Gesti贸n de proyectos Bitrix24: funciones y herramientas para trabajo remoto

Quien soy
Valery Aloyants
@valeryaloyants
Autor y referencias

C贸mo empezar

Antes de entrar en los detalles de esta gu铆a e ilustrar las funciones de Bitrix24 dedicado a gesti贸n de asignaciones grupales y planificaci贸n y gesti贸n de proyectos, d茅jame darte m谩s informaci贸n sobre precios y en procedimiento de registro en el servicio (si lo necesita).

Bueno, como ya se indic贸 en las barras de apertura del tutorial, la versi贸n b谩sica de Bitrix24 en la nube es de forma totalmente gratuita e incluye todas las herramientas que pueden ser utilizadas por las empresas en la fase de puesta en marcha: CRM, gesti贸n de tareas y proyectos, herramientas de comunicaci贸n, chat y videollamadas, tienda online, contact center, herramientas de administraci贸n, asistencia y 5GB de online almacenamiento. Para satisfacer a todos aquellos que necesitan convertirse r谩pidamente al trabajo remoto, actualmente no hay l铆mites en el n煤mero de usuarios.



Sin embargo, para empresas que ya han comenzado, est谩n disponibles planes m谩s avanzados con precios a partir de 19 euros / mes que incluyen herramientas m谩s avanzadas, 10 GB o m谩s de espacio en la nube y funciones adicionales relacionadas con la automatizaci贸n de marketing, la inteligencia de ventas y la gesti贸n de ventas. Encuentre la tabla de comparaci贸n con todas las opciones disponibles en el sitio web de Bitrix24.

Una vez que haya elegido el plan que mejor se adapte a sus necesidades, acceder a Bitrix24 es sumamente sencillo: solo con茅ctese a la p谩gina de inicio del servicio y presione el bot贸n para Registrate gratis. Luego, elija si desea iniciar sesi贸n con una de las cuentas que ya tiene en l铆nea (p. Ej. Facebook, Google o Apple) o si continuar con el registro cl谩sico a trav茅s de n煤mero de tel茅fono o correo electr贸nico, completando el campo correspondiente y haciendo clic en el bot贸n Registrate gratis.



En unos momentos y su espacio en Bitrix24 estar谩 listo para usar. Pulsa, por tanto, en el enlace para acceder a 茅l (que mientras tanto deber铆a haber aparecido en pantalla) y elige los elementos que m谩s quieres utilizar entre CRM, asignaciones e proyectos, Comunicaci贸n e Sitios. Para seguir mejor las instrucciones que estoy a punto de darte, te aconsejo que elijas Asignaciones y proyectos.

Por lo tanto, siga el breve tutorial introductorio que se le propone, verifique su direcci贸n de correo electr贸nico haciendo clic en el enlace recibido por correo electr贸nico y ya est谩 listo para comenzar.

C贸mo gestionar asignaciones, proyectos y grupos de trabajo

Con administrar asignaciones de grupo en Bitrix24 y disfrutar de todos los beneficios del trabajo en equipo, primero debes invitar a tus colegas (o al menos a las dem谩s personas con las que pretendes trabajar) a la plataforma. Para hacer esto, haga clic en el bot贸n 鈽 ubicado en la parte superior izquierda y seleccione el elemento Invitar usuarios en el men煤 que se abre.

Puede elegir si desea invitar a otros usuarios a trav茅s de enlace, correo electr贸nico o n煤mero de tel茅fono, enviando un invitaci贸n masiva, invitar a un departamento o grupo, agregando un usuario manualmente, enviando un Usuario de extranet o una socio di Bitrix24. Selecciona la opci贸n que m谩s prefieras, llena el formulario con la informaci贸n solicitada y espera a que los usuarios invitados acepten tu solicitud.


Cuando todo el equipo est谩 en Bitrix24, puede elegir si proceder directamente con la asignaci贸n de tareas o crear proyectos y grupos de trabajo espec铆ficos; todo con extrema facilidad.

Para crear un nuevo proyecto, por ejemplo, seleccione el elemento proyectos en el men煤 superior y haga clic en el bot贸n Agregar un proyecto. En el cuadro que se abre, elija si desea crear un proyecto abierto (es decir, un proyecto visible para todos y en el que cualquiera puede participar), un proyecto privado (es decir, un proyecto visible solo para sus miembros y accesible solo por invitaci贸n) o un proyecto externo (es decir, un proyecto visible solo para sus miembros, pero tambi茅n accesible para usuarios externos invitados a 茅l).


