensaje de activación del servicio para enviar y recibir facturas, como ya se explicó anteriormente en este tutorial. Una vez activado, recibirá el Código de destinatario (XL13LG4) para ser comunicado a sus proveedores o dado de alta en el servicio de Facturas y Pagos de la Agencia Tributaria, con el fin de recibir todas las facturas en la dirección electrónica establecida en esta última.
Las facturas pasivas recibidas automáticamente en Legalinvoice START están disponibles en la sección Documentos recibidos> Facturas del servicio, al que se puede acceder haciendo clic en el icono Mostrar situado en la parte superior derecha (el representado por el icono con las 6 hojas). Una vez mostrados, los documentos se pueden filtrar de acuerdo con varios criterios, por ejemplo, el mes de emisión o el estado (vencido / no vencido, pagado / no pagado): simplemente haga clic en el botón Filtros ubicado en la parte superior derecha y elija los parámetros que se utilizarán en el cuadro que aparece en la parte superior.
Al hacer clic en elicono de engranaje colocada junto a cada factura, es posible obtener una vista previa, copiarla, ver el estado de cuenta, marcar el documento como visto, eliminarlo y más. Cabe destacar que la entrega automática de facturas pasivas también incluye una notificación diaria vía correo electrónico y que, si los documentos recibidos contienen plazos, luego de la operación de visado, estos se insertan automáticamente en el horario pasivo de la factura legal START.
A través del menú Mostrar del servicio, también es posible acceder al notas de crédito, Para documentos pendientes de inspección, Para notas entrantes y reporte de gastos. La sección Documentos pendientes de inspección tiene solo un propósito organizacional y le permite ver los documentos recibidos, verlos, descargarlos y posiblemente verlos para que su asesor fiscal sepa que están bien y que pueden ser procesados con fines contables. Es importante destacar que no es posible rechazar las facturas B2B recibidas: en caso de errores o problemas, solo es posible contactar al proveedor y solicitar la emisión de una nota de crédito.
Las secciones dedicadas a notas en recibos y reporte de gastos, por otro lado, deben usarse para anotar hallazgos de primera nota que pueden ser útiles para tener en Legalinvoice START para la singularidad en la gestión de su documentación.
Los documentos que no se reenvían pasivamente a Legalinvoice START se pueden agregar "manualmente" al servicio a través de las operaciones de registro e importar un documento electrónico proporcionado por el servicio.
Para registrar un Facturación, una Nota de crédito, una nota de entrada, una lista de la compra o una transferir, todo lo que tienes que hacer es hacer clic en el icono Nuevo de Legalinvoice START (el icono de hoja ubicado en la parte superior derecha) y elija el tipo de documento a registrar en el menú Registro que aparece en la pantalla.
Luego llene el formulario que se le propone ingresando todos los datos necesarios (la compilación es casi idéntica a lo visto en el capítulo del tutorial dedicado a la emisión de facturas) y ahorrar todo presionando el botón apropiado ubicado en la parte inferior derecha.
En el caso de que tenga un documento electrónico emitido por usted o sus proveedores y desee importarlo a Legalinvoice START, en su lugar, debe seleccionar el artículo Importar documento electrónico del menú Nuevo (el icono de hoja ubicado en la parte superior derecha) y arrastre el archivo al cuadro correspondiente.
Puede cargar facturas electrónicas, notas de crédito y cualquier otro tipo de documento admitido emitido por usted o sus proveedores. Al final de la transferencia, los documentos importados se agregarán a su escritorio y podrá administrarlos como cualquier otro documento producido con Legalinvoice START, pero no podrá modificar los datos contenidos en ellos (excepto información sobre recibos / pagos y notas internas).
Manejo de datos personales
Legalinvoice START hace que el gestión de datos personales. Accediendo a la sección Nuevo (el icono de hoja ubicado en la parte superior derecha) y seleccionando un elemento del menú Registro que aparece en la pantalla, de hecho puede insertar un nuevo elemento en los datos personales de cliente / proveedor, producto / servicio e cuenta bancaria, para que pueda recuperar clientes, proveedores, productos, servicios y cuentas bancarias en sus documentos automáticamente, sin tener que ingresar sus datos cada vez.
Luego de seleccionar el tipo de artículo a agregar en el registro, luego complete el formulario que se le propone con todos sus datos. En el caso de clientes y proveedores, por ejemplo, debe ingresar información relacionada conDirección de Envio (nombre y dirección), yo los datos contables (Número de IVA, código fiscal, PEC, etc.) y, si están disponibles, los datos relacionados con contactos e cuenta bancaria. Luego, a través del menú desplegable Enviar recordatorios de pago, puede elegir si desea activar o no el envío de recordatorios automáticos para el cliente o proveedor seleccionado. Al final de la compilación, haga clic en el botón Ahorrar (abajo a la derecha) para guardar el elemento en el registro.
Una vez ingresados en el registro, todos los elementos agregados a la base de datos de Legalinvoice START pueden ser consultados y modificados accediendo al menú Mostrar (el icono con las 6 hojas colocadas) y seleccionando una de las opciones disponibles en el menú Información personal que aparece en la pantalla: Clientes / Proveedores, Productos y servicios o Bancos / cuentas. Además, se pueden buscar utilizando el caja de búsqeda colocado en el centro superior.
Una vez que haya ingresado al menú de gestión de datos personales, puede filtrar los elementos presentes en él haciendo clic en el botón Filtros ubicado en la parte superior derecha y eligiendo una de las opciones disponibles en el cuadro que aparece en la pantalla (por ejemplo, la disposición alfabética A> Z o eso Z> A). Además, señalo que al seleccionar elementos y hacer clic en el botón Exportar (arriba a la izquierda), puede exportarlos como un archivo zip. Para editar un elemento, haga clic en él. Para eliminarlo, haga clic enicono de engranaje correo en su correspondencia y seleccione el elemento apropiado del menú que se abre.
