Gu铆a b谩sica para usar Microsoft Outlook y las funciones principales

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microsoft Outlook es el programa m谩s utilizado y famoso del mundo para administrar el correo electr贸nico en su computadora, incluso si es un programa incluido en la suite de Office. Outlook es vital en muchas organizaciones, no solo por su obvia capacidad para administrar el correo electr贸nico (de todo tipo, incluido PEC), sino tambi茅n por sus funciones de calendario, tareas y libreta de direcciones integradas con la cuenta de Microsoft o con otras cuentas de correo electr贸nico (como como Gmail, uno de los servicios web m谩s utilizados).

En esta gu铆a te mostraremos c贸mo usar Microsoft Outlook en todas sus funciones tomando como referencia la 煤ltima versi贸n lanzada por Microsoft, es decir perspectivas 2019). Cualquier persona con programas de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.) tambi茅n tiene Outlook en su computadora y puede abrirlo para iniciar sesi贸n por primera vez.

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Gu铆a completa de Microsoft Outlook


Para las empresas, la conveniencia es conectar Outlook a un servidor Exchange. para que todos puedan compartir la misma libreta de direcciones y calendarios, lo que la convierte en una excelente herramienta para la colaboraci贸n en toda la empresa.
Para uso dom茅stico, Outlook se utiliza principalmente para descargar correo a la PC. y almacenarlo fuera de Internet, pero si bien la mayor铆a de las personas ciertamente no usan un servidor Exchange en casa y probablemente ni siquiera saben qu茅 es, las caracter铆sticas de Outlook lo convierten en una poderosa herramienta de administraci贸n de tareas tambi茅n para uso personal y no profesional. para leer correos electr贸nicos, seguir citas, organizar libretas de direcciones y mucho m谩s.

Si a煤n no hemos instalado Microsoft Outlook en nuestra computadora, lea nuestra gu铆a Todas las formas de usar y descargar Office de forma gratuita.

Interfaz de usuario


Al ser un producto de la serie Office nos encontraremos con una interfaz familiar para darnos la bienvenida, muy similar a la de Word. La vista predeterminada de Outlook es la bandeja de entrada, en la parte superior est谩 la cinta de la cinta (tambi茅n llamada barra de la cinta).

La cinta de opciones hace que sea muy f谩cil encontrar los botones para activar las funciones y utilizar las herramientas del programa:
  • La pesta帽a Inicio tiene diferentes botones seg煤n el modo y la pantalla en la que se encuentre.
    En la pantalla principal, hay opciones para correo. A lo largo de borde izquierdo de Outlook hay carpetas, mientras que en la parte inferior de este panel est谩n los modos de Outlook: Bandeja de entrada, Calendario, Personas, Tareas, etc. Al hacer clic en la flecha en la parte superior del panel de navegaci贸n, se expande el panel para ver la estructura de carpetas de la cuenta de correo electr贸nico. Haga clic en los tres puntos para acceder a modos adicionales de Outlook: notas, carpetas y accesos directos de Outlook. Desde las "Opciones de navegaci贸n" puedes cambiar el orden en que aparecen los diferentes elementos y deshabilitar la navegaci贸n compacta si est谩s usando un monitor grande.
  • La tarjeta Enviar recibir se ocupa espec铆ficamente de las funciones de la bandeja de entrada, pero tambi茅n aparece en otros modos (calendario, tarea, etc.), aunque no tendr谩n la misma funcionalidad. Dependiendo del tipo de protocolo de correo que est茅 utilizando (IMAP o POP), es posible que tenga o no la capacidad de descargar solo encabezados de mensajes, marcar o anular la selecci贸n de mensajes para descargar y otras funciones (que solo est谩n disponibles con el protocolo IMAP, siempre recomendado).
  • La pesta帽a Carpeta le permite administrar las carpetas de la cuenta de correo, crear nuevas, elegir las reglas para el archivo autom谩tico de correos antiguos y otras propiedades. En el modo de calendario, no hay carpetas por lo que, desde este men煤, puede copiar o mover calendarios. La estructura de carpetas es fundamental para administrar tu correo y mantenerlo organizado, para no perder mensajes importantes y encontrar los correos con mayor facilidad. En otro art铆culo vimos c贸mo crear reglas y filtros de correo en Microsoft Outlook para organizar el correo en carpetas.
  • La pesta帽a Ver contienen las funciones esenciales para ocultar o mostrar alguna informaci贸n y elementos de la interfaz de Outlook, entre los que tambi茅n se encuentran los Recordatorios. En el modo calendario es posible cambiar desde aqu铆 la forma de ver los d铆as, con vista mensual, semanal o diaria y el color.