Tenga en cuenta que desde la misma pantalla tambi茅n puede crear un grupo de trabajo, que puede ser a su vez abierto, privado, esterno, o destinado a publicar publicaciones de flujo de actividad en Bitrix24.Sites.

Una vez que haya elegido el tipo de proyecto a crear, complete el formulario que se le propone con toda la informaci贸n requerida: nombre del proyecto, descripci贸n, imagen cubrir, datos de principio y fin, propietarios, empleados y, si lo deseas, tambi茅n moderadores.

Expandiendo el campo M谩s (abajo) tambi茅n puede activar o desactivar varios funciones (Tareas, Galer铆a de fotos, Calendario, Wiki, Unidades, Mercado, Chat, Base de conocimientos y Conversaciones), elija el usuarios autorizados a invitar al proyecto, establezco yo etiqueta y definir el tipo de proyecto (Visible, Abierto, Disponible en Extranet, Proyecto, Fuente Bitrix24.Sites). Cuando termine, haga clic en el bot贸n Crear proyecto para confirmar la creaci贸n de su proyecto (y su grupo de trabajo).


Pasemos ahora a la gesti贸n de asignaciones. Ir a la secci贸n asignaciones Bitrix24 (seleccionando el elemento apropiado en el men煤 superior) y haga clic en el bot贸n Nueva tarea.

En el cuadro que se abre, indique el nombre de la tarea, escribe lo tuyo descripci贸n (en el campo de abajo) y, si lo desea, agregue tambi茅n adjuntos, enlace ed listas de verificaci贸n personalizadas, presionando los botones que ve debajo del campo de entrada de texto.

En los campos responsable e Los participantes en su lugar, debe escribir los nombres de los gerentes y participantes en la tarea: puede escribir manualmente los distintos nombres y ayudarlo con las sugerencias de autocompletar o, si lo prefiere, puede seleccionar los nombres recopilados en las secciones Recente, Empleados y departamentos ed Correo electr贸nico del usuario (en el cuadro que se abre). Si quieres agregar algunos Observadores, haga clic en el elemento correspondiente y complete el formulario que aparece.


Continuando con la compilaci贸n, debe configurar el fecha tope de la asignaci贸n ingresando la fecha y hora que prefiera en el campo correspondiente; si lo desea, haga clic en el elemento Planificaci贸n del tiempo para configurar el fechas de inicio y finalizaci贸n de la tarea.

Al hacer clic en el elemento v Otro (abajo), puede acceder a campos adicionales para vincular la tarea a una proyecto posiblemente creado previamente o para ser creado en el lugar (siguiendo el mismo procedimiento que te expliqu茅 hace un momento), activa el gesti贸n del tiempoestablecer un promemory para la tarea, uno repetici贸n de este 煤ltimo, conecte el CRM, los diagramas de Gantt, a帽adiendo etiqueta e Campos Personalizados.

Una vez que haya completado todo, haga clic en el bot贸n Agregar tarea (en la parte inferior de la p谩gina), para confirmar la creaci贸n de la tarea. Marcando la casilla Guardar como plantilla, guardar谩 la tarea reci茅n creada como plantilla y podr谩 reutilizarla como base para crear nuevas asignaciones en el futuro (a trav茅s del men煤 Plantillas de asignaciones presente en la pantalla de creaci贸n de nuevas asignaciones).

Despu茅s de crear las asignaciones, puede aprovechar las muchas herramientas que ofrece Bitrix24 para administrarlas mejor. Luego regresa a la pantalla asignaciones de Bitrix24 (para gestionar todas las asignaciones) o en el Men煤 de tareas en la pantalla Proyectos (para administrar las tareas de un proyecto espec铆fico) y use el men煤 en la parte superior para elegir c贸mo ver las distintas tareas.

Seleccionando la pesta帽a Emitir, por ejemplo, puede ver una lista de todas las listas que coinciden con los criterios de b煤squeda seleccionados (por ejemplo, en curso o configuradas por usted) y puede administrarlas, incluso en masa, seleccion谩ndolas con una marca de verificaci贸n y luego eligiendo una de las acciones disponibles en el menu que aparece en la parte inferior (por ejemplo, marcar como completado, cambiar la fecha l铆mite, cambiar el administrador, agregar un participante, etc.).

