Te llevó horas crear el libro de trabajo de Excel que te pidió tu jefe, y justo antes de que pudieras realizar el rescate final, tu ordenador decidió apagarse de forma anormal, dejándote empalado (¡y aterrorizado!) frente a la pantalla. Después de unos segundos de desorientación, decidiste tomar el asunto en tus manos y buscar en Google una solución que pudiera contener el daño causado por lo inesperado.
¡Bueno, lo has encontrado! A continuación, de hecho, voy a explicar cómo recuperar un archivo de Excel no guardado, tanto en ordenadores Windows como Mac. Específicamente, te mostraré cómo lograrlo usando el programa Microsoft Office, el software LibreOffice Calc y finalmente, dirigiéndote a otro software específicamente dedicado a la recuperación de datos.
Así que, sin dudarlo más, póngase cómodo y lea atentamente todo lo que tengo que explicar sobre el tema: ya verá, el resultado le satisfará. Dicho esto, no me queda más remedio que desearle una buena lectura y buena suerte con todo.
Cómo recuperar un archivo de Excel no guardado en Windows
Si necesitas recuperar un archivo de Excel no guardado y tienes un PC con Windows, este es el capítulo del tutorial que más te conviene. A continuación, de hecho, explicaré todos los pasos que hay que seguir para recuperar un libro de trabajo de Excel, una hoja de trabajo de LibreOffice Writer y, por último, para intentar una recuperación a través de algún software específico de terceros que actúe desde el sistema operativo doméstico de Microsoft.
Microsoft Excel
Si utilizas la versión de Microsoft Excel incluida en tu suscripción a Office 365 y has sincronizado tus datos con tu cuenta de Microsoft, no te preocupes por perder tus archivos: el programa puede crear copias de seguridad automáticas en OneDrive. Por esta razón, si Excel se cerrara de forma anormal, sólo tiene que volver a abrir el documento que le interesa como de costumbre y acceder a la última grabación temporal disponible (verá un recuadro especial cuando abra el programa).
Si, por el contrario, no utiliza Office 365 o si no ha activado la sincronización de datos en la nube, la cuestión es ligeramente diferente: el propio Excel le propondrá, en el primer inicio tras el cierre inesperado, restaurar los archivos que no haya podido guardar manualmente, recuperándolos de un archivo local creado automáticamente.
Básicamente, lo que hay que hacer es abrir el programa y echar un vistazo a su panel izquierdo: localizar el elemento Mostrar archivos recuperados, identificado por un icono de carpeta, y hacer clic en él para acceder a la fase de recuperación. Alternativamente, puedes abrir directamente la hoja de trabajo que no has guardado para encontrarte directamente en la pantalla de recuperación de archivos.
En este punto, basta con pasar el ratón por encima de la versión de la carpeta de trabajo que se desea recuperar (ayudándole, si es necesario, con la fecha de la última grabación), hacer clic en la flecha hacia abajo que se encuentra junto a ella y elegir entre Mostrar el documento en la ventana actual, Guardar como copia del archivo o Cerrar el documento restaurado, eliminando así la grabación automática.
Para limitar las posibilidades de pérdida de datos durante la recuperación, puede disminuir el intervalo de tiempo entre las copias de seguridad automáticas de Excel, que, por defecto, corresponde a 10 minutos: para ello, vaya a la pestaña Archivo y haga clic primero en el elemento Opciones y luego en el elemento Guardar situado en el lado izquierdo de la pantalla.
Por último, marque la información de Guardar automáticamente cada uno, especifique el intervalo de tiempo (en minutos) en el campo de texto inmediatamente adyacente y marque también la opción Guardar la última versión restaurada automáticamente si cierra sin guardar. Finalmente, presione el botón OK para confirmar los cambios.