Las opciones de la cinta de opciones, como se mencion贸 anteriormente, cambian dependiendo de d贸nde se encuentre.
Cuando escribimos un nuevo correo electr贸nico, encontrar谩s todos los botones para formatear el texto, para agregar archivos adjuntos, im谩genes, etiquetas de opciones de formato y tambi茅n veremos aparecer nuevas pesta帽as:
  • La Insertar pesta帽a est谩 presente en todas las secciones de Outlook y le permite cambiar el contenido de los mensajes, actividades y eventos del calendario.
  • En el caso de los correos electr贸nicos, el Pesta帽a Opciones donde puede encontrar la elecci贸n de tema, colores, fuentes y efectos, la CCN (copia oculta que se utilizar谩 para ocultar los destinatarios del correo) y la solicitud de confirmaci贸n de lectura del correo electr贸nico.
  • La Pesta帽a de revisi贸n en su lugar, contiene las funciones de correcci贸n autom谩tica de ortograf铆a y gram谩tica, 煤tiles para no cometer errores al escribir correos electr贸nicos; tambi茅n es posible traducir los mensajes enviados a otros idiomas.

Todos estos men煤s le permiten tener el m谩ximo control sobre sus correos electr贸nicos y administrar mejor cada cuenta de correo electr贸nico o calendario agregado al programa.

C贸mo agregar cuentas de correo


Pasemos ahora a la fase m谩s importante de Outlook, a saber, la configurar una cuenta de correo electr贸nico; esta configuraci贸n puede ser autom谩tica o manual, seg煤n el tipo de cuenta de correo que queramos agregar. La primera vez que inicie Outlook, se le solicitar谩 que configure una cuenta, que tambi茅n puede omitir inicialmente y agregarla m谩s tarde; de hecho, podemos usar Outlook sin una cuenta en los modos calendario, tareas y notas (no sincronizados). Sin embargo, dado que es un programa dise帽ado principalmente para administrar buzones de correo electr贸nico, vale la pena agregar una cuenta inmediatamente probando el configuraci贸n autom谩tica.

Para probarlo, abra Outlook, haga clic en el men煤 en la parte superior Archivo, vamos al men煤 de Informaci贸n y presionamos el bot贸n Agregar cuenta.

En la pantalla que se abre, ingrese el nombre de usuario y contrase帽a del buz贸n a agregar y presione Conectar para realizar la conexi贸n (se usa el protocolo IMAP como base, que es m谩s seguro y r谩pido). La configuraci贸n autom谩tica ciertamente funciona con direcciones m谩s famosas (Hotmail y Outlook.com, pero tambi茅n Gmail, Yahoo! Mail y otros servicios famosos) pero no funciona con otros proveedores de correo, especialmente en cuentas de empresa o direcciones PEC: en estos casos debe proceder con el configuraci贸n manual.
Para agregar manualmente una cuenta a Outlook, abra la pesta帽a Archivo en la cinta nuevamente, presione el bot贸n Agregar cuenta, presionamos sobre el elemento Opciones avanzadas y comprobamos el art铆culo Permitir la configuraci贸n manual de la cuenta.

En la configuraci贸n manual, simplemente ingrese la direcci贸n de correo electr贸nico de la cuenta, haga clic en Conectar y configure manualmente los par谩metros, eligiendo si usar una cuenta POP o IMAP (o una cuenta Exchange si Outlook est谩 configurado en una oficina), ingresando el puerto a utilizar, el servidor de correo saliente, el servidor de correo entrante y si hay cifrado o no.

Para obtener m谩s informaci贸n, tambi茅n podemos leer nuestras gu铆as sobre c贸mo agregar una cuenta de Yahoo Mail a Outlook, cambiando los par谩metros seg煤n su proveedor de correo. En otro art铆culo tambi茅n expliqu茅 paso a paso. c贸mo configurar Microsoft Outlook con GMail para recibir y enviar correo desde la PC.

驴Mejor IMAP o POP?


Ya hemos visto en otro art铆culo el diferencias entre IMAP y POP que, brevemente, son:
  • POP o Protocolo de oficina de correos (tambi茅n llamado POP3) es el protocolo m谩s antiguo utilizado para descargar correo a su computadora.
  • IMAP es el protocolo m谩s utilizado y te permite copiar la estructura de carpetas de correo web y sincronizar mensajes sin hacerlos desaparecer del servidor de correo, con opciones para descargar solo encabezados de mensajes, sin llenar tu computadora con miles de correos electr贸nicos y archivos adjuntos.