Accediendo a la secci贸n fecha tope puede tener una descripci贸n completa de las asignaciones Caducado, los que est谩n a punto de caducar hoy, esta semana, a la prossima settimana o en las pr贸ximas semanas y aquellos sin vencimiento, con tambi茅n la posibilidad de modificar las propiedades de una tarea (haciendo clic en su nombre) o establecer r谩pidamente una nueva (haciendo clic en el bot贸n + presente en una de las columnas mostradas).

A trav茅s de los iconos del campanilla, la tri谩ngulo y bander铆n presente en los paneles de tareas (abajo a la derecha) puede ajustar las notificaciones, la hora de inicio y el nivel de finalizaci贸n de este 煤ltimo; haciendo clic en miniaturas de usuario en su lugar, puede administrar a los asistentes. Los cuadros tambi茅n se pueden arrastrar de una columna a otra, modificando as铆 tambi茅n los plazos de las tareas relacionadas.

La tarjeta Gerente de Planificaci贸n te permite gestionar la programaci贸n de tareas a trav茅s de un esquema muy similar al que acabamos de describir para la secci贸n "Plazos", por lo tanto con una serie de columnas tem谩ticas (por defecto las hay con varios plazos, pero puedes crear nuevas haciendo clic en en el bot贸n (+) presente a la derecha del t铆tulo de cada columna) en el que gestionar y mover las fichas de las distintas tareas. Tambi茅n en este caso, es posible crear nuevas tareas "sobre la marcha" haciendo clic en el bot贸n + contenido en cada columna.

La secci贸n Calendarioen cambio, le permite ver un calendario con los diversos compromisos y tareas del equipo en su interior. Puede configurar la vista para Mese, settimana o d铆a a trav茅s del men煤 apropiado ubicado en la parte superior derecha y administrar los detalles de cada cita simplemente haciendo clic en 茅l. Al hacer clic en el caja para un d铆a espec铆fico, puede crear una nueva tarea.

Tambi茅n cabe destacar la posibilidad de agregar varios calendarios en Bitrix24, activa su sincronizzazione y use calendarios compartidos. Para acceder a estas posibilidades, seleccione el elemento Calendario desde el men煤 lateral del sistema de gesti贸n: se abrir谩 el calendario con los actuales y se le ofrecer谩 la posibilidad de a帽adir otros simplemente haciendo clic en la casilla correspondiente a un d铆a.

En este punto, para administrar los calendarios para ver y agregar nuevos, haga clic en el bot贸n Calendarios en la parte superior derecha. Para activar la sincronizaci贸n de calendarios, haga clic en el bot贸n en su lugar Sincronizar calendario (siempre en la parte superior derecha) y elija una de las opciones disponibles: iPhone, Android, Google, MacOS o calendario externo.

La tarjeta Gantten cambio, como es f谩cil de entender, le permite ver un diagrama de Gantt imprimible a trav茅s del cual administrar eficazmente todas las tareas.

Con el diagrama de Gantt puede ver r谩pidamente todas las tareas, las fechas de inicio y finalizaci贸n de los proyectos, las tareas asignadas a los diversos miembros del equipo y mucho m谩s, con la capacidad de cambiar varios detalles con un simple arrastre o cambiar el tama帽o de los diversos elementos. . del diagrama; por ejemplo, puede aumentar o disminuir el tiempo de ejecuci贸n de un proyecto haciendo clic en el borde del cuadro para ese proyecto y alarg谩ndolo o acort谩ndolo. Sin embargo, con los botones ubicados en la parte superior izquierda, puede imprimir y ajustar el nivel de Zoom del diagrama.

En cuanto a los proyectos tambi茅n existe la pesta帽a para ver las asignaciones en forma de Tablero Kanban: este modo muestra todas las fases con estado de 鈥淧endiente鈥 a 鈥淐ompletado鈥 con la posibilidad de configurar fases personalizadas para cada proyecto (solo para el propietario y moderadores de un grupo de trabajo).

Independientemente de la secci贸n de Bitrix24 en la que se encuentre y del modo de visualizaci贸n adoptado, puede ver y modificar los detalles de sus asignaciones simplemente haciendo clic en sus nombres o en las casillas correspondientes.

Esto abrir谩 una pantalla con toda la informaci贸n sobre la actividad seleccionada. Si desea cambiar las horas de inicio / finalizaci贸n o pausarlo, puede hacerlo simplemente haciendo clic en los botones junto al contrarrestar relativo al tiempo transcurrido desde el inicio de la asignaci贸n.