Si lo necesita, también puede importar datos personales existentes en forma de archivos CSV, XLS o XLSX yendo al menú Perfil de la compañía y seleccionando el artículo Importador de registro desde la barra lateral izquierda.
Resumen y archivo
Otras dos funciones muy útiles de Legalinvoice START son las relacionadas con resumen y a la Archivio. Gracias al resumen es posible tener una visión general de primera nota, calendario (con los plazos de los documentos emitidos y recibidos, agregados automáticamente por el sistema), documentos recurrentes, Salidas, entradas (con gráficos y balances anuales y mensuales), Flujo de efectivo e IVA. Para acceder a toda esta información, haga clic en el botón Mostrar (el icono con las 6 hojas ubicado en la parte superior derecha) y elija una de las opciones disponibles en el menú Riepilogo que aparece en la pantalla.
En 'Archivioen su lugar, se almacenan los documentos que el sistema ha generado después de extracciones de procedimientos (es decir, a través de la función "Exportar") o que han sido cargados por el usuario a través de la función de carga. Para ver los documentos en el archivo, haga clic en el botón Instrumentos ubicado en la parte superior derecha (el icono que representa el destornillador y la llave) y seleccione la opción Papeles del menú archivo que aparece en la pantalla.
En la página que se abre, puede ver los documentos en el archivo y cargar otros nuevos arrastrándolos al cuadro correspondiente o haciendo clic en el botón Seleccione un archivo o arrástrelo aquí para cargarlo.
En el menú archivo de la función de inicio de factura legal también está disponible Exportar, a través del cual es posible exportar los documentos y datos presentes en su escritorio. Para usarlo, seleccione el tipo de datos a exportar (Clientes / proveedores, Productos y servicios, movimientos de clientes / proveedores por espectrómetro, spesometro o BPoint WKI) en el menú desplegable Que exportar, Escribe el nombre desea asignar al archivo en el campo de texto apropiado y presione el botón Exportar ubicado en la parte inferior derecha.
Cuando su archivo esté listo, recibirá un mensaje de correo electrónico con el enlace para descargarlo en su computadora. Simple, ¿verdad?
Compartiendo el ambiente laboral
Te gustaria comparte tu ambiente de trabajo en Legalinvoice EMPEZAR con un colega o con su contador? No hay problema: si la persona en cuestión forma parte de la red START, puedes hacerlo muy fácilmente.
Para continuar, busque el nominativo de la persona con la que desea compartir el entorno en estuche ubicado en la parte superior central, ubique al usuario en la página con los resultados, haga clic en elicono de engranaje correo en su correspondencia y seleccione el elemento Administrar permisos en el menú que aparece.
En el cuadro que se le muestra en el centro de la pantalla, seleccione el elemento Calificado en el menú desplegable Compartiendo el medio ambiente y haz clic en el botón Ahorrar para confirmar.
Posteriormente, puede ver y administrar los usuarios con los que ha compartido su entorno (y ver la lista de usuarios que posiblemente hayan compartido su entorno con usted) haciendo clic en el icono Instrumentos (arriba a la derecha) y seleccionando el elemento Compartiendo el medio ambiente en el menú que aparece en la pantalla.
Acceso desde teléfonos inteligentes y tabletas
Si se lo estaba preguntando, Legalinvoice START también es accesible desde teléfonos inteligentes y tabletas. Todo lo que tiene que hacer es abrir el navegador que usa habitualmente para navegar en línea en su dispositivo (p. Ej. Chrome en Android o Safari en iOS), conéctese a la página principal del servicio e inicie sesión en su cuenta.
Una vez que haya iniciado sesión, se encontrará en presencia de la interfaz clásica de Legalinvoice START, que también se puede utilizar sin problemas desde el móvil: el funcionamiento de la aplicación es, de hecho, idéntico al visto anteriormente para su variante de escritorio.
Soporte de facturas legales
Si aún tiene dudas sobre el funcionamiento de Legalinvoice, puede conectarse a la página de Atención al Cliente del sitio web InfoCert, donde se encuentran las respuestas a las preguntas frecuentes publicado por los usuarios del servicio. Para acceder a la lista completa de preguntas (y sus respuestas), haga clic en la entrada Lea todas las preguntas sobre Facturación Electrónica >> ubicado en la parte inferior de la sección FAQ.
Otro recurso útil, que le recomiendo encarecidamente que consulte, es el Legalinvoice START manual de usuario, accesible haciendo clic en el botón primero Instrumentos ubicado en la parte superior derecha (el que tiene el ícono que representa un destornillador y una llave inglesa) y luego en el elemento Manual de usuario, en el menú que se abre.
Si, por otro lado, necesita ponerse en contacto directamente con el soporte de InfoCert, conéctese a esta página web y elija una de las tres opciones disponibles: Escríbanos en el formulario en línea para abrir una discusión en el foro de soporte de InfoCert y esperar una respuesta del personal; Chatear con un operador para hablar en el chat en vivo con un operador (disponible de lunes a viernes, excepto festivos, de 8.30 a 19.00) o Llame al 06.54641489, para contactar con el soporte de InfoCert por teléfono (el servicio está disponible de lunes a viernes, excepto festivos, de 8.30 a 19.00 horas).
Y si necesita soporte dedicado, puede hacer clic en el botón Comprar ahora y adquirir el asesoramiento de un consultor calificado por teléfono. Más info aquí.
Artículo creado en colaboración con InfoCert.
Cómo funciona InfoCert Legalinvoice