Si esta opción no está presente, es muy probable que Excel no haya podido generar un borrador provisional del libro de trabajo: en ese caso, puede intentar recuperar los archivos autoguardados mediante el procedimiento manual. Para ello, primero localice la carpeta de almacenamiento de los Archivos Temporales de Excel haciendo clic en el menú Archivo en la parte superior izquierda, yendo a la pestaña Opciones y luego a la pestaña Guardar, que se adjunta a la ventana que aparece más tarde.
A continuación, copie la ruta de la carpeta especificada en el cuadro de ruta de archivo de almacenamiento automático (por ejemplo, C:UsersnameAppDataRoamingMicrosoftExcel) y cierre Excel. Después de este paso, abra una ventana del Explorador de archivos (el icono de carpeta amarillo ubicado en la barra de tareas de Windows), haga clic en la barra de direcciones de la parte superior, elimine su contenido, pegue la ruta de acceso previamente copiada y presione la tecla Intro del teclado.
El juego está prácticamente terminado: con un poco de suerte, deberías ver algunos archivos autoguardados con un nombre similar a DocumentName_[Autoguardado] y extensión . xlk/. tmp, o archivos de copia de seguridad, llamados Backup Of [DocumentName] con la extensión .asd. Una vez que haya identificado el archivo que le interesa, haga clic con el botón derecho del ratón en el icono del archivo, elija Abrir con en el menú contextual y seleccione el archivo de Microsoft Excel.
Si no puede encontrar archivos con la extensión .xlk, .asd o .tmp, puede realizar una búsqueda exhaustiva utilizando el menú Inicio de Windows o un programa como FileSeek: he explicado todo en la guía para encontrar archivos en el ordenador.
LibreOffice Calc
Si administras los archivos de Excel usando LibreOffice, entonces tengo buenas noticias para ti: por defecto, Calc, el programa de administración de hojas de cálculo incluido en la conocida suite ofimática de código abierto, guarda automáticamente los documentos procesados cada 10 minutos. Por esta razón, es muy probable que pueda recuperar una hoja de cálculo de Excel no guardada utilizando uno de estos guardados automáticos.
En la práctica, todo lo que tienes que hacer es abrir de nuevo Calc como de costumbre y esperar a que aparezca la ventana que te advierte de la presencia de documentos no guardados, dejados abiertos antes de que el software se bloquee: para recuperarlos, sólo tienes que hacer clic en los botones de Inicio y Fin.
Si no hay rastro de la ventana mencionada, es posible que Calc no haya podido generar un guardado automático de la hoja de trabajo abierta. En ese caso, puedes echar un vistazo a la carpeta de respaldo del programa, buscando un documento con el mismo nombre que el original y la extensión .bak.
Para localizar esta carpeta, ve al menú Herramientas > Opciones... de Calc (arriba), expande la sección LibreOffice adjunta al panel izquierdo de la ventana que se abre, haz clic en el botón [+], luego en la sección Caminos y anota la carpeta especificada en Copias de seguridad (por ejemplo, C:NombredeusuarioAppDataRoamingLibreOffice4UserBackup).
Para que LibreOffice guarde automáticamente los archivos más a menudo, vaya al menú Herramientas > Opciones... de Calc, vaya a la sección Cargar/Guardar (a la izquierda) e indique el intervalo de tiempo que debe utilizarse en el campo de texto correspondiente a la información Guardar restauración automática cada uno (que debe marcarse). Para terminar, presione el botón OK.
Para terminar, abre una ventana del Explorador de archivos, ve a la ruta recuperada anteriormente (teniendo cuidado de activar la visualización de los archivos ocultos) y localiza un archivo con el mismo nombre que el que estabas trabajando con la extensión .bak: cuando lo hayas encontrado, haz clic con el botón derecho del ratón en su icono y elige la opción Abrir elementos con > LibreOffice Calc en el menú que se te ofrece. Recuerde, en cualquier caso, quitar la marca de verificación del programa Siempre use el programa para abrir este tipo de archivo.