Sin embargo, yendo m谩s abajo, puede encontrar las pesta帽as en las que agregar el Comentarios, ver el cronolog铆a de las actividades y gestionar la tiempo transcurrido, con la posibilidad de agregar actividades personalizadas relacionadas con el tiempo necesario para completar la tarea (haciendo clic en el bot贸n A帽adir y completando el formulario que aparece en pantalla).

En la barra lateral derecha hay informaci贸n sobre fecha tope, promemory, duraci贸n etc. y la lista de personas involucrado en la actividad por diversos motivos (participantes, gerente, etc.): al hacer clic en los nombres en cuesti贸n, se puede acceder a una pantalla con todos los datos de la persona elegida.

Para ser precisos, a trav茅s del men煤 ubicado en la parte superior, puede acceder a las pesta帽as para ver la asignaciones que tiene el usuario y gestionar sus cargas de trabajo, controlar sus actividades en el calendario, averig眉e los archivos que ha agregado a la unidad en la nube Bitrix24 (a la que tambi茅n puede acceder haciendo clic en el elemento Bitrix24.Drive men煤 del lado izquierdo), supervisarla flujo de negocios, Su eficiencia (Bitrix24 monitorea todas las tareas asignadas, con el fin de medir cu谩ntas se completan a tiempo y sin objeciones y tener una visi贸n general del desempe帽o de su grupo de trabajo) y averiguar cu谩les gruppi pertenece. Su eficiencia general, por otro lado, se puede monitorear seleccionando el elemento apropiado en el men煤 superior de Bitrix24.

Adem谩s, a trav茅s de los botones Charla e videollamada puede interactuar con la persona seleccionada (esta posibilidad tambi茅n es accesible desde el men煤 de la derecha con las notificaciones y miniaturas de los diferentes compa帽eros / colaboradores o, nuevamente, desde el men煤 Chatear y llamar a la izquierda), mientras usa la caja Apreciaciones puede enviar un agradecimiento acompa帽ado de un mensaje privado al colega / colaborador.

Si no le gusta mantener su navegador constantemente abierto, me gustar铆a se帽alar que puede mantenerse en contacto con su equipo y administrar su trabajo tambi茅n a trav茅s del cliente Bitrix24 para Windows y macOS.

En cuanto a proyectos (al que puede acceder a trav茅s del elemento de men煤 correspondiente en la parte superior), me gustar铆a se帽alar que puede administrar todas sus propiedades de una manera igualmente simple como se puede hacer con las asignaciones.

Ir a la pesta帽a General encontrar un tabl贸n de anuncios con el flujo de trabajo del proyecto (por lo tanto, todas las acciones realizadas dentro de 茅l) y los botones para crear mensajes, asignaciones, encuestas, archivos, agradecimientos, etc. en la tarjeta Calendario buscar el calendario con la posibilidad de agregar nuevos y sincronizarlos / compartirlos (siguiendo las mismas instrucciones que les di en los p谩rrafos anteriores de esta gu铆a); en la tarjeta unidad puede agregar archivos y carpetas a la unidad en l铆nea Bitrix24, mientras est谩 en Charla e Conversaciones puede comunicarse con todo el equipo de inmediato.

La tarjeta aplicaciones le permite enriquecer la gesti贸n con aplicaciones adicionales, mientras que Base de conocimiento finalmente, le permite comenzar a crear una base de conocimientos utilizando varias plantillas listas para usar. Como te dije, todo es muy intuitivo, no creo que tengas problemas para usarlo todo.

Si lo desea, me gustar铆a se帽alar que puede administrar tareas, proyectos y grupos de trabajo (as铆 como la mayor铆a de los otros aspectos de su trabajo) con Bitrix24 incluso en movimiento, utilizando la aplicaci贸n oficial del servicio para Android e iOS / iPadOS.

Para obtener m谩s informaci贸n

Si a煤n tienes dudas sobre el funcionamiento de Bitrix24 o quieres profundizar en aspectos del servicio distintos a los cubiertos en este tutorial, te invito a leer mi rese帽a completa del servicio y a consultar el Bitrix24Care oficial, que contiene toda la informaci贸n. sobre el servicio y multitud de videos demostraciones que seguro te ayudar谩n a dar tus primeros pasos dentro del mismo.

Art铆culo creado en colaboraci贸n con Bitrix24.

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