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Cómo recuperar un archivo de Excel no guardado

Te llev√≥ horas crear el libro de trabajo de Excel que te pidi√≥ tu jefe, y justo antes de que pudieras realizar el rescate final, tu ordenador decidi√≥ apagarse de forma anormal, dej√°ndote empalado (¬°y aterrorizado!) frente a la pantalla. Despu√©s de unos segundos de desorientaci√≥n, decidiste tomar el asunto en tus manos y buscar en Google una soluci√≥n que pudiera contener el da√Īo causado por lo inesperado.

¡Bueno, lo has encontrado! A continuación, de hecho, voy a explicar cómo recuperar un archivo de Excel no guardado, tanto en ordenadores Windows como Mac. Específicamente, te mostraré cómo lograrlo usando el programa Microsoft Office, el software LibreOffice Calc y finalmente, dirigiéndote a otro software específicamente dedicado a la recuperación de datos.

Así que, sin dudarlo más, póngase cómodo y lea atentamente todo lo que tengo que explicar sobre el tema: ya verá, el resultado le satisfará. Dicho esto, no me queda más remedio que desearle una buena lectura y buena suerte con todo.

Cómo recuperar un archivo de Excel no guardado en Windows

Si necesitas recuperar un archivo de Excel no guardado y tienes un PC con Windows, este es el cap√≠tulo del tutorial que m√°s te conviene. A continuaci√≥n, de hecho, explicar√© todos los pasos que hay que seguir para recuperar un libro de trabajo de Excel, una hoja de trabajo de LibreOffice Writer y, por √ļltimo, para intentar una recuperaci√≥n a trav√©s de alg√ļn software espec√≠fico de terceros que act√ļe desde el sistema operativo dom√©stico de Microsoft.

Microsoft Excel


Si utilizas la versi√≥n de Microsoft Excel incluida en tu suscripci√≥n a Office 365 y has sincronizado tus datos con tu cuenta de Microsoft, no te preocupes por perder tus archivos: el programa puede crear copias de seguridad autom√°ticas en OneDrive. Por esta raz√≥n, si Excel se cerrara de forma anormal, s√≥lo tiene que volver a abrir el documento que le interesa como de costumbre y acceder a la √ļltima grabaci√≥n temporal disponible (ver√° un recuadro especial cuando abra el programa).


Si, por el contrario, no utiliza Office 365 o si no ha activado la sincronización de datos en la nube, la cuestión es ligeramente diferente: el propio Excel le propondrá, en el primer inicio tras el cierre inesperado, restaurar los archivos que no haya podido guardar manualmente, recuperándolos de un archivo local creado automáticamente.

Básicamente, lo que hay que hacer es abrir el programa y echar un vistazo a su panel izquierdo: localizar el elemento Mostrar archivos recuperados, identificado por un icono de carpeta, y hacer clic en él para acceder a la fase de recuperación. Alternativamente, puedes abrir directamente la hoja de trabajo que no has guardado para encontrarte directamente en la pantalla de recuperación de archivos.

En este punto, basta con pasar el rat√≥n por encima de la versi√≥n de la carpeta de trabajo que se desea recuperar (ayud√°ndole, si es necesario, con la fecha de la √ļltima grabaci√≥n), hacer clic en la flecha hacia abajo que se encuentra junto a ella y elegir entre Mostrar el documento en la ventana actual, Guardar como copia del archivo o Cerrar el documento restaurado, eliminando as√≠ la grabaci√≥n autom√°tica.

Para limitar las posibilidades de p√©rdida de datos durante la recuperaci√≥n, puede disminuir el intervalo de tiempo entre las copias de seguridad autom√°ticas de Excel, que, por defecto, corresponde a 10 minutos: para ello, vaya a la pesta√Īa Archivo y haga clic primero en el elemento Opciones y luego en el elemento Guardar situado en el lado izquierdo de la pantalla.

Por √ļltimo, marque la informaci√≥n de Guardar autom√°ticamente cada uno, especifique el intervalo de tiempo (en minutos) en el campo de texto inmediatamente adyacente y marque tambi√©n la opci√≥n Guardar la √ļltima versi√≥n restaurada autom√°ticamente si cierra sin guardar. Finalmente, presione el bot√≥n OK para confirmar los cambios.