Si es posible siempre elegimos IMAP, dado que este protocolo es m谩s seguro, no borra ning煤n mensaje (a menos que lo hagamos nosotros) y es m谩s r谩pido en la sincronizaci贸n.

Administre varias cuentas de correo juntas


En Outlook puede agregar y administrar muchas cuentas de correo electr贸nico, sin un l铆mite real: luego podemos agregar correos electr贸nicos de la empresa, correos electr贸nicos personales o la direcci贸n PEC, para recibir siempre todos los mensajes en un solo lugar cuando estamos en la PC. Si usa varias cuentas de correo electr贸nico, un cliente de correo electr贸nico como Outlook realmente puede marcar la diferencia y le permite vincular citas y tareas del calendario para administrar su vida por completo.

Despu茅s de agregar dos o m谩s cuentas a Outlook, todas ser谩n visibles en la interfaz, con las distintas secciones de correo disponibles; alternativamente, podemos elegir la cuenta para ver abriendo la pesta帽a Archivo y desplazando el selector en la secci贸n Informaci贸n de la cuenta. Desde la "Configuraci贸n de la cuenta" puede crear una nueva cuenta, reparar una ya agregada, eliminarla, establecer la preferida y cambiar otras configuraciones.

Gesti贸n de agenda y agenda de Outlook


Para administrar los contactos en la libreta de direcciones, abra el men煤 Personas en la parte inferior izquierda de la interfaz y agregue las direcciones y otros detalles de la interfaz principal. En la misma pantalla podemos visualizar la libreta de direcciones de la cuenta de Google, Yahoo! o cualquier otra cuenta agregada al programa.
Para ver los calendarios personales, podemos presionar el 铆cono Calendario en la parte inferior izquierda (al lado de la tecla Personas) y administrar citas, calendarios de vacaciones, cumplea帽os y notas marcadas por la cuenta de Microsoft o por uno de los otros calendarios agregados al programa (como el calendario de Google).

La forma m谩s sencilla de importar la libreta de direcciones de otras cuentas como Gmail es sincronizar, como tambi茅n se ve en la gu铆a. sincronizar la libreta de direcciones entre Gmail y Outlook e importar contactos.
Alternativamente, podemos usar vCards, como se explica en la gu铆a sobre c贸mo importar archivos vCard (vcf) en Contactos de Windows y Microsoft Outlook.
Funciones avanzadas de Outlook
Para explorar funciones m谩s avanzadas de Microsoft Outlook tambi茅n podemos leer los otros art铆culos en la siguiente lista con vi帽etas:
  • Si tiene varias computadoras para consultar sus correos electr贸nicos, pero no puede usar un servidor Exchange, en otro art铆culo hemos visto c贸mo sincronizar Microsoft Outlook en varias computadoras.
  • Tambi茅n podemos Deshabilite la respuesta a todos y reenv铆e el correo electr贸nico en los mensajes enviados con Outlook.
  • Otra funci贸n 煤til es Retrasar un correo electr贸nico para una entrega programada, para enviar el correo electr贸nico solo cuando lo decidamos.
  • En otra gu铆a tambi茅n te mostramos C贸mo retrasar un correo electr贸nico para una entrega programada.
  • Tambi茅n podemos Reg铆strese en Outlook.com sin cambiar su direcci贸n de correo electr贸nico.
  • Para quienes realizan muchas llamadas o conferencias puede ser de gran utilidad leer nuestra gu铆a sobre c贸mo Use Skype en Outlook.com para chat y videollamadas.
  • Podemos crear filtros y reglas muy precisos, como se ve en la gu铆a. Cree reglas y filtros de correo electr贸nico en Microsoft Outlook.

Al leer todas las gu铆as podremos utilizar Outlook como verdaderos expertos.

Conclusiones


Microsoft Outlook no debe faltar en ning煤n ordenador de la empresa o PC reservado para el trabajo o el estudio, ya que dispone de todas las herramientas para poder gestionar de forma eficaz todas las cuentas de correo pero tambi茅n los contactos y el calendario sincronizado.

Si no tenemos Microsoft Office en nuestra computadora, siempre podemos usar Outlook.com (versi贸n web), use el Correo integrado en Windows 10 o use un cliente de c贸digo abierto y gratuito como Thunderbird, del que hablamos en la gu铆a Thunderbird, el programa de correo electr贸nico gratuito y m谩s utilizado en PC (de Mozilla).


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