Software de recuperación de datos
¿Los procedimientos que te mostré en Excel y LibreOffice Calc para Windows no fueron útiles? No pudiste recuperar el archivo de Excel en el que estabas trabajando y ¿estás pensando en tirar la toalla y empezar de nuevo? Espere un momento. Como solución extrema, puedes intentar recuperar el archivo usando un software especial de recuperación de datos como los que enumero a continuación.
- Recuva - es una de las aplicaciones de recuperación de datos más poderosas y eficientes para Windows. Te permite recuperar datos de discos duros, SSD, memorias USB, etc. con un asistente muy sencillo. Se lo he contado en detalle en mi guía temática sobre el tema.
- PhotoRec - es otro gran software de recuperación de datos gratuito y de código abierto que permite acceder a archivos borrados, dañados o sobrescritos del sistema operativo de nuevo. He explicado cómo funciona en mi guía de recuperación del disco duro.
- MiniTool Power Data Recover - otro gran software que, en un par de clics, permite restaurar cualquier tipo de archivos borrados o perdidos de las unidades internas y externas. En su versión gratuita, permite recuperar hasta 1 GB de datos. Para obtener más información al respecto, puede consultar la sección correspondiente de mi guía para la recuperación de datos de discos duros externos (también válida para los discos internos).
Cómo recuperar un archivo de Excel no guardado en Mac
En cuanto a la recuperación de archivos de Excel no guardados en Mac, es bastante similar a lo que ya se ha visto para Windows: se puede tratar de acceder a los archivos de nuevo utilizando los procedimientos proporcionados por Microsoft Excel, LibreOffice y, en casos extremos, con la ayuda de algún software especialmente diseñado para la recuperación de datos.
Microsoft Excel
¿Un cierre inesperado de Microsoft Excel causó la pérdida del libro de trabajo que estabas a punto de terminar? No hay problema: lo más probable es que la próxima vez que reinicie el programa, tendrá la oportunidad de restaurar fácilmente el archivo. Te diré cómo hacerlo de inmediato.
Si el cierre se produjo como resultado de un cierre inesperado del programa (sin reiniciar todo el sistema operativo), debería mostrar automáticamente una ventana de advertencia relacionada con el evento que acaba de ocurrir: cuando esto suceda, todo lo que tiene que hacer es colocar una marca de verificación junto al trabajo de Recuperación y reiniciar Microsoft Excel y hacer clic en el botón OK, para que pueda intentar restaurar el archivo automáticamente.
Si la ventana anterior no aparece (si, por ejemplo, el cierre del programa fue causado por un corte de energía o un reinicio programado de macOS), los pasos a seguir son ligeramente diferentes: iniciar Microsoft Excel como lo haría normalmente, esperar a que aparezca una pequeña pantalla notificando el cierre inesperado anterior del programa y hacer clic en el botón Abrir, para restaurar el último guardado del archivo.
Si lo desea, para evitar la pérdida accidental de datos en caso de cierre inesperado de Excel, puede establecer un intervalo de guardado más corto que el predeterminado (10 minutos), de modo que el programa creará automáticamente una copia de seguridad del archivo, lista para ser restaurada si es necesario.
Para ello, vaya al menú Excel > Preferencias... (arriba a la izquierda), haga clic en el botón Guardar, ponga una marca de verificación, si no está ya allí, junto a la opción Guardar automáticamente cada elemento de tiempo y defina el intervalo de tiempo que prefiera en el campo de texto (por ejemplo, 2 minutos).
LibreOffice
El procedimiento de recuperación automática de un documento de Excel perdido después de un cierre inesperado de LibreOffice Calc es prácticamente idéntico al ya visto para Windows: lo que hay que hacer, en la práctica, es volver a iniciar LibreOffice, seleccionar el documento a recuperar en la pantalla que se te propone y hacer clic en los botones Inicio y Fin, para que puedas terminar la recuperación.