Si esta opci√≥n no est√° presente, es muy probable que Excel no haya podido generar un borrador provisional del libro de trabajo: en ese caso, puede intentar recuperar los archivos autoguardados mediante el procedimiento manual. Para ello, primero localice la carpeta de almacenamiento de los Archivos Temporales de Excel haciendo clic en el men√ļ Archivo en la parte superior izquierda, yendo a la pesta√Īa Opciones y luego a la pesta√Īa Guardar, que se adjunta a la ventana que aparece m√°s tarde.

A continuación, copie la ruta de la carpeta especificada en el cuadro de ruta de archivo de almacenamiento automático (por ejemplo, C:UsersnameAppDataRoamingMicrosoftExcel) y cierre Excel. Después de este paso, abra una ventana del Explorador de archivos (el icono de carpeta amarillo ubicado en la barra de tareas de Windows), haga clic en la barra de direcciones de la parte superior, elimine su contenido, pegue la ruta de acceso previamente copiada y presione la tecla Intro del teclado.

El juego est√° pr√°cticamente terminado: con un poco de suerte, deber√≠as ver algunos archivos autoguardados con un nombre similar a DocumentName_[Autoguardado] y extensi√≥n . xlk/. tmp, o archivos de copia de seguridad, llamados Backup Of [DocumentName] con la extensi√≥n .asd. Una vez que haya identificado el archivo que le interesa, haga clic con el bot√≥n derecho del rat√≥n en el icono del archivo, elija Abrir con en el men√ļ contextual y seleccione el archivo de Microsoft Excel.


Si no puede encontrar archivos con la extensi√≥n .xlk, .asd o .tmp, puede realizar una b√ļsqueda exhaustiva utilizando el men√ļ Inicio de Windows o un programa como FileSeek: he explicado todo en la gu√≠a para encontrar archivos en el ordenador.

LibreOffice Calc


Si administras los archivos de Excel usando LibreOffice, entonces tengo buenas noticias para ti: por defecto, Calc, el programa de administración de hojas de cálculo incluido en la conocida suite ofimática de código abierto, guarda automáticamente los documentos procesados cada 10 minutos. Por esta razón, es muy probable que pueda recuperar una hoja de cálculo de Excel no guardada utilizando uno de estos guardados automáticos.

En la práctica, todo lo que tienes que hacer es abrir de nuevo Calc como de costumbre y esperar a que aparezca la ventana que te advierte de la presencia de documentos no guardados, dejados abiertos antes de que el software se bloquee: para recuperarlos, sólo tienes que hacer clic en los botones de Inicio y Fin.

Si no hay rastro de la ventana mencionada, es posible que Calc no haya podido generar un guardado automático de la hoja de trabajo abierta. En ese caso, puedes echar un vistazo a la carpeta de respaldo del programa, buscando un documento con el mismo nombre que el original y la extensión .bak.


Para localizar esta carpeta, ve al men√ļ Herramientas > Opciones... de Calc (arriba), expande la secci√≥n LibreOffice adjunta al panel izquierdo de la ventana que se abre, haz clic en el bot√≥n [+], luego en la secci√≥n Caminos y anota la carpeta especificada en Copias de seguridad (por ejemplo, C:NombredeusuarioAppDataRoamingLibreOffice4UserBackup).

Para que LibreOffice guarde autom√°ticamente los archivos m√°s a menudo, vaya al men√ļ Herramientas > Opciones... de Calc, vaya a la secci√≥n Cargar/Guardar (a la izquierda) e indique el intervalo de tiempo que debe utilizarse en el campo de texto correspondiente a la informaci√≥n Guardar restauraci√≥n autom√°tica cada uno (que debe marcarse). Para terminar, presione el bot√≥n OK.

Para terminar, abre una ventana del Explorador de archivos, ve a la ruta recuperada anteriormente (teniendo cuidado de activar la visualizaci√≥n de los archivos ocultos) y localiza un archivo con el mismo nombre que el que estabas trabajando con la extensi√≥n .bak: cuando lo hayas encontrado, haz clic con el bot√≥n derecho del rat√≥n en su icono y elige la opci√≥n Abrir elementos con > LibreOffice Calc en el men√ļ que se te ofrece. Recuerde, en cualquier caso, quitar la marca de verificaci√≥n del programa Siempre use el programa para abrir este tipo de archivo.

Software de recuperación de datos


¬ŅLos procedimientos que te mostr√© en Excel y LibreOffice Calc para Windows no fueron √ļtiles? No pudiste recuperar el archivo de Excel en el que estabas trabajando y ¬Ņest√°s pensando en tirar la toalla y empezar de nuevo? Espere un momento. Como soluci√≥n extrema, puedes intentar recuperar el archivo usando un software especial de recuperaci√≥n de datos como los que enumero a continuaci√≥n.

  • Recuva - es una de las aplicaciones de recuperaci√≥n de datos m√°s poderosas y eficientes para Windows. Te permite recuperar datos de discos duros, SSD, memorias USB, etc. con un asistente muy sencillo. Se lo he contado en detalle en mi gu√≠a tem√°tica sobre el tema.
  • PhotoRec - es otro gran software de recuperaci√≥n de datos gratuito y de c√≥digo abierto que permite acceder a archivos borrados, da√Īados o sobrescritos del sistema operativo de nuevo. He explicado c√≥mo funciona en mi gu√≠a de recuperaci√≥n del disco duro.
  • MiniTool Power Data Recover - otro gran software que, en un par de clics, permite restaurar cualquier tipo de archivos borrados o perdidos de las unidades internas y externas. En su versi√≥n gratuita, permite recuperar hasta 1 GB de datos. Para obtener m√°s informaci√≥n al respecto, puede consultar la secci√≥n correspondiente de mi gu√≠a para la recuperaci√≥n de datos de discos duros externos (tambi√©n v√°lida para los discos internos).

Cómo recuperar un archivo de Excel no guardado en Mac

En cuanto a la recuperaci√≥n de archivos de Excel no guardados en Mac, es bastante similar a lo que ya se ha visto para Windows: se puede tratar de acceder a los archivos de nuevo utilizando los procedimientos proporcionados por Microsoft Excel, LibreOffice y, en casos extremos, con la ayuda de alg√ļn software especialmente dise√Īado para la recuperaci√≥n de datos.

Microsoft Excel


¬ŅUn cierre inesperado de Microsoft Excel caus√≥ la p√©rdida del libro de trabajo que estabas a punto de terminar? No hay problema: lo m√°s probable es que la pr√≥xima vez que reinicie el programa, tendr√° la oportunidad de restaurar f√°cilmente el archivo. Te dir√© c√≥mo hacerlo de inmediato.

Si el cierre se produjo como resultado de un cierre inesperado del programa (sin reiniciar todo el sistema operativo), debería mostrar automáticamente una ventana de advertencia relacionada con el evento que acaba de ocurrir: cuando esto suceda, todo lo que tiene que hacer es colocar una marca de verificación junto al trabajo de Recuperación y reiniciar Microsoft Excel y hacer clic en el botón OK, para que pueda intentar restaurar el archivo automáticamente.

Si la ventana anterior no aparece (si, por ejemplo, el cierre del programa fue causado por un corte de energ√≠a o un reinicio programado de macOS), los pasos a seguir son ligeramente diferentes: iniciar Microsoft Excel como lo har√≠a normalmente, esperar a que aparezca una peque√Īa pantalla notificando el cierre inesperado anterior del programa y hacer clic en el bot√≥n Abrir, para restaurar el √ļltimo guardado del archivo.

Si lo desea, para evitar la pérdida accidental de datos en caso de cierre inesperado de Excel, puede establecer un intervalo de guardado más corto que el predeterminado (10 minutos), de modo que el programa creará automáticamente una copia de seguridad del archivo, lista para ser restaurada si es necesario.

Para ello, vaya al men√ļ Excel > Preferencias... (arriba a la izquierda), haga clic en el bot√≥n Guardar, ponga una marca de verificaci√≥n, si no est√° ya all√≠, junto a la opci√≥n Guardar autom√°ticamente cada elemento de tiempo y defina el intervalo de tiempo que prefiera en el campo de texto (por ejemplo, 2 minutos).

LibreOffice


El procedimiento de recuperación automática de un documento de Excel perdido después de un cierre inesperado de LibreOffice Calc es prácticamente idéntico al ya visto para Windows: lo que hay que hacer, en la práctica, es volver a iniciar LibreOffice, seleccionar el documento a recuperar en la pantalla que se te propone y hacer clic en los botones Inicio y Fin, para que puedas terminar la recuperación.

Si los pasos anteriores no son efectivos, le sugiero, tambi√©n en este caso, que busque una copia de seguridad autom√°tica (del tipo NameDocumentOriginale.bak) dentro de la carpeta de copias de seguridad de LibreOffice: para saber d√≥nde est√°, inicie LibreOffice Calc, vaya al men√ļ LibreOffice > Preferencias... (arriba a la izquierda) y, despu√©s de hacer clic en la entrada Paths, anote la carpeta correspondiente en Copias de seguridad (p. ej. /Usuarios/Nombredeusuario/Soporte de aplicaciones/LibreOffice/4/usuario/backup).

Despu√©s de eso, abre una ventana del Finder (la cara sonriente adjunta a la barra del Dock), accede al men√ļ Ir > Ir a la carpeta... (arriba), pega en ella la ruta previamente copiada y pulsa la tecla Intro del teclado. Para terminar, activa la visualizaci√≥n de los archivos ocultos pulsando simult√°neamente las teclas cmd+shift+ y busca un archivo llamado DocumentName.bak, y luego √°brelo con LibreOffice haciendo clic con el bot√≥n derecho en su icono y eligiendo Abrir con en el men√ļ propuesto.

Nota: si es necesario, puedes hacer los guardados autom√°ticos de LibreOffice m√°s a menudo. Para ello, vaya al men√ļ LibreOffice > Preferencias..., haga clic en el elemento Cargar/Guardar y especifique el intervalo de tiempo que desee en el campo de texto adjunto a la informaci√≥n Guardar restauraci√≥n autom√°tica cada uno (aseg√ļrese tambi√©n de que la casilla correspondiente est√© marcada). Finalmente, haz clic en el bot√≥n OK en la parte inferior de la ventana.

Software de recuperación de datos

Aunque sigui√≥ las instrucciones que le di en las secciones anteriores de este tutorial, ¬Ņno pudo recuperar con √©xito el archivo de Excel en el que estaba trabajando? En ese caso, puede intentar acceder a √©l de nuevo utilizando un programa de recuperaci√≥n de datos, √ļtil en caso de que la copia de seguridad del documento que le interesa haya sido sobrescrita accidentalmente por el sistema operativo.

  • Time Machine - esta utilidad, incluida "est√°ndar" en macOS, permite (si est√° correctamente configurada) restaurar versiones anteriores de archivos y carpetas muy f√°cilmente. Te lo dije en mi tutorial dedicado a su funcionamiento.
  • Disk Drill - excelente y poderoso programa de recuperaci√≥n de datos. Disponible por una tarifa (cuesta 79 euros), puede probarse gratuitamente para ver vistas previas de archivos recuperables. Para obtener m√°s informaci√≥n, consulta la secci√≥n dedicada de mi gu√≠a de recuperaci√≥n de archivos eliminados en Mac.

Cómo recuperar un archivo de Excel no guardado en teléfonos inteligentes y tabletas


¬ŅEst√° acostumbrado a trabajar con las aplicaciones de Excel disponibles para Android e iOS y le gustar√≠a saber c√≥mo recuperar un archivo en el que estaba trabajando y que no guard√≥ manualmente?

Si es así, no tienes mucho que temer: en un momento entenderás por qué. Debes saber que los documentos creados a través de estas aplicaciones se almacenan por defecto en el espacio de OneDrive que está emparejado con la cuenta de Microsoft utilizada para iniciar sesión. Esto también se aplica a los documentos abiertos a través de aplicaciones - una vez que se abren, se crea una copia en la nube.

Afortunadamente, la aplicación Excel (así como todas las aplicaciones de Office para teléfonos inteligentes y tabletas) guarda automáticamente los documentos en la nube cuando el dispositivo se conecta a la Internet; de lo contrario, una copia del documento se guarda en una zona de memoria específica y se sincroniza en la nube tan pronto como el dispositivo se conecta a la Red.

Por esta raz√≥n, recuperar un archivo de Excel no guardado en tel√©fonos inteligentes y tabletas es muy f√°cil: despu√©s de abrir la aplicaci√≥n, toca la pesta√Īa Reciente (abajo a la izquierda) y toca el nombre del archivo que quieres abrir. Contiene todos los cambios que has hecho a lo largo del tiempo, incluyendo los que no has guardado manualmente.

Nota: Tambi√©n puede acceder a sus archivos de Excel guardados en la nube desde su PC conect√°ndose al sitio web de OneDrive, sincroniz√°ndose con el Escritorio de Microsoft Excel (desde el men√ļ Archivo > Cuenta) o usando el programa OneDrive para Windows y Mac.