Si los pasos anteriores no son efectivos, le sugiero, también en este caso, que busque una copia de seguridad automática (del tipo NameDocumentOriginale.bak) dentro de la carpeta de copias de seguridad de LibreOffice: para saber dónde está, inicie LibreOffice Calc, vaya al menú LibreOffice > Preferencias... (arriba a la izquierda) y, después de hacer clic en la entrada Paths, anote la carpeta correspondiente en Copias de seguridad (p. ej. /Usuarios/Nombredeusuario/Soporte de aplicaciones/LibreOffice/4/usuario/backup).
Después de eso, abre una ventana del Finder (la cara sonriente adjunta a la barra del Dock), accede al menú Ir > Ir a la carpeta... (arriba), pega en ella la ruta previamente copiada y pulsa la tecla Intro del teclado. Para terminar, activa la visualización de los archivos ocultos pulsando simultáneamente las teclas cmd+shift+ y busca un archivo llamado DocumentName.bak, y luego ábrelo con LibreOffice haciendo clic con el botón derecho en su icono y eligiendo Abrir con en el menú propuesto.
Nota: si es necesario, puedes hacer los guardados automáticos de LibreOffice más a menudo. Para ello, vaya al menú LibreOffice > Preferencias..., haga clic en el elemento Cargar/Guardar y especifique el intervalo de tiempo que desee en el campo de texto adjunto a la información Guardar restauración automática cada uno (asegúrese también de que la casilla correspondiente esté marcada). Finalmente, haz clic en el botón OK en la parte inferior de la ventana.
Software de recuperación de datos
Aunque siguió las instrucciones que le di en las secciones anteriores de este tutorial, ¿no pudo recuperar con éxito el archivo de Excel en el que estaba trabajando? En ese caso, puede intentar acceder a él de nuevo utilizando un programa de recuperación de datos, útil en caso de que la copia de seguridad del documento que le interesa haya sido sobrescrita accidentalmente por el sistema operativo.
- Time Machine - esta utilidad, incluida "estándar" en macOS, permite (si está correctamente configurada) restaurar versiones anteriores de archivos y carpetas muy fácilmente. Te lo dije en mi tutorial dedicado a su funcionamiento.
- Disk Drill - excelente y poderoso programa de recuperación de datos. Disponible por una tarifa (cuesta 79 euros), puede probarse gratuitamente para ver vistas previas de archivos recuperables. Para obtener más información, consulta la sección dedicada de mi guía de recuperación de archivos eliminados en Mac.
Cómo recuperar un archivo de Excel no guardado en teléfonos inteligentes y tabletas
¿Está acostumbrado a trabajar con las aplicaciones de Excel disponibles para Android e iOS y le gustaría saber cómo recuperar un archivo en el que estaba trabajando y que no guardó manualmente?
Si es así, no tienes mucho que temer: en un momento entenderás por qué. Debes saber que los documentos creados a través de estas aplicaciones se almacenan por defecto en el espacio de OneDrive que está emparejado con la cuenta de Microsoft utilizada para iniciar sesión. Esto también se aplica a los documentos abiertos a través de aplicaciones - una vez que se abren, se crea una copia en la nube.
Afortunadamente, la aplicación Excel (así como todas las aplicaciones de Office para teléfonos inteligentes y tabletas) guarda automáticamente los documentos en la nube cuando el dispositivo se conecta a la Internet; de lo contrario, una copia del documento se guarda en una zona de memoria específica y se sincroniza en la nube tan pronto como el dispositivo se conecta a la Red.
Por esta razón, recuperar un archivo de Excel no guardado en teléfonos inteligentes y tabletas es muy fácil: después de abrir la aplicación, toca la pestaña Reciente (abajo a la izquierda) y toca el nombre del archivo que quieres abrir. Contiene todos los cambios que has hecho a lo largo del tiempo, incluyendo los que no has guardado manualmente.
Nota: También puede acceder a sus archivos de Excel guardados en la nube desde su PC conectándose al sitio web de OneDrive, sincronizándose con el Escritorio de Microsoft Excel (desde el menú Archivo > Cuenta) o usando el programa OneDrive para Windows y Mac